Aprenda sobre gerenciamento de faturamento. Descubra estratégias para otimizar o fluxo de caixa e a saúde financeira de sua empresa.
Um dos principais desafios para manter um fluxo de caixa saudável é a inadimplência. Quando os clientes não pagam suas contas em dia, a empresa pode ter dificuldades para honrar seus compromissos financeiros.
Gerir um negócio exige atenção em diversas frentes, e uma das mais críticas é a gestão de recebimentos. É aqui que entra o sistema de cobrança, uma ferramenta que vai além do simples envio de boletos, transformando o modo como as empresas administram suas finanças.
Segundo o estudo realizado pelo Serasa sobre Mapa da Inadimplência e Negociação de Dívidas no Brasil, em agosto de 2023 o número de pessoas inadimplentes chegou a 71,74 milhões, um aumento de 320 mil em relação ao mês anterior. Esse cenário é preocupante para os empreendedores, pois pode afetar o consumo e, consequentemente, as vendas.
Um sistema de cobrança pode ajudar a reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa. Isso porque ele permite que as empresas automatizem o processo de cobrança, desde o envio de faturas até o contato com clientes inadimplentes.
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Um sistema de cobrança é uma plataforma que automatiza os processos de cobrança de um negócio. Ele permite que os negócios enviem faturas, lembretes de pagamento, cobranças e até mesmo realizem ações de recuperação de crédito.
Os sistemas de cobrança podem ser usados por negócios de todos os tamanhos e segmentos. Eles são especialmente úteis para empresas que precisam gerenciar um grande número de cobranças ou que precisam automatizar processos manuais.
Um sistema de cobrança gerencia o processo de cobrança de valores devidos por clientes ou parceiros comerciais. Ele desempenha um papel crucial na otimização do fluxo de caixa e na redução da inadimplência. Abaixo, explicamos como geralmente funciona um sistema de cobrança:
Primeiro, as informações dos clientes são inseridas no sistema, juntamente com os detalhes dos contratos ou serviços prestados que estabelecem os valores e prazos de pagamento.
O processo inicia com a emissão de faturas automáticas com base em transações comerciais ou serviços prestados. As faturas contêm detalhes como data de vencimento, itens ou serviços prestados, e valores a serem pagos.
O sistema monitora o status de pagamento das faturas, identificando contas em dia e aquelas em atraso. Pode enviar lembretes automáticos para clientes antes e após a data de vencimento, incentivando o pagamento pontual.
O sistema permite a personalização de estratégias com base nas características específicas dos clientes. Isso inclui a definição de políticas de crédito, a oferta de descontos por pagamentos antecipados e a criação de planos de pagamento personalizados.
Recursos analíticos são utilizados para avaliar padrões de pagamento, comportamento financeiro dos clientes e identificação de riscos. Isso ajuda na tomada de decisões informadas sobre políticas de crédito e abordagens de cobrança.
Um sistema de cobrança identifica sinais de inadimplência por meio do monitoramento constante. Isso permite ação proativa para evitar que contas em atraso se tornem problemas críticos.
Oferecer mais meios de pagamento é a melhor estratégia para aumentar as chances de receber seus clientes em dia.
Os meios de pagamento mais utilizados pelos consumidores são boleto à vista e parcelado, Pix Cobrança, link de pagamento, cartão de crédito de todas as bandeiras e cartão de débito. Em alguns casos, vale-refeição e vale-alimentação também podem ser oferecidos.
Além de diversificar as opções de pagamento, é importante oferecer flexibilidade ao cliente, como a possibilidade de trocar o meio de pagamento no meio das parcelas ou durante a assinatura de um serviço com cobrança recorrente.
Geração de relatórios detalhados sobre o desempenho financeiro, incluindo análise de contas a receber, histórico de pagamentos e previsões de fluxo de caixa.
Em casos de inadimplência, o sistema facilita a implementação de estratégias de recuperação de dívidas, automatizando processos de negociação e gestão de acordos de pagamento.
A régua de cobrança é um roteiro que define quando e como enviar mensagens aos clientes para lembrá-los de pagar suas contas.
Uma régua de cobrança é um conjunto de procedimentos e ações estruturadas, criadas para gerenciar o processo de cobrança de clientes inadimplentes de maneira eficiente e automatizada. Essa régua é composta por várias etapas que vão desde o primeiro contato com o cliente até ações mais severas, como a negativação do nome ou ação judicial, caso a dívida não seja quitada. O objetivo da régua de cobrança é recuperar o crédito da forma mais amigável possível, reduzir o índice de inadimplência e manter uma boa relação com o cliente.
A régua de cobrança pode variar de acordo com a política de cada empresa, o tipo de produto ou serviço oferecido e o perfil do cliente. No entanto, ela geralmente inclui comunicações via e-mail, SMS, ligações telefônicas e, em alguns casos, correspondências físicas.
Abaixo, segue um exemplo de tabela que descreve uma régua de cobrança típica, considerando D+ (dias após o vencimento da dívida):
É importante ressaltar que a régua de cobrança deve sempre respeitar as normas do Código de Defesa do Consumidor e as boas práticas de mercado, procurando manter um relacionamento saudável e respeitoso com o cliente.
Automatizar a régua de cobrança com um sistema de cobrança gratuito traz diversos benefícios tanto para as empresas quanto para os clientes, tornando o processo de cobrança mais eficiente, eficaz e menos suscetível a erros humanos. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais as empresas optam pela automatização desse processo:
A automatização permite que a empresa execute uma grande quantidade de ações de cobrança em um curto espaço de tempo, reduzindo o trabalho manual necessário e permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
Garante que todas as ações de cobrança sejam realizadas de forma padronizada, seguindo as políticas da empresa, o que ajuda a manter a qualidade e a uniformidade do processo de cobrança.
A tecnologia permite segmentar e personalizar as ações de cobrança de acordo com o perfil do cliente, histórico de pagamento, valor da dívida, entre outros critérios, aumentando as chances de sucesso na recuperação do crédito.
