Como fazer uma nota fiscal? Conheça os tipos de NF e confira passo a passo
Confira o passo a passo de como fazer uma nota fiscal e conheça os diferentes tipos de NF direcionados para cada negócio.
Tipos de nota fiscal
No Brasil, há um tipo de nota fiscal para cada tamanho e segmento de negócio. Dentre as mais comuns, destacamos 3:
- Nota fiscal eletrônica (NF-e): é utilizada principalmente para a venda de produtos, substituindo a nota fiscal em papel e oferecendo mais segurança e eficiência na transmissão de informações fiscais.
- Nota fiscal de serviços (NFS-e): é específica para a prestação de serviços, simplificando o processo de emissão e controle de serviços prestados por parte de empresas e autoridades fiscais.
- Nota fiscal avulsa (NFA-e): é destinada a pequenos produtores rurais e também a autônomos que não possuem inscrição estadual, permitindo a emissão de notas fiscais de forma avulsa e facilitada.
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente e pela autorização de uso concedida pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
A NF-e substitui a tradicional nota fiscal em papel, promovendo a integração e padronização das informações fiscais entre os contribuintes e o Fisco (órgão de fiscalização tributária).
Veja também: Fatura e Nota Fiscal: quais as diferenças e quando emitir cada uma
Para que serve?
A NF-e permite documentar a circulação de mercadorias e a prestação de serviços, garantindo a regularidade fiscal das operações.
Ela facilita a fiscalização, reduz fraudes e sonegações e promove a transparência nas transações comerciais.
Quem deve emitir?
Empresas que comercializam produtos, independentemente do porte, são obrigadas a emitir NF-e — isso inclui indústrias, comerciantes atacadistas e varejistas.
Quanto custa para emitir?
O custo total para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode variar significativamente, dependendo das necessidades específicas da empresa e das soluções escolhidas.
Confira os principais custos envolvidos:
1. Certificado digital
Para emitir NF-e, é necessário ter um certificado digital que garante a autenticidade e a validade jurídica da nota fiscal.
O custo do certificado digital pode variar de acordo com o tipo e a validade:
- Certificado A1: armazenado no computador, válido por 1 ano, geralmente custa entre R$ 150,00 e R$ 250,00.
- Certificado A3: armazenado em cartão ou token, válido por até 3 anos, com preços variando entre R$ 300,00 e R$ 500,00.
2. Software de emissão
Embora existam emissores de NF-e gratuitos disponibilizados por algumas Secretarias da Fazenda estaduais, muitas empresas optam por usar softwares pagos que oferecem funcionalidades adicionais e melhor integração com seus sistemas de gestão.
Os custos de softwares pagos podem variar bastante:
- Planos básicos: podem custar a partir de R$ 50,00 por mês.
- Planos avançados: com mais funcionalidades, os custos podem chegar a R$ 200,00 ou mais por mês.
Passo a passo de como emitir uma nota fiscal eletrônica
1. Obtenha um certificado digital: acesse o site de uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), como o Serasa, por exemplo, para adquirir um dos certificados digitais citados acima (A1 ou A3).
2. Credencie-se no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado: acesse o site e solicite o credenciamento para emissão de NF-e. No portal da SEFAZ de São Paulo, por exemplo, você deve fazer login utilizando seu certificado digital A1 ou A3.
3. Escolha um software de emissão: utilize um software emissor de NF-e, que pode ser gratuito ou pago. Alguns exemplos de softwares são os da SEBRAE e SEFAZ-SP.
4. Preencha os dados da nota: insira as informações do emitente, destinatário, produtos, impostos e demais dados exigidos.
5. Assine digitalmente: utilize o certificado digital para assinar a nota.
6. Envie para a SEFAZ: Preencha sua NF no software de sua escolha e ele enviará o arquivo .xml da sua nota fiscal para os servidores da SEFAZ, que verificará os dados e te retornará com a autorização do uso da NF-e.
7. Envie a NF para o cliente: após a autorização, a nota fiscal estará pronta para ser enviada ao destinatário.
Nota fiscal de serviços (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento digital que registra a prestação de serviços.
Ela é utilizada principalmente por empresas que fornecem algum tipo de serviço ao invés de produtos.
Para que serve?
A NFS-e serve para documentar a prestação de serviços, facilitando a fiscalização e o recolhimento de impostos municipais, como o ISS (Imposto sobre Serviços).
