Como preencher um recibo corretamente: Registre suas transações com segurança

Saber como preencher um recibo é essencial para que você organize e tenha em mãos todos os dados necessários antes de iniciar o processo. Certifique-se de verificar novamente todas as informações com atenção após completar, para garantir que tudo esteja correto e claro.

Entre os dados necessários para preencher o recibo estão: o nome e CPF ou CNPJ das partes envolvidas na transação, bem como detalhes completos do serviço ou produto vendido, incluindo os preços conforme previamente estipulados em orçamento.

O recibo serve como um documento oficial que comprova a recepção de uma determinada quantia por uma pessoa ou empresa, seja por serviços prestados ou produtos vendidos.

A importância de saber como preencher um recibo vai além da mera formalidade; trata-se de uma questão de segurança jurídica e fiscal para todas as partes envolvidas. Este artigo vai te ajudar a descomplicar essa tarefa, garantindo que suas transações financeiras possam ser comprovadas de maneira correta.

Como preencher um recibo? 

Preencher um recibo de forma correta é essencial para garantir sua validade legal tanto para quem paga quanto para quem recebe, e fornecer uma prova clara da transação realizada. Aqui está um guia passo a passo sobre como fazer isso:

1. Preencha o cabeçalho

• Título: Comece com a palavra “Recibo” em destaque no topo do documento.

2. Redija o valor corretamente

• Numérico e por extenso: Escreva o valor pago, primeiro em numérico (ex.: R$ 100,00) e depois por extenso (ex.: cem reais), para evitar qualquer tipo de ambiguidade.

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3. Descrição do pagamento

• Detalhes: Forneça uma descrição clara do serviço pago. Inclua detalhes como o tipo de serviço ou produto, datas de serviço (se aplicável), e qualquer outra informação relevante.

4. Informações das partes

• Pagador: Nome completo e CPF ou CNPJ do pagador.
• Receptor: Nome completo e CPF ou CNPJ do receptor do pagamento.

5. Data e local

• Data de Emissão: Especifique a data em que o recibo está sendo emitido.
• Local: Indique o local (cidade e estado) onde o recibo está sendo emitido.

6. Assinatura

• Receptor: O recibo deve ser assinado pelo receptor do pagamento. Em alguns casos, o pagador também pode assinar.

7. Informações adicionais (se necessário)

• Testemunhas: Em transações de maior valor ou importância, pode ser prudente incluir as assinaturas de testemunhas.
• Observações: Qualquer observação adicional que ambas as partes considerem relevante.

3 Modelos de recibo grátis para download

Para facilitar o processo de como preencher um recibo, a InfinitePay disponibilizou modelos de recibo grátis para download, os quais já vêm formatados com todas as informações necessárias. Estes modelos também podem ser facilmente personalizados para atender às necessidades específicas de pessoas físicas, jurídicas e MEIs.

Nossos modelos:

1. Modelo de Recibo de Prestação de serviço 

Ideal para profissionais autônomos, empresas e MEIs que prestam serviços. Já vem com campos para discriminação dos serviços, valor total, data e retenção de INSS (se houver).

Download modelo de recibo prestação de serviço

2. Modelo de Recibo de Aluguel

Perfeito para quem procura como preencher um recibo de aluguel, formalizar o pagamento de imóveis residenciais ou comerciais. Inclui campos para data de vencimento, valor do aluguel, mês de referência, juros e multas (se houver).

Download modelo de recibo Aluguel

3. Modelo de Recibo Simples

Ideal para transações simples, como pagamentos avulsos, venda de produtos em feiras ou bazares. Inclui campos para nome completo, CPF ou CNPJ, valor, data, descrição do serviço ou produto e forma de pagamento.

Download modelo de recibo Simples

Vantagens de usar nossos modelos:

• Fácil de usar: Basta baixar, preencher e imprimir.
• Completos: Eles já contêm todas as informações necessárias.
• Personalizáveis: Você pode adaptá-los às suas necessidades específicas.
• Gratuitos: Não cobramos nada para baixar os modelos

Por que é importante preencher um recibo?

Um recibo é um documento que comprova a quitação de uma dívida. Ele é fundamental para registrar transações financeiras que não envolvam a emissão de nota fiscal, que é obrigatória para vendas de produtos e alguns serviços.

O recibo serve como garantia para ambas as partes:

• Para quem recebe: 

Garante que o pagamento foi realizado e facilita a comprovação de rendimentos, além de servir como base para a declaração de imposto de renda.

• Para quem paga: 

Garante que a dívida foi quitada e serve como comprovante de despesa para fins de contabilidade ou declaração de imposto de renda.

Quando o recibo de pagamento é obrigatório?

Conforme estabelecido pelo Artigo 319 do Código Civil, o indivíduo que realiza um pagamento possui o direito de obter um comprovante que ateste a quitação do valor devido.

Além disso, para assegurar a legalidade do recibo, é fundamental que este contenha as assinaturas de todas as partes envolvidas. Segundo a Lei nº 8.846, é obrigatório que pessoas físicas ou jurídicas forneçam aos seus clientes um comprovante do pagamento efetuado.

Veja alguns exemplos de obrigatoriedade no tipos de recibos:

• Prestação de serviços por empresas ou profissionais autônomos: 

Para fins de tributação e comprovação de renda, a emissão de recibo é obrigatória. O documento deve conter informações como dados do prestador e tomador de serviço, discriminação dos serviços prestados, valor total, data e retenção de INSS (se houver).

• Aluguel de imóveis: 

O recibo de aluguel é fundamental para formalizar o contrato e garantir os direitos de ambas as partes. O documento deve conter informações como data de vencimento, valor do aluguel, mês de referência, juros e multas (se houver).