A automatização diminui a necessidade de intervenção humana, o que pode reduzir significativamente os custos operacionais associados ao processo de cobrança.
A comunicação automatizada pode ser menos invasiva e mais amigável, oferecendo opções de negociação e pagamento de forma clara e acessível, o que contribui para a manutenção de uma boa relação com o cliente, mesmo em situações de inadimplência.
A agilidade e a precisão na execução das etapas da régua de cobrança aumentam as chances de recuperação de créditos, impactando positivamente o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.
A automatização facilita o monitoramento em tempo real do processo de cobrança, permitindo ajustes rápidos na estratégia conforme necessário, além de fornecer dados valiosos para análises futuras.
Veja Prevenindo cobrança indevida
A automatização ajuda a garantir que todas as ações de cobrança estejam em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, minimizando riscos legais para a empresa.
Portanto, a automatização da régua de cobrança é uma estratégia importante para otimizar o processo de recuperação de dívidas, reduzindo custos operacionais, melhorando a relação com os clientes e aumentando a eficácia na recuperação de créditos.
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Para alcançar eficiência e atender de forma ideal às suas necessidades, é fundamental levar em consideração diversos aspectos ao automatizar os processos de cobrança. O ideal é considerar diversos fatores, como o tamanho da sua empresa, o volume de transações, a complexidade das operações financeiras, e, claro, o custo-benefício. Avaliar as funcionalidades oferecidas, a segurança, a flexibilidade e a facilidade de uso também são aspectos importantes na escolha do sistema de cobrança mais adequado para atender às demandas específicas de uma empresa.
Por isso é indispensável contar com uma empresa reconhecida pela qualidade e segurança, que disponibiliza uma plataforma de gestão de cobranças eficiente. Dessa forma, é possível assegurar a ausência de problemas no processo de automatização, otimizando assim as atividades relacionadas.
Nenhum negócio sobrevive ao competitivo mercado empresarial brasileiro por muito tempo sem uma boa gestão. Fazer a conciliação bancária e ter todos os números da sua empresa na ponta do lápis é essencial para sobreviver no Brasil.
Segundo especialistas, inclusive, a falta de gestão profissional é uma das principais ameaças para as PMEs.
Dentre os principais pontos a serem considerados no gerenciamento de uma companhia, é preciso levar em conta todas as questões financeiras e de controle interno que permitem a uma organização atingir o tão desejado equilíbrio orçamentário.
Agora, visando oferecer outro conteúdo relevante para você e seu negócio, lhe forneceremos um passo a passo sobre como fazer conciliações bancárias. Vamos lá?
Antes de começarmos, é importante definir do que se trata a conciliação bancária. Ela é uma ferramenta de extrema importância para a gestão financeira de uma empresa, independentemente de seu tamanho.
Em linhas gerais, a conciliação bancária nada mais é do que a relação entre os controles financeiros internos de um negócio e as movimentações da conta ou das contas de uma empresa. Na prática, nada mais é do que você comparar o seu sistema de gestão, a sua planilha ou o seu caderno com o extrato do seu banco em um determinado período!
Ou seja, é neste momento que o empreendedor compara, de lado a lado, todas as despesas, recebimentos e o saldo disponível da empresa. Assim, é possível conferir se as movimentações realizadas foram de fato efetivadas, e se existem divergências nos resultados apresentados.
Suponha, por exemplo, que você deseja avaliar se as entradas e saídas do negócio estão de acordo com o saldo de seu banco. É através do processo de conciliação bancária que você consegue traçar comparativos entre esses dados e mensurar se está tudo dentro dos conformes na gestão financeira da empresa.
Dessa forma, você garante que o controle da sua empresa está correto e não cai na armadilha de achar que tem uma quantia de dinheiro disponível e quando vai ver no banco... Cadê?
Diversos empreendedores dependem dessa tarefa para evitarem prejuízo, principalmente se recebem por cartões de crédito ou débito e boletos. Nestes casos, os valores arrecadados das vendas ou das prestações de serviço caem na conta bancária da pessoa jurídica. Através da conciliação é possível, então, conferir se o crédito esperado de fato caiu em sua conta, e entender seu capital de giro.
Levando este benefício em consideração, já fica mais do que clara a importância de realizar conciliação bancária dentro de qualquer empresa. Afinal, ter conhecimento do que de fato entrou em sua conta bancária e se você realmente recebeu por suas vendas, é essencial para o desenvolvimento de qualquer empreendimento.
Leia mais: O que é capital de giro
A conciliação bancária é uma ação crucial e corriqueira dentro do dia a dia de qualquer departamento financeiro. Como dissemos, seu principal intuito é o de analisar se há inconsistências ou se todos os dados do controle interno (entradas e saídas de capital) estão batendo.
Especialmente quando tratamos de estabelecimentos que lidam com muitas vendas diárias provenientes de diferentes fontes (cartões de crédito, débito, pagamento a vista, boleto bancário), a conciliação bancária é uma ferramenta indispensável e capaz de prover cenários financeiros diários, semanais, mensais, anuais ou mesmo de um período específico, e que ajuda a validar seu fluxo de caixa.
Dessa forma, você garante que sempre terá capital disponível para realizar as suas operações cotidianas, ou para o cumprimento de obrigações, como faturas de fornecedores, empréstimos, financiamentos bancários etc.
Pensando no curto prazo, a conciliação bancária pode parecer um esforço extra que, para quem não tem tanto tempo disponível, pode ser irrelevante. Porém, realizando este controle durante longos períodos (meses, anos) vai ficar perceptível a quantidade de perdas que podem ser evitadas com esta prática.
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É importante salientar, também, que se o acompanhamento das entradas e saídas possuem valores errados, consequentemente o gestor financeiro vai basear-se em cálculos errados, resultando em estratégias que podem gerar prejuízos futuros para a empresa.
