Reduza inadimplências produzindo uma carta de cobrança eficaz

Gerenciar um negócio próspero envolve diversos desafios, e um dos mais delicados é lidar com clientes inadimplentes. As cartas de cobrança surgem como ferramentas valiosas para recuperar valores devidos, mas seu uso exige cautela para preservar o relacionamento com o cliente.

As cartas de cobrança, quando utilizadas de forma estratégica e profissional, representam ferramentas valiosas para a gestão de crédito em empresas de diversos portes e setores. 

Veja O que é e como fazer uma cobrança?

O que é uma carta de cobrança?

Uma carta de cobrança é um documento formal emitido por uma empresa para notificar um cliente sobre pagamentos pendentes. Essa correspondência desempenha um papel crucial na gestão de crédito, fornecendo informações claras sobre valores devidos, datas de vencimento e outros detalhes relevantes. 

Seu objetivo principal é lembrar o cliente sobre a inadimplência, incentivando o pagamento de forma amigável. Além disso, a carta de cobrança busca manter um tom respeitoso, preservando o relacionamento comercial e evitando danos à reputação da empresa. Ela é uma ferramenta estratégica no ciclo de recuperação de crédito, agindo como um alerta inicial antes de medidas mais rigorosas serem adotadas.

Leia mais:

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Importância da carta de cobrança

A carta de cobrança é mais do que uma simples notificação de pagamento em atraso. É uma ferramenta estratégica para manter a saúde financeira de uma empresa. Veja alguns pontos importantes de como ela se encaixa no ciclo de gestão de crédito e como pode ser uma aliada na prevenção de inadimplências:

Mantém o fluxo de caixa em dia

A carta de cobrança atua como um meio eficaz de notificação, conscientização e estímulo à ação por parte dos clientes inadimplentes. Ao criar um ambiente transparente e oferecer oportunidades de negociação, ela desempenha um papel essencial na manutenção do fluxo de caixa em dia, assegurando que a empresa possa cumprir seus compromissos financeiros e manter uma saúde financeira sólida.

Reduz o índice de inadimplência

Uma carta de cobrança desempenha um papel crucial na redução da inadimplência, sendo uma ferramenta eficaz para restabelecer a comunicação entre o credor e o devedor. Ela atua como um instrumento formal e respeitoso para notificar o cliente sobre a existência de uma dívida pendente e solicitar a regularização da situação financeira.

Preserva o relacionamento com o cliente

Ao adotar um tom profissional e transparente na carta de cobrança, a empresa demonstra ao cliente que compreende a complexidade das situações financeiras e está disposta a resolver o problema de maneira colaborativa. Essa abordagem contribui para minimizar possíveis atritos e conflitos, mantendo um ambiente propício à resolução amigável da situação.

Leia também: Prevenindo cobrança indevida

Quando devo usar a carta de cobrança?

A carta de cobrança deve ser utilizada em situações em que um cliente tenha ultrapassado a data de vencimento de um pagamento. Ela serve como um meio inicial de comunicação antes de medidas mais rigorosas serem adotadas.

• Após o vencimento da fatura

Espere alguns dias após a data de vencimento para enviar a primeira carta, demonstrando compreensão e flexibilidade. Segundo o Serasa, o melhor momento para realizar a cobrança é de 2 a 3 dias após o vencimento. 

• Em caso de pagamentos recorrentes atrasados

Se o cliente atrasa o pagamento de forma frequente, a carta de cobrança serve como um aviso e incentivo à regularização.

• Para formalizar a cobrança

A carta documenta a dívida e as tentativas de contato, servindo como prova em caso de necessidade de medidas legais.

Qual é o objetivo da carta de cobrança?

O principal objetivo da carta de cobrança é notificar o cliente sobre a inadimplência e incentivar o pagamento. Além disso, ela busca manter a relação comercial de forma respeitosa, evitando danos à reputação da empresa.

• Informar o cliente sobre a dívida: Detalhe o valor, data de vencimento e outros detalhes relevantes da fatura em aberto.
• Solicitar o pagamento: Seja claro e objetivo ao solicitar o pagamento da quantia devida, definindo um prazo razoável para a regularização.
• Oferecer opções de pagamento: Facilite o processo para o cliente, oferecendo diferentes formas de pagamento, como transferência bancária, boleto ou cartão de crédito.
• Manter um tom profissional e cordial: Evite linguagem agressiva ou ameaçadora, priorizando um diálogo construtivo e positivo.

Veja Elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar

Elementos essenciais de uma carta de cobrança

Seguir boas práticas ao enviar uma carta de cobrança é crucial para o sucesso da recuperação da dívida e para a preservação do relacionamento com o cliente. Uma abordagem profissional e cordial demonstra seriedade e aumenta a confiança do cliente na empresa, tornando-o mais propenso a realizar o pagamento.