Quem deve emitir?
Microempreendedores (MEI) e empresas de médio e grande porte que prestam serviços, como consultorias, oficinas, academias, clínicas, entre outras, devem emitir NFS-e.
Veja também: Nota Fiscal MEI: guia completo e atualizado de como emitir no novo padrão nacional
Quanto custa para emitir?
A emissão da NFS-e geralmente não tem custo direto, mas pode envolver gastos com software de gestão e a obtenção de um certificado digital, se necessário.
Passo a passo de como emitir uma nota fiscal de serviços
1. Cadastre-se no portal da prefeitura: acesse o site da prefeitura do seu município e faça o cadastro para emissão de NFS-e.
2. Obtenha um certificado digital: se necessário, adquira um certificado digital.
3. Acesse o sistema de emissão: utilize o sistema disponibilizado pela prefeitura para emitir a NFS-e.
4. Preencha os dados da nota: insira as informações do prestador, tomador, descrição do serviço, valor e impostos.
5. Assine e envie a nota: assine digitalmente, se exigido, e transmita a nota para a prefeitura.
6. Envie ao cliente: após a validação, envie a NFS-e ao cliente.
Nota fiscal avulsa (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é uma alternativa para contribuintes eventuais ou pequenos negócios que não possuem um sistema próprio para emitir notas fiscais.
Para que serve?
A NFA-e serve para documentar a venda de mercadorias ou prestação de serviços por contribuintes que não possuem um sistema de emissão próprio, facilitando a conformidade fiscal.
Quem deve emitir?
Microempreendedores individuais (MEI), autônomos e pequenos comerciantes que realizam poucas operações mensais podem emitir a NFA-e.
Quanto custa para emitir?
A emissão da NFA-e geralmente é gratuita, mas pode haver custos associados ao uso de certificado digital, se necessário.
Passo a passo de como emitir nota fiscal avulsa
1. Acesse o portal da SEFAZ: entre no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.
2. Cadastre-se ou faça login: se ainda não estiver cadastrado, registre-se como usuário.
3. Solicite a emissão da NFA-e: preencha o formulário com os dados do emitente, destinatário, mercadorias ou serviços e impostos.
4. Assine digitalmente: se exigido, utilize o certificado digital para assinar a nota.
5. Envie e receba a autorização: transmita a NFA-e e aguarde a autorização.
6. Envie a nota ao cliente: após a autorização, encaminhe a nota fiscal ao cliente.
Importância da emissão de nota fiscal
A emissão de notas fiscais é uma obrigação tributária fundamental para empresas e prestadores de serviços e um passo essencial para a formalização das atividades comerciais, garantindo a legalidade e a transparência das transações.
As notas fiscais:
- Documentam transações: garantem a legalidade e transparência das transações comerciais.
- Evitam fraudes: ajudam a combater a sonegação fiscal e outras práticas ilegais.
- Facilitam a fiscalização: permitem que as autoridades fiscais acompanhem e fiscalizem as atividades comerciais de forma mais eficiente.
- Asseguram direitos: protegem os direitos do consumidor, oferecendo garantias sobre os produtos e serviços adquiridos.
Multas e penalidades
A não emissão de notas fiscais pode resultar em multas severas e outras penalidades, que variam conforme a legislação de cada estado e município. As empresas podem enfrentar:
- Multas financeiras: valores expressivos que podem comprometer a saúde financeira do negócio.
- Perda de credibilidade: a reputação da empresa pode ser prejudicada, afetando a confiança dos clientes e parceiros.
- Ações legais: em casos extremos, a empresa pode ser processada, resultando em sanções legais adicionais.
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Confira alguns dos benefícios:
- Lista de contatos: basta cadastrar o nome e o celular do seu cliente para que a cobrança seja enviada.
- Cobrança automática: o cliente receberá notificações sobre a cobrança por WhatsApp e e-mail.
- Cobrança recorrente: você escolhe a frequência: única, semanal ou o intervalo que você preferir.
Além disso, também é possível controlar as pendências de cada cliente, criar um perfil para cada um deles sem cobranças adicionais e baixar relatórios para fazer o controle das vendas.
Assim como a emissão de notas fiscais é essencial para a conformidade tributária e a transparência das operações, a gestão eficiente das cobranças é crucial para a saúde financeira do negócio.