Valores que não condizem com a realidade resultam em falhas no acompanhamento do fluxo de caixa da empresa, e isto pode se tornar um problema grave a médio ou longo prazo, colocando em risco o futuro do empreendimento. Já pensou se chega no dia de um pagamento e não tem dinheiro no banco?
Outra questão a ser pontuada são os prejuízos recorrentes que podem acontecer quando não se acompanha o extrato bancário com frequência. Isso costuma acontecer quando existem taxas cobradas em cima de serviços prestados por bancos e operadoras.
Por exemplo, quando se contrata o serviço de uma adquirente (aquela que provê a maquininha, que possibilita, para o varejista, aceitar cartão em seu estabelecimento), taxas diversas são cobradas para diferentes tipos de transação. Muitas empresas altera essas taxas sem aviso prévio, resultando em um gasto extra para o empreendedor, que muitas vezes não tem conhecimento da cobrança indevida. A conciliação bancária permite um acompanhamento mais efetivo em relação a estes valores que, muitas vezes, são cobrados sem que o empreendedor perceba.
Na InfinitePay, que oferece meios de pagamento para o empreendedor, as taxas são transparentes e sem pegadinhas, justamente para facilitar a vida dos empreendedores. Oferecemos uma calculadora de taxas para nossos clientes saberem quanto vão receber em cada venda.
A conciliação bancária pode ser uma ferramenta atrelada diretamente ao planejamento estratégico da empresa, permitindo uma visão mais detalhada de todas as despesas e lucros do estabelecimento.
O resultado? Uma ferramenta indispensável de controle, capaz de te guiar para planejar e construir o seu negócio de acordo com os objetivos traçados para ele!
Agora que já entendemos a importância e a definição de conciliação bancária, vamos verificar como fazer a conciliação bancária e de que modo ela deve ser implementada na cultura de uma empresa.
Confira o passo a passo:
O primeiro passo para uma conciliação bancária completa e eficaz consiste em registrar, todos os dias, quais foram as movimentações de entrada e saída de suas contas. Neste processo, leve em conta tudo: desde pequenas taxas cobradas pelos bancos, até a entrada de volumes mais substanciais, como aquelas vindas de maquininhas, vendas por celular, Pix, link de pagamento ou boleto. Exemplos de saídas: pagamentos de fornecedores, contas fixas, recebimentos de clientes, pagamentos de salários, impostos, tarifas bancárias etc.
Você deve guardar notas fiscais, recibos, extratos, comprovantes de depósitos, pagamentos e transferências bancárias. Isso servirá como prova para os casos de identificação de valores que não caíram em sua conta. Dessa forma, você estará fazendo o controle interno do caixa da sua empresa, registrando diariamente as entradas e saídas de dinheiro, além do seu saldo bancário.
Uma dica: É muito importante que você registre os lançamentos de acordo com a data de movimentação de caixa deles. Por exemplo:
Esse controle garante que você respeite os prazos de pagamento e evite pagar multas por atraso. Além disso, o acompanhamento detalhado de todas as movimentações de entrada e saída junto ao seu extrato bancário vai permitir que você identifique dados divergentes, na hora da conferência entre os números e as datas.
Em seguida, é preciso validar se os saldos do controle interno (tanto o inicial, quanto o final) conferem com as informações do extrato bancário.A forma mais comum é através da comparação do arquivo do banco, geralmente no formato OFX ou PDF, com o seu sistema interno.
Extrato na mão, controle interno na outra... Ao que devemos ficar atentos para fazer uma boa conciliação bancária?
Com esse checklist você conseguirá fazer uma conciliação bancária eficiente!
Bônus: Se você conseguir agrupar os lançamentos por categorias, você terá uma visão ainda melhor sobre sua empresa.
Dessa forma você conseguirá saber por exemplo, onde está o seu maior custo (É no custo das mercadorias? Nas despesas fixas? Nas despesas com funcionários? Impostos?)
Finalmente, caso tenha sido localizada alguma inconsistência na etapa anterior, é hora de aplicar a devida correção nos dados de modo que todos os lançamentos do controle interno reflitam a realidade das finanças do negócio.
Lembrando que notas fiscais, boletos, extratos e comprovantes devem ser guardados para futuro lançamento contábil.
Caso tenha alguma divergência entre os registros do seu controle interno e banco, procure olhar os documentos originais de cada lançamento. Erros comuns que podem acontecer são erros de digitação na hora da inclusão do dado, duplicidade de venda, multa/desconto por atraso não previsto, entre outros.
Caso você faça vendas por cartão, atente-se ao fato de que podem haver transações que não foram processadas totalmente (mesmo com o comprovante sendo impresso na máquina). Para isso, é importante que você faça a conciliação entre o seu sistema de vendas e o extrato das operadoras.
Além disso, pode haver também atraso no pagamento das suas vendas por parte das operadoras de cartão de crédito. Verifique se isso acontece e entre em contato com a sua operadora para corrigir as pendências.
Caso você faça vendas por cartão, também é necessário realizar o controle das taxas cobradas pelas operadoras. Todas as taxas foram cobradas corretamente Além disso, confira se todas as tarifas bancárias (como TED ou DOC) estão previstas no seu controle interno.
Alguns impostos sob operações, como IOF (Caso você tenha feito alguma operação internacional ou alguma aplicação financeira) também pode gerar diferenças na hora de conferência do saldo.
Leia mais: IOF: O que é e como funciona
Se você precisa de dinheiro rápido e com taxas transparentes, conheça a maquininha de cartão da InfinitePay. Taxas sem surpresas, a partir de 1,38% no débito. E você ainda escolhe se quer receber na hora ou em 1 dia útil.
Manter as contas a pagar devidamente registradas é fundamental para a saúde financeira do seu negócio. Quanto mais controle você tiver sobre os números da sua empresa, melhor conseguirá gerenciá-la.
O empresário que não recolhe e analisa estes dados, não tem consciência da real situação da empresa. E sem dúvidas, é um erro se basear somente no fluxo de clientes e no número de vendas sem dar atenção aos gastos.