A clareza e a objetividade na comunicação são fundamentais. A carta deve explicitar o motivo da cobrança, o valor da dívida, a data de vencimento e as formas de pagamento disponíveis. Oferecer opções de pagamento e prazos flexíveis facilita o processo para o cliente e demonstra boa vontade da empresa em encontrar uma solução. Veja mais pontos essenciais para emitir uma carta de cobrança:

Identificação das partes envolvidas

Inicie a carta identificando tanto o credor quanto o devedor, incluindo nome, endereço e outros dados relevantes.

Detalhes da dívida

Descreva de forma clara e objetiva o valor devido, a data de vencimento original e eventuais encargos ou juros acumulados.

Histórico de pagamentos

Se houver, inclua um resumo dos pagamentos anteriores para demonstrar a evolução da dívida.

Consequências da inadimplência

Informe sobre as possíveis consequências caso o pagamento não seja efetuado, como a inclusão do nome do devedor em órgãos de proteção ao crédito.

3 Modelos de carta de cobrança:

Preparamos três modelos de carta de cobrança gratuitos e prontos para downloads para te ajudar a recuperar suas pendências sem comprometer o relacionamento com seus clientes.

1. Após o vencimento da fatura

Um lembrete amigável para estimular o pagamento. 

“Assunto: Fatura [Número da Fatura] em atraso

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Esperamos que esta mensagem o encontre bem.

Estamos entrando em contato para informá-lo(a) que a fatura [Número da Fatura] referente a [Descrição do Serviço/Produto], no valor de R$ [Valor da Fatura], vencida em [Data de Vencimento], ainda está em aberto.

Para sua comodidade, disponibilizamos as seguintes formas de pagamento:

• Boleto bancário: [Link para o boleto]
• Cartão de crédito: [Link para pagamento online]
• Pix: [Chave Pix da empresa]

Para evitar a suspensão de serviços ou outros transtornos, solicitamos que realize o pagamento o mais breve possível.

Em caso de dúvidas ou necessidade de parcelamento, entre em contato conosco através dos seguintes canais:

• Telefone: [Número de telefone]
• E-mail: [Endereço de e-mail]
• Chat online: [Link para o chat online]

Agradecemos a sua compreensão e colaboração.

[Nome da Empresa]”

[Faça o download gratuito aqui]

2. Pagamentos recorrentes atrasados

Uma comunicação clara sobre a situação e as opções de regularização.

“Assunto: Pagamentos Recorrentes Atrasados

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Identificamos em nossos registros que até o momento não recebemos o pagamento referente à parcela do produto denominado [Nome do Produto], cujo vencimento estava programado para o dia [Data do Vencimento]. Anexamos um boleto com o valor atualizado para sua referência.

Solicitamos a gentileza de efetuar o pagamento até a nova data de vencimento estipulada.

Para sua comodidade, disponibilizamos as seguintes formas de pagamento:

• Boleto bancário: [Link para o boleto]
• Cartão de crédito: [Link para pagamento online]
• Pix: [Link Pix cobrança]

Para evitar a suspensão de serviços ou outros transtornos, solicitamos que realize o pagamento o mais breve possível.

Em caso de dúvidas ou necessidade de parcelamento, entre em contato conosco através dos seguintes canais:

• Telefone: [Número de telefone]
• E-mail: [Endereço de e-mail]
• Chat online: [Link para o chat online]

Agradecemos a sua compreensão e colaboração.

[Nome da Empresa]”

[Faça o download gratuito aqui]

3. Formalização da cobrança

Uma notificação oficial para casos mais graves, com prazos e medidas cabíveis.

“Assunto: Notificação de Cobrança

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Em atenção ao débito em aberto referente a [Descrição do Serviço/Produto], no valor de R$ [Valor da Fatura], vencida em [Data de Vencimento], e considerando a falta de retorno aos nossos contatos anteriores, estamos enviando esta notificação formal de cobrança.

Informamos que a falta de pagamento poderá ocasionar:

• Suspensão de serviços;
• Cobrança de juros e multa;
• Protesto em cartório;
• Ação judicial de cobrança.

Para evitar transtornos, solicitamos que realize o pagamento do débito em aberto no prazo de [Número de dias] dias corridos a partir do recebimento desta notificação.

As seguintes formas de pagamento estão disponíveis:

• Boleto bancário: [Link para o boleto]
• Cartão de crédito: [Link para pagamento online]
• Pix: [Link Pix cobrança]

Em caso de dúvidas ou necessidade de parcelamento, entre em contato conosco através dos seguintes canais:

• Telefone: [Número de telefone]
• E-mail: [Endereço de e-mail]
• Chat online: [Link para o chat online]

Ressaltamos que a resolução amigável do débito é nossa prioridade. 

Agradecemos a sua compreensão e colaboração.

[Nome da empresa]”

[Faça o download gratuito aqui]

Leia mais:

• Cobrança recorrente: como funciona e como implementar no seu negócio
• Como um sistema de cobrança pode ajudar no fluxo de caixa?
• Por que usar um sistema de cobrança automatizado?

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