• Pagamento de honorários advocatícios: 

A emissão de recibo é obrigatória para formalizar o pagamento de honorários a um advogado ou escritório de advocacia. O documento deve conter informações como data, valor dos honorários, serviços prestados, dados do advogado e do cliente.

• Outras situações: 

Em algumas outras situações, a emissão de recibo pode ser obrigatória por lei ou por regulamentação específica, como em vendas de produtos com garantia, por exemplo.

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Qual é a validade legal de um recibo? 

A validade dos recibos varia, com alguns expirando antes e outros depois. Para evitar problemas, guarde seus comprovantes por cinco anos, período que abrange a prescrição das principais contas dos brasileiros.

O recibo em si não tem um "prazo de validade" explicitamente definido, sua relevância e eficácia como prova dependem dos prazos legais relacionados à guarda de documentos e à prescrição de ações judiciais, porém é recomendável guardar recibos de transações importantes por um período que respeite esses prazos, garantindo que possam ser utilizados como prova caso necessário.

No entanto, é importante considerar alguns prazos definidos pela legislação para a guarda de documentos fiscais e para a reclamação de direitos, que podem afetar indiretamente a validade útil de um recibo:

Prazo de guarda de documentos

As empresas são obrigadas a guardar documentos fiscais por um período que pode variar de 5 a 10 anos, dependendo da legislação aplicável, como previsto no Código Tributário Nacional e na legislação específica de cada imposto.

Prazos para reclamações e ações judiciais

A validade de um recibo como prova em ações judiciais também pode ser influenciada por prazos prescricionais. Por exemplo, o Código Civil brasileiro estabelece que ações pessoais prescrevem em 10 anos e ações relativas a direitos de propriedade em 15 anos, a menos que a lei especifique de outra forma.

Direitos do consumidor 

Para questões relacionadas ao Direito do Consumidor, o prazo para reclamação de vícios aparentes ou de fácil constatação é de 30 dias para serviços e produtos não duráveis e de 90 dias para serviços e produtos duráveis, conforme estabelecido pelo Código de Defesa do Consumidor.

Tipos de recibo: Veja o ideal para cada situação

Um recibo é um documento fundamental para registrar transações financeiras e garantir a segurança de ambas as partes: quem recebe e quem paga. No entanto, existem diversos tipos de recibos, cada um com suas características e finalidades específicas.

Recibo simples

• Descrição: Ideal para transações simples, como pagamentos de serviços avulsos, venda de produtos em feiras ou bazares, entre outros.
• Informação: Inclui dados básicos como nome completo, CPF ou CNPJ, valor, data, descrição do serviço ou produto, forma de pagamento e assinatura.
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Recibo de prestação de serviço

• Descrição: Especificamente para serviços prestados por profissionais autônomos, empresas ou MEIs.
• Informação: Além dos dados básicos, inclui a discriminação dos serviços prestados, data e hora da realização, valor total e retenção de INSS (se houver).
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Recibo de aluguel

• Descrição: Utilizado para registrar o pagamento mensal do aluguel de imóveis residenciais ou comerciais.
• Informação: Detalhes como data de vencimento, valor do aluguel, mês de referência, juros e multas (se houver) são importantes.
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Recibo de pagamento de dívida

• Descrição: Emitido para quitação de débitos em atraso, como empréstimos pessoais, financiamentos ou outras pendências.
• Informação: Especifica o valor total da dívida, valor pago, data de pagamento, juros e multas (se houver), e dados do credor e devedor.

Recibo de doação

• Descrição: Registra a doação de bens materiais ou valores monetários para entidades beneficentes ou pessoas físicas.
• Informação: Detalhes como data, nome do doador e donatário, descrição do bem doado e valor (se houver) são essenciais.

RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo)

• Descrição: Documento oficial para pagamentos a trabalhadores autônomos sem vínculo empregatício.
• Informação: Emitido por empresas ou pessoas físicas, inclui dados do tomador de serviço, do prestador de serviço, valor bruto, valor líquido (descontados impostos), discriminação dos serviços e retenção de INSS.

Recibo de quitação

• Descrição: Confirma o pagamento total de uma dívida, como um financiamento ou compra parcelada.
• Informação: Inclui dados do devedor, credor, valor total da dívida, data de pagamento e detalhes específicos da transação.

Recibo de sinal

• Descrição: Registra o pagamento de um sinal para reservar um bem ou serviço, como um imóvel ou carro.
• Informação: Detalhes como valor do sinal, valor total da transação, data de pagamento, forma de pagamento e condições de venda são importantes.

Recibo de entrada

• Descrição: Utilizado para registrar o pagamento de uma entrada em uma compra parcelada, como um imóvel ou veículo.
• Informação: Inclui dados da compra, valor da entrada, valor total da transação, forma de pagamento, data de pagamento e condições de pagamento das parcelas.

Recibo de pagamento de honorários advocatícios

• Descrição: Registra o pagamento de honorários a um advogado ou escritório de advocacia.
• Informação: Detalhes como data, valor dos honorários, serviços prestados, dados do advogado e do cliente são importantes.

Melhor conta digital para receber pagamentos

A conta digital da InfinitePay simplifica o processo de gerenciamento de recibos através de múltiplas funcionalidades adaptadas às necessidades de modernos empreendedores e prestadores de serviços. Com a opção de fazer e receber Pix gratuitamente e sem limites, a plataforma se adapta perfeitamente para negócios que operam com alta frequência de transações. Além disso, os cartões digitais múltiplos e os links de pagamento permitem uma grande versatilidade nas formas de receber pagamentos, garantindo que você possa atender a todos os seus clientes ou receber dos seus cliente, independentemente de suas preferências bancárias.