Por isso, uma boa gestão deve ter controle das contas a pagar e contas a receber, bem como uma visão ampla do setor financeiro, pois são fundamentais para analisar o crescimento do negócio e definir as estratégias que a empresa deve seguir.
Ter um controle sobre estas operações, por meio do fluxo de caixa, te ajuda a antecipar e estimar as obrigações durante determinado período. Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa.
Neste artigo, te mostraremos como organizar as contas a pagar da sua empresa, focando na eficiência e no sucesso do seu negócio.
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As contas a pagar são as obrigações financeiras da sua empresa. É tudo aquilo o que for necessário para o seu empreendimento se manter em funcionamento.
Por exemplo:
As contas a pagar também incluem impostos e obrigações fiscais. Elas representam tudo o que a empresa gasta em relação à manutenção, materiais e outros gastos, recorrentes ou não.
O controle de contas a pagar permite que o gestor identifique as obrigações a pagar, evitar multas e juros, tornar prioridade alguns pagamentos (em casos de dificuldades financeiras), conciliar os saldos contábeis e verificar as obrigações contratadas e ainda não foram pagas.
Manter esses compromissos em dia exige muita organização, uma vez que o volume de gastos pode ser alto, dependendo do setor da empresa. Os esquecimentos e a desorganização podem acarretar juros abusivos em alguns casos.
Os benefícios de realizar um controle apropriado de contas a pagar são muitos, principalmente se você pensar que isso reflete diretamente no controle financeiro da sua empresa.
Alguns pontos a serem considerados como a recompensa pela atenção dada a esse controle são:
A partir desses pontos, fica claro que o controle de contas a pagar é essencial para a manutenção ideal da saúde financeira da empresa.
O conceito de contas a receber trata de todo o dinheiro que entra na empresa – normalmente relacionado às vendas, restituições, estornos, retorno sobre investimentos, etc.
É importante que a quantia referente às contas a receber seja sempre maior do que as contas a pagar – assim, a empresa não fica no vermelho e consegue arcar com as suas obrigações financeiras. É a partir deste controle que você tem conhecimento de pontos como:
Manter o controle das contas a pagar é garantir que você está pagando suas dívidas em dia. Além disso, você evitará gastos desnecessários com multas e juros decorrentes do atraso do pagamento. O processo organizado de contas a pagar ainda garante que todas elas sejam rastreadas. Assim, você não arrisca perder os prazos e prejudicar seu caixa.
A primeira coisa para ter um bom controle é fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios. Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita a visualização dos pagamentos que precisam ser realizados.
Com a lista em mãos, é preciso anotar os principais detalhes de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, número da parcela e o que mais achar necessário. Para as contas de valores fixos é fácil, para as variáveis, estipule um valor médio com base nas últimas contas e faça o registro.
Esse planejamento deve ser realizado por um determinado período, normalmente mês a mês. O ideal é que ele seja uma das etapas do seu fluxo de caixa, afinal, você tem contas a pagar, mas também tem receita.
Para que esse processo seja eficiente, registre todas as contas e separe as de pessoa física e de pessoa jurídica, assim é mais fácil ter o controle sobre os pagamentos, não perder os prazos e dar prioridade às contas mais urgentes.
O bom controle das contas a pagar começa com o planejamento dos processos, como já mencionamos. Dessa forma, você previne erros, como pagamento duplicado, falta de pagamento e, até mesmo, o pagamento de mercadorias não recebidas ou compras não realizadas. Crie um processo organizado para a gestão das contas a pagar, o qual pode seguir o seguinte procedimento:
Para não perder nenhum prazo de pagamento e arriscar pagar multas e juros, além de perder credibilidade com o fornecedor, agende-os. Isso pode ser feito no próprio sistema do banco. Mas o ideal é que você também anote em sua agenda pessoal online.
Assim, você será notificado e poderá conferir no mesmo dia se o pagamento foi realizado ou não. Nossa dica é automatizar lembretes para ser notificado dias antes do vencimento de uma conta. Dessa forma, se você tiver dinheiro em caixa para pagar essa conta antecipadamente, então pode negociar um desconto.
Para garantir que você tenha saldo suficiente para honrar com as suas obrigações financeiras, negocie estrategicamente os prazos de pagamento. Isso significa que você deve negociar as datas de pagamento conforme as entradas de receitas, ou seja, as contas a receber. Para isso, analise constantemente seu fluxo de caixa, descubra em quais datas há uma boa entrada de dinheiro e mantenha um controle contínuo.
Com uma planilha de Contas a pagar, você discriminará os pagamentos com vencimento no dia, pagamentos a vencer e vencidos.
Também poderá preencher os dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual.
Veja o que mais há na planilha:
Para empreendedores que utilizam meios de pagamento para receberem de seus clientes, seja por maquininhas ou tap (quando o celular vira maquininha), seja por link de pagamento, boleto ou Pix, a InfinitePay consegue oferecer todos eles e ainda uma conta digital totalmente grátis para você fazer a gestão de suas vendas. Confira aqui as soluções InfinitePay.
Você sabe a diferença entre fatura e nota fiscal? Essa é uma dúvida comum, e muitos empreendedores até podem achar se tratar de um mesmo documento com funções semelhantes. No entanto, elas têm diferenças importantes que é bem interessante saber.
Em resumo, podemos dizer que a nota fiscal está relacionada ao recolhimento de impostos, enquanto a fatura não tem esse tipo de validade tributária e está mais relacionada à cobrança de um produto vendido ou serviço prestado. O ponto em comum, é que a nota fiscal e a fatura são documentos relativos a uma transação comercial entre empresas (B2B), ou entre empresa e pessoa física (B2C).
Os dois documentos possuem diferentes objetivos, mas ao mesmo tempo são complementares. Por isso, é preciso entender suas particularidades, questões jurídicas e administrativas, e claro, entender como emitir cada um deles.
Neste artigo, explanamos a diferença entre nota fiscal e fatura, as questões legais relativas a esses documentos e como fazer uma boa gestão financeira.
