Como preencher e emitir recibos online de forma rápida e segura

Como emitir recibos online?

Emitir recibos pela internet é uma prática cada vez mais comum, proporcionando agilidade e segurança no processo.

Para isso, você pode utilizar sites que oferecem modelos de recibo online ou geradores de recibo – esses serviços permitem que você preencha os dados necessários, gere o documento em formato PDF e envie por e-mail ao cliente.

Geradores de recibo online

Os geradores de recibo online são ferramentas práticas que facilitam a criação de recibos personalizados.

Eles geralmente possuem formulários onde você insere as informações, como nome do pagador, valor, descrição do serviço, entre outros dados.

Após preencher o formulário, o recibo é gerado automaticamente e pode ser baixado em formato PDF.

Um exemplo é o gerador de recibo online da InfinitePay, que é gratuito. 

Como preencher um recibo?

Para preencher um recibo, é preciso saber quais informações devem constar no documento.

Independentemente do tipo de recibo, certifique-se de incluir os seguintes dados:

• Nome completo das partes envolvidas: quem está pagando e quem está recebendo o valor.
• Data de emissão: a data em que o recibo está sendo emitido.
• Descrição detalhada do serviço ou produto: é fundamental especificar o que está sendo pago, seja um produto ou um tipo de serviço.
• Valor pago: o valor deve estar claramente descrito, incluindo, se aplicável, a forma de pagamento (dinheiro, transferência, cheque, etc.).
• Assinatura das partes: tanto a assinatura de quem recebe o pagamento quanto de quem está efetuando o pagamento.

Agora, vamos detalhar como preencher os principais tipos de recibos utilizados e apresentar exemplos práticos para cada um deles.

Recibo de pagamento simples

Este tipo de recibo é usado para formalizar qualquer transação financeira simples entre duas partes, sem muita complexