Como fazer uma nota fiscal? Conheça os tipos de NF e confira passo a passo

Tipos de nota fiscal

No Brasil, há um tipo de nota fiscal para cada tamanho e segmento de negócio. Dentre as mais comuns, destacamos 3:

• Nota fiscal eletrônica (NF-e): é utilizada principalmente para a venda de produtos, substituindo a nota fiscal em papel e oferecendo mais segurança e eficiência na transmissão de informações fiscais. 
• Nota fiscal de serviços (NFS-e): é específica para a prestação de serviços, simplificando o processo de emissão e controle de serviços prestados por parte de empresas e autoridades fiscais. 
• Nota fiscal avulsa (NFA-e): é destinada a pequenos produtores rurais e também a autônomos que não possuem inscrição estadual, permitindo a emissão de notas fiscais de forma avulsa e facilitada.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente e pela autorização de uso concedida pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).  

A NF-e substitui a tradicional nota fiscal em papel, promovendo a integração e padronização das informações fiscais entre os contribuintes e o Fisco (órgão de fiscalização tributária).

Veja também: Fatura e Nota Fiscal: quais as diferenças e quando emitir cada uma

Para que serve?

A NF-e permite documentar a circulação de mercadorias e a prestação de serviços, garantindo a regularidade fiscal das operações. 

Ela facilita a fiscalização, reduz fraudes e sonegações e promove a transparência nas transações comerciais.

Quem deve emitir?

Empresas que comercializam produtos, independentemente do porte, são obrigadas a emitir NF-e — isso inclui indústrias, comerciantes atacadistas e varejistas.

Quanto custa para emitir?

O custo total para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode variar significativamente, dependendo das necessidades específicas da empresa e das soluções escolhidas.

Confira os principais custos envolvidos: 

1. Certificado digital

Para emitir NF-e, é necessário ter um certificado digital que garante a autenticidade e a validade jurídica da nota fiscal. 

O custo do certificado digital pode variar de acordo com o tipo e a validade:

• Certificado A1: armazenado no computador, válido por 1 ano, geralmente custa entre R$ 150,00 e R$ 250,00.
• Certificado A3: armazenado em cartão ou token, válido por até 3 anos, com preços variando entre R$ 300,00 e R$ 500,00.

2. Software de emissão

Embora existam emissores de NF-e gratuitos disponibilizados por algumas Secretarias da Fazenda estaduais, muitas empresas optam por usar softwares pagos que oferecem funcionalidades adicionais e melhor integração com seus sistemas de gestão. 

Os custos de softwares pagos podem variar bastante:

• Planos básicos: podem custar a partir de R$ 50,00 por mês.
• Planos avançados: com mais funcionalidades, os custos podem chegar a R$ 200,00 ou mais por mês.

Passo a passo de como emitir uma nota fiscal eletrônica

1. Obtenha um certificado digital: acesse o site de uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), como o Serasa, por exemplo, para adquirir um dos certificados digitais citados acima (A1 ou A3). 

2. Credencie-se no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado: acesse o site e solicite o credenciamento para emissão de NF-e. No portal da SEFAZ de São Paulo, por exemplo, você deve fazer login utilizando seu certificado digital A1 ou A3.

3. Escolha um software de emissão: utilize um software emissor de NF-e, que pode ser gratuito ou pago. Alguns exemplos de softwares são os da SEBRAE e SEFAZ-SP.

4. Preencha os dados da nota: insira as informações do emitente, destinatário, produtos, impostos e demais dados exigidos.

5. Assine digitalmente: utilize o certificado digital para assinar a nota.

6. Envie para a SEFAZ: Preencha sua NF no software de sua escolha e ele enviará o arquivo .xml da sua nota fiscal para os servidores da SEFAZ, que verificará os dados e te retornará com a autorização do uso da NF-e.

7. Envie a NF para o cliente: após a autorização, a nota fiscal estará pronta para ser enviada ao destinatário.

Nota fiscal de serviços (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento digital que registra a prestação de serviços. 

Ela é utilizada principalmente por empresas que fornecem algum tipo de serviço ao invés de produtos.

Para que serve?

A NFS-e serve para documentar a prestação de serviços, facilitando a fiscalização e o recolhimento de impostos municipais, como o ISS (Imposto sobre Serviços).

Quem deve emitir?

Microempreendedores (MEI) e empresas de médio e grande porte que prestam serviços, como consultorias, oficinas, academias, clínicas, entre outras, devem emitir NFS-e.