A fatura é um documento que detalha uma transação comercial, tanto de venda de produtos quanto de prestação de serviços, mas que não está vinculada ao recolhimento de impostos. O principal objetivo de uma fatura é relacionar todas as informações que deram origem a um compromisso comercial.
A fatura é um pagamento que ainda será efetivado. Por exemplo, todos os meses recebemos nossas contas de luz, telefone, internet, entre outras, para efetuar o pagamento, certo? Esses são alguns exemplos de fatura. Considerando que a fatura descreve todos os detalhes da transação, muitas empresas utilizam esse documento como auxiliar no seu processo de gestão financeira.
Quando um negócio realiza a emissão da fatura, é preciso gerar também uma nota fiscal para cada um desses documentos. Afinal, conforme dito anteriormente, a fatura não tem relação com questões tributárias. No entanto, não é raro encontrar empresas que não fazem a emissão de faturas e utilizam a própria nota fiscal para cumprir o papel desse documento. Nesse caso, costuma-se enviar uma forma de pagamento (por exemplo, boleto ou link de pagamento) com a NF-e.
As faturas mais usadas pelas empresas são:
Diferente da fatura, a nota fiscal é um documento que tem como objetivo registrar uma transação comercial, seja ela de venda de produtos, seja de prestação de serviços, entre empresas ou entre empresa e pessoa física. O documento também é a responsável por garantir o recolhimento correto dos impostos. Por conta disso, não emitir nota fiscal é crime, enquadrado como sonegação fiscal e passível de multa e até pena de detenção.
Tempos atrás, a nota fiscal era preenchida no papel pela parte vendedora e entregue à parte compradora do negócio. Porém, a partir de 2008, começou o processo de implementação da versão eletrônica no Brasil. Assim, surgiu a nota fiscal eletrônica (NF-e), versão digital deste documento fiscal que pode ser emitida, enviada ao cliente e armazenada em ambiente virtual.
A fatura tem grande importância na gestão financeira de uma empresa, ajudando a organizar os processos, inclusive o fluxo de caixa. Porém, ela não é um documento legalmente obrigatório, ao contrário da nota fiscal. Em outras palavras, a fatura pode ser substituída pela nota fiscal, porém, o contrário não pode acontecer.
A nota fiscal é um documento obrigatório para todas as empresas que realizam vendas ou prestam serviços. Até o momento, só estão isentos dessa obrigatoriedade os Microempreendedores Individuais (MEIs), que realizam transações comerciais com pessoas físicas. Todos os negócios que comercializam produtos e/ou serviços são obrigados a emitir nota fiscal.
Os quatro principais tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidas atualmente são:
Veja também: Como fazer uma nota fiscal?
A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias, é utilizada exclusivamente para registro de uma transação comercial de produtos físicos. Esse tipo de nota fiscal tem relação direta sobre a cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), e a sua emissão é feita junto às Secretarias Estaduais de Fazenda.
Por também estar relacionada à circulação de mercadorias, é preciso que com a NF-e também seja emitido o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), documento que deve estar junto ao produto durante o seu trânsito.
Com função semelhante à da NF-e, ou seja, registrar uma transação comercial, a NFC-e, Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais. Utilizada em transações no varejo e no comércio, a NFC-e é o modelo entregue quando realizamos uma compra no supermercado, farmácia, restaurantes e demais estabelecimentos comerciais.
Como o próprio nome sugere, a NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, deve ser emitida sempre que há uma prestação de serviço, seja entre empresas, seja entre empresa e pessoa física.
A NFS-e está vinculada à prefeitura onde o CNPJ da empresa prestadora está registrado. No que diz respeito aos impostos, esse tipo de nota fiscal visa o recolhimento do ISS, Imposto sobre Serviços Prestados, de competência municipal.
O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), é um documento fiscal relacionado à prestação de serviço de transporte de cargas (transportadoras). Ele substitui eletronicamente seis modelos de documentos que antes eram emitidos em papel, entre eles, Nota Fiscal de Serviço de Transporte modelo sete, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas modelo oito, entre outros.
Esse tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitido para todos os modais de transporte, ou seja, rodoviário, ferroviário, aquaviário, aeroviário, dutoviário e multimodal.
Quando o assunto é nota fiscal eletrônica, alguns empreendedores têm muitas dúvidas e não sabem por onde começar. Este é um cenário muito comum, tendo em vista que existem inúmeras particularidades e regulamentações, e você pode se confundir facilmente.
Entretanto, é necessário ter atenção. Isso não pode ser desculpa para não emitir nota fiscal, não pagar impostos em dia ou não manter o negócio legalizado, já que você pode ser fiscalizado e sofrer sérias consequências, como o pagamento de multas.
Antes de tomar qualquer atitude em seu empreendimento, você precisa entender quais são as suas obrigações fiscais. Todos os empreendedores devem emitir notas fiscais de suas vendas, entretanto, existe apenas uma exceção.
Quem opta por ser Microempreendedor Individual (MEI), que é um tipo de regime tributário, não precisa gerar o documento quando vende para pessoa física. Contudo, caso o consumidor exija, você será obrigado a emitir.
Para a grande maioria das empresas, a emissão da nota fiscal é um passo obrigatório para a realização das vendas de produtos e serviços.
Entretanto, no caso das lojas virtuais que estão iniciando suas jornadas no e-commerce e tem como público-alvo o mercado B2C (ou seja, pessoas físicas), uma ótima opção é buscar o regime tributário do MEI.
Além de ser um regime muito mais simplificado, o MEI oferece excelentes benefícios, como:
Lei mais: Passo a passo de como abrir um MEI sem dúvidas
O mais indicado para a sua empresa é fazer a emissão das notas fiscais automaticamente, para diminuir a demanda de mão de obra e mitigar possíveis erros manuais. Dessa forma, você tem a certeza que nenhuma deixará de ser gerada, garantindo que o seu negócio fique em dia com o Fisco.
Ainda que a NF-e seja emitida digitalmente, ou seja, por meio de um software, muitos empreendedores ainda geram nota por nota. Além de trabalhoso e demorado, as chances de gerar alguma NF-e errada aumenta bastante.
Já quando se emite esse documento de forma automática, essas e outras questões relacionadas à falha e esquecimento são minimizadas, quando não totalmente eliminadas. Isso acontece porque é possível vincular o seu sistema de emissão de NF-e ao de pagamentos da sua empresa. Assim, sempre que um recebimento é confirmado, o processo de emissão da nota se inicia automaticamente.
Além de facilitar a sua rotina e aumentar a produtividade, realizar essa tarefa desse modo permite o envio desse documento fiscal de maneira mais rápida ao cliente, bem como a entrega do produto ou serviço.
Pensando na realidade de um empreendimento que precisa emitir uma nota fiscal para a venda de um produto ou serviço, há algumas etapas importantes que devem ser seguidas.
Antes de tudo, é importante que você saiba qual nota fiscal precisará emitir em seu negócio. No caso da venda de produto físico, em caso de obrigatoriedade, sua loja precisará emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Já se você oferece serviços em seu negócio, a nota que deverá ser emitida é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
Como também foi possível observar, as notas fiscais contam com uma série de questões burocráticas que precisam ser avaliadas. As Notas Fiscais de Serviço, por exemplo, são administradas municipalmente. Já as Notas Fiscais de Produto Eletrônicas são responsabilidade das Secretarias da Fazenda Estadual (SEFAZ).
É fundamental verificar esses pontos com o contador, pois toda a questão dos cadastros tributários precisa ser efetivada para que você possa emitir uma nota fiscal, evitando maiores transtornos com a Receita Federal.
O Certificado Digital é um documento de identificação eletrônica com um sistema de criptografia que garante a legitimidade e autenticidade de todos os tipos de arquivos. Existem alguns modelos de certificados. Os mais utilizados são o Certificado Digital e-CPF, voltado para pessoa física, e o Certificado Digital e-CNPJ, utilizado por empresas.
Note que, para toda empresa que precisa emitir obrigatoriamente uma nota fiscal, é necessário obter o certificado digital, segundo a SEFAZ. É importante salientar que a emissão de um Certificado Digital deve ser realizada por uma Autoridade Certificadora (AC), habilitada pela Receita Federal, como:
Para obter um Certificado Digital, por sua vez, o e-commerce precisará informar, dentre outros documentos:
Você também precisará definir qual software de emissão irá utilizar para gerar suas notas. Há diversas opções no mercado que atendem diferentes necessidades de negócio. Algumas prefeituras oferecem sistemas gratuitos de emissão de nota fiscal.
Por fim, após concluir todas as etapas (fiscais e técnicas), basta emitir a Nota Fiscal, seguindo as orientações do software escolhido.
Para vender bastante, você precisa oferecer alguns meios pagamento aos seus cliente, e a InfinitePay tem todas! Se você tem loja física, uma maquininha de cartão ou o InfiniteTap, que transforma o celular em maquininha sem nenhum custo. Se você vende online, consegue gerar links de pagamento e boletos sem nenhum custo.
A organização financeira é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Manter as finanças bem organizadas permite um gerenciamento eficaz, ajuda na tomada de decisões informadas e garante a sustentabilidade do negócio a longo prazo.
Neste artigo, vamos aprofundar diversas estratégias que podem ser implementadas para garantir uma gestão financeira eficaz em seu negócio.
Leia mais: Não sabe precificar seu produto ou serviço? Baixe nossa planilha de precificação
Uma organização financeira eficiente é mais do que uma prática empresarial prudente; é uma arte que, quando bem executada, pode impulsionar um negócio para novos patamares de sucesso e sustentabilidade. No mundo empresarial de ritmo acelerado de hoje, onde cada decisão conta, dedicar tempo e recursos para a gestão financeira não é apenas inteligente, mas essencial para a longevidade e prosperidade do negócio. Veja algumas dicas essenciais:
Crie um orçamento detalhado que inclua todas as receitas esperadas e despesas previstas.
Revise e ajuste o orçamento regularmente, com base no desempenho financeiro real.
Use a previsão financeira para antecipar necessidades futuras de caixa e planejar investimentos.
Saiba mais sobre: Ponto de equilíbrio contábil: o que é e como calcular
Monitore o fluxo de caixa de perto para garantir que sempre haja dinheiro suficiente em caixa para cobrir as despesas. Estabeleça termos de pagamento claros com clientes e fornecedores, e faça a gestão ativa das contas a receber e a pagar. Com o SuperCobra você tem a mão pelo app ou via web uma gestão de cobranças completa e de graça dentro da sua conta digital InfinitePay.
Também considere a possibilidade de criar um fundo de reserva para cobrir despesas inesperadas ou conte com o empréstimo online na hora da InfinitePay.
Compare o desempenho financeiro atual com períodos anteriores e com as metas estabelecidas. Identifique áreas de melhoria e elabore planos de ação para melhorar a rentabilidade.
Investir em novas tecnologias pode desencadear inovação, proporcionando uma vantagem competitiva num mercado saturado. Na InfinitePay você tem uma conta premium de graça com relatório de vendas, controle de entrada e saída de produtos com o PDVendas, e vários planos de recebimento que você pode ativar na hora de qualquer lugar pelo aplicativo ou conta web.
A tecnologia pode ajudar na redução de custos operacionais através da automação com comunicação mais eficaz. Para revolucionar o método de pagamento do seu negócio, você pode utilizar o InfiniteTap, máquina de cartão no celular, e com as melhores taxas do mercado você pode vender em qualquer lugar usando apenas o celular de graça. É só baixar o app!
Leia mais: Agilize as finanças do seu negócio com as soluções da InfinitePay
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As datas comemorativas são uma excelente oportunidade para as empresas aumentarem as vendas e atraírem novos clientes. Ao implementar estratégias de marketing bem planejadas, é possível aumentar consideravelmente a receita durante essas datas especiais.