Veja também: Nota Fiscal MEI: guia completo e atualizado de como emitir no novo padrão nacional 

Quanto custa para emitir?

A emissão da NFS-e geralmente não tem custo direto, mas pode envolver gastos com software de gestão e a obtenção de um certificado digital, se necessário.

Passo a passo de como emitir uma nota fiscal de serviços

1. Cadastre-se no portal da prefeitura: acesse o site da prefeitura do seu município e faça o cadastro para emissão de NFS-e.

2. Obtenha um certificado digital: se necessário, adquira um certificado digital.

3. Acesse o sistema de emissão: utilize o sistema disponibilizado pela prefeitura para emitir a NFS-e.

4. Preencha os dados da nota: insira as informações do prestador, tomador, descrição do serviço, valor e impostos.

5. Assine e envie a nota: assine digitalmente, se exigido, e transmita a nota para a prefeitura.

6. Envie ao cliente: após a validação, envie a NFS-e ao cliente.

Nota fiscal avulsa (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é uma alternativa para contribuintes eventuais ou pequenos negócios que não possuem um sistema próprio para emitir notas fiscais.

Para que serve?

A NFA-e serve para documentar a venda de mercadorias ou prestação de serviços por contribuintes que não possuem um sistema de emissão próprio, facilitando a conformidade fiscal.

Quem deve emitir?

Microempreendedores individuais (MEI), autônomos e pequenos comerciantes que realizam poucas operações mensais podem emitir a NFA-e.

Quanto custa para emitir?

A emissão da NFA-e geralmente é gratuita, mas pode haver custos associados ao uso de certificado digital, se necessário.

Passo a passo de como emitir nota fiscal avulsa

1. Acesse o portal da SEFAZ: entre no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.

2. Cadastre-se ou faça login: se ainda não estiver cadastrado, registre-se como usuário.

3. Solicite a emissão da NFA-e: preencha o formulário com os dados do emitente, destinatário, mercadorias ou serviços e impostos.

4. Assine digitalmente: se exigido, utilize o certificado digital para assinar a nota.

5. Envie e receba a autorização: transmita a NFA-e e aguarde a autorização.

6. Envie a nota ao cliente: após a autorização, encaminhe a nota fiscal ao cliente.

Importância da emissão de nota fiscal 

A emissão de notas fiscais é uma obrigação tributária fundamental para empresas e prestadores de serviços e um passo essencial para a formalização das atividades comerciais, garantindo a legalidade e a transparência das transações. 

As notas fiscais:

• Documentam transações: garantem a legalidade e transparência das transações comerciais.
• Evitam fraudes: ajudam a combater a sonegação fiscal e outras práticas ilegais.
• Facilitam a fiscalização: permitem que as autoridades fiscais acompanhem e fiscalizem as atividades comerciais de forma mais eficiente.
• Asseguram direitos: protegem os direitos do consumidor, oferecendo garantias sobre os produtos e serviços adquiridos.

Multas e penalidades

A não emissão de notas fiscais pode resultar em multas severas e outras penalidades, que variam conforme a legislação de cada estado e município. As empresas podem enfrentar:

• Multas financeiras: valores expressivos que podem comprometer a saúde financeira do negócio.
• Perda de credibilidade: a reputação da empresa pode ser prejudicada, afetando a confiança dos clientes e parceiros.
• Ações legais: em casos extremos, a empresa pode ser processada, resultando em sanções legais adicionais.

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A InfinitePay oferece uma ferramenta de Gestão de Cobrança para auxiliar comerciantes no gerenciamento do dia a dia dos seus negócios. 

A ferramenta permite a automatização da gestão de cobrança para evitar inadimplência, cobrando clientes de maneira automática e oferecendo boleto, Pix e cartão como meios de pagamento.

Confira alguns dos benefícios:

• Lista de contatos: basta cadastrar o nome e o celular do seu cliente para que a cobrança seja enviada.

• Flexibilidade de pagamento: o cliente escolhe se quer pagar por Pix, boleto ou crédito em até 12x.

• Cobrança automática: o cliente receberá notificações sobre a cobrança por WhatsApp e e-mail.

• Cobrança recorrente: você escolhe a frequência: única, semanal ou o intervalo que você preferir.

Além disso, também é possível controlar as pendências de cada cliente, criar um perfil para cada um deles sem cobranças adicionais e baixar relatórios para fazer o controle das vendas.

Assim como a emissão de notas fiscais é essencial para a conformidade tributária e a transparência das operações, a gestão eficiente das cobranças é crucial para a saúde financeira do negócio.