Se você tem uma empresa, leia este artigo com atenção! Nele, vamos nos aprofundar em estratégias e ideias específicas para você vender mais em todas as principais datas comemorativas do ano, e importantes para o seu negócio.
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As principais datas comemorativas para o comércio são:
Sem planejamento, ninguém entende como atingiu bons resultados. Então aproveite que há várias datas comemorativas ao longo do ano que seu negócio pode se beneficiar e planeje-se para cada uma.
Um dos pontos cruciais para ter sucesso nas vendas durante datas comemorativas é fazer um planejamento de estoque adequado, já que um dos piores cenários para uma empresa é ficar sem produtos populares em datas comemorativas importantes.
Para evitar falta de estoque e atrasos, analise dados de vendas anteriores, monitore tendências de mercado e ouça o feedback dos clientes. Ao fazer isso, você pode estimar a quantidade de produtos necessários e garantir que terá estoque suficiente para atender ao aumento da demanda durante esses períodos.
Descontos e promoções são ferramentas poderosas para atrair clientes em datas comemorativas. Preparar ofertas especiais, pacotes ou descontos por tempo limitado pode criar um senso de urgência e atrair compradores em potencial.
Anuncie essas promoções por meio de seu site, redes sociais ou até dispare mensagens na sua lista de contatos do WhatsApp. Lembre-se de destacar a economia que os clientes terão ao comprar na sua empresa, já que isso influencia o processo de tomada de decisão.
Leia mais:
Se você tem uma loja física, mas também está nas redes sociais ou tem um e-commerce, integrar estratégias físicas e digitais pode potencializar as vendas em datas comemorativas, criando uma experiência de compra omnicanal (presente em todos os canais) para os clientes.
Faça com que os clientes da loja física também conheçam a online, e vice-versa, beneficiando a conexão entre um e outro. Seguem algumas dicas de como planejar suas estratégias aproveitando o melhor dos dois mundos:
Crie promoções no seu site ou redes sociais que os clientes só podem resgatar na loja física. Isso pode incluir cupons de desconto ou acesso antecipado a produtos de edição limitada.
Ofereça vouchers online que proporcionem descontos ou brindes quando o cliente faz uma compra na loja.
Realize transmissões ao vivo em plataformas como Instagram ou Facebook, mostrando produtos disponíveis na loja física, e incentive os espectadores a visitar a loja para compras exclusivas.
Organize eventos online, como workshops ou lançamentos de produtos, onde a participação online dá direito a benefícios exclusivos na loja.
Permita que os clientes reservem ou comprem produtos online e os retirem na loja. Isso economiza tempo e garante a disponibilidade do produto.
Use QR codes nas lojas físicas para levar os clientes a páginas de produtos online, onde podem encontrar informações adicionais, avaliações ou fazer a compra diretamente.
Use o email marketing para informar os clientes sobre ofertas na loja física, eventos exclusivos ou novidades, incluindo um link para o site ou redes sociais.
Use anúncios geolocalizados em plataformas digitais para atrair clientes nas proximidades da loja física.
Incentive os clientes a fazerem check-in na loja física nas redes sociais em troca de descontos ou brindes.
Compartilhe regularmente nas redes sociais o que está acontecendo na loja física, incluindo decoração temática, produtos populares e eventos especiais.
Desenvolva um programa de fidelidade que recompense os clientes por compras tanto online quanto na loja física.
Para vender mais em datas comemorativas, é essencial que você faça campanhas de marketing nas redes sociais ou envie uma comunicação informando sobre suas ofertas para sua base de contatos. Essa comunicação pode ser por WhatsApp, email e até mesmo folders e banners na sua loja. O importante é mostrar que você tem ofertas especiais para a data.
Use a oportunidade para produzir conteúdos que ressoam com o lado sentimental de cada data e não se esqueça, claro, de criar peças de divulgação para seus produtos, serviços e ofertas.
Resumindo:
O Dia das Mães é uma ocasião especial para homenagear e valorizar as mães. Para vender mais durante esse período, concentre-se na promoção de produtos que sejam presentes significativos e sentimentais para as mães.
Inclua opções personalizadas, como pacotes de spa e relaxamento ou conjuntos de presentes que atendam a diversos orçamentos, como cestas de cafés ou flores, por exemplo. Além disso, considere a criação de ofertas especiais ou descontos direcionados aos clientes que compram vários presentes para suas mães.
O Dia dos Namorados tem tudo a ver com amor e romance. Capture a essência desta ocasião enfatizando opções de presentes românticos e atenciosos.
Proponha experiências únicas como cestas de café da manhã em conjunto aos produtos que sua loja oferece e considere, também, oferecer itens exclusivos de edição limitada ou produtos personalizáveis que permitam às pessoas expressar seu amor de uma forma única.
O Dia dos Pais é uma oportunidade para celebrar e valorizar a relação com os pais. Para vender mais neste feriado, concentre-se em promover produtos que atendam aos interesses e hobbies dos pais.
Destaque acessórios esportivos, equipamentos para atividades ao ar livre ou presentes personalizados como canecas, camisas ou utensílios para churrasco. Considere criar pacotes especiais para o Dia dos Pais ou fazer parceria com empresas locais para oferecer experiências únicas aos pais e suas famílias – como pacotes de viagens ou esportes em grupo.
O Dia do Cliente é uma ocasião para demonstrar gratidão, fidelizar seus clientes e trazer mais pessoas para conhecer o seu negócio.
Ofereça descontos exclusivos, presentes personalizados ou prévias dos próximos produtos para recompensar e valorizar seus clientes fiéis. Sabe aquele produto que você quer lançar gostaria de testar? Aproveite e venda como uma vantagem para antigos clientes.
Envolva-se com elas nas suas redes sociais e mostre o quanto são importantes para o seu negócio.
O Dia das Crianças é uma excelente oportunidade para fazer campanhas para toda a família. Divulgue produtos que sejam de interesse infantil, mas faça a comunicação de vendas voltada para os adultos.
Para vender mais na Black Friday, planeje suas ofertas com antecedência e use os meios de comunicação que já listamos (redes sociais e sua lista de e-mails e whatsapp) para informar seus clientes sobre suas ofertas.
Lembre-se de que a demanda na Black Friday costuma ser bem alta. Por isso, tenha a segurança de que seu estoque está bem abastecido.
Outro ponto importante: durante a Black Friday, o mercado oferece descontos atraentes para estimular a compra. Faça o mesmo, mas certifique-se de que a margem de lucro continue segura para o seu negócio.
O Natal é a principal data comemorativa do comércio e é a grande oportunidade para aumentar a receita de qualquer negócio, considerando que os consumidores estão ativamente buscando presentes para amigos e familiares.
Crie uma atmosfera festiva em seu site e nas suas redes sociais, oferecendo guias de presentes, descontos por tempo limitado e recomendações de compras personalizadas. Considere, também, oferecer pacotes especiais ou produtos de edição limitada para criar uma sensação de exclusividade e urgência.
Ah! E não se esqueça de garantir um estoque de papel de presente – eles são essenciais em todas as datas comemorativas que listamos aqui.
Explorar o marketing emocional durante o Natal é uma estratégia poderosa para conectar-se com os clientes em um nível mais pessoal e significativo. Mas lembre-se de que qualquer ação deve ser genuína, além de estar conectada com os atributos da sua marca e com as necessidades dos clientes. De nada adianta uma campanha linda, mas que não seja legitimada pelas ações cotidianas da sua empresa.
Aqui estão algumas dicas para criar campanhas de marketing emocional eficazes para o Natal e que revelem um pouco mais sobre a sua marca:
Crie histórias em vídeos ou postagens em redes sociais que mostrem momentos de união familiar, reencontros ou celebrações de Natal. Histórias que capturam emoções genuínas podem ressoar profundamente com o público.
Compartilhe histórias reais de clientes que usaram seus produtos ou serviços para criar momentos especiais durante o Natal.
Lançar campanhas onde parte dos lucros das vendas de Natal é doada para uma causa nobre. Isso não apenas ajuda a comunidade, mas também fortalece a imagem da marca.
Encoraje os clientes a pensarem em presentear como um ato de amor e cuidado, destacando como seus produtos ou serviços podem ser o presente perfeito.
Use imagens de decorações natalinas, luzes e cores tradicionais do Natal em seu website e materiais de marketing para evocar o espírito festivo.
Incentive os clientes a compartilharem suas próprias histórias ou tradições de Natal através de concursos nas redes sociais, com prêmios para as melhores histórias.
Crie hashtags temáticas para o Natal e incentive os clientes a postarem suas celebrações ou como estão usando seus produtos na época natalina.
Ofereça opções de personalização para presentes, como gravar nomes ou mensagens especiais, para tornar cada presente único.
Use dados dos clientes para enviar ofertas personalizadas que sejam relevantes para suas necessidades e interesses.
Enfatize como seus produtos ou serviços podem criar ou enriquecer experiências familiares e memórias ao invés de apenas focar no valor material.
Depois que as datas comemorativas passam, é crucial avaliar a eficácia de suas campanhas de marketing e estratégias de vendas. Tomar as seguintes ações permitirá que você tome decisões baseadas em dados e melhore para futuras oportunidades:
Incentive os clientes a fornecer feedback sobre sua experiência de compra durante o período. Isso pode ser feito por meio de pesquisas pós-compra ou entrando em contato diretamente com eles. Ao ouvir suas opiniões, preferências e sugestões, você pode obter insights que ajudam a melhorar a experiência geral dos seus clientes.
Revise os dados de vendas para identificar os produtos que tiveram desempenho excepcional nas datas comemorativas. Assim, você consegue entender melhor as preferências dos seus clientes e usar os insights para outras datas comemorativas.
Se você quer vender mais e aumentar a margem de lucro da sua empresa nas datas comemorativas, considere usar a InfinitePay como sua plataforma principal de gestão financeira. Com a InfinitePay você vende com taxas baixas e faz a gestão de todo o seu dinheiro em um único lugar. Não existe custo de adesão e nem mensalidade – basta fazer o download do aplicativo e começar a usar.
A maquininha de cartão da InfinitePay – a InfiniteSmart – tem as melhores taxas do Brasil e o prazo de recebimento mais rápido – você escolhe se quer receber o dinheiro das vendas em 6 segundos ou em 1 dia útil.
As taxas são fixas, ou seja, não têm volume mínimo de faturamento (como acontece com grande parte dos concorrentes). Não importa se você vende R$ 100, R$ 2.000 ou R$ 50.000 reais – as taxas sempre serão as mesmas.
Com a InfinitePay, você consegue aceitar pagamentos por cartão mesmo sem ter que investir em um maquininha física. O InfiniteTap é uma funcionalidade que transforma o seu celular em maquininha de cartão. As taxas são as mesmas da InfiniteSmart e o prazo de recebimento também: o dinheiro cai na sua conta em 6 segundos ou em 1 dia útil.
Clique aqui e faça seu cadastro gratuito. Em menos de 5 minutos você já pode começar a receber pagamentos por aproximação com as melhores taxas do Brasil.
A InfinitePay também oferece uma solução rápida e segura para quem quer vender online por link de pagamento. Com ele, você consegue gerar quantos links de pagamento quiser para vender pelas redes sociais e WhatsApp com segurança. Você também pode receber transferências ilimitadas por PIX ou boleto bancário. Ou seja, com a InfinitePay você nunca perde vendas por falta de flexibilidade de pagamentos!
Todo o dinheiro das vendas que você faz pela InfinitePay cai em conta digital gratuita e completa que simplifica suas finanças. Acompanhe suas receitas e despesas por lá, pague contas e gerencie suas cobranças em um único lugar. Você tem acesso gratuito a uma plataforma de gestão de cobranças automática que cobra seus clientes por você. Além disso, você pode movimentar o saldo das suas vendas usando um cartão virtual pré-pago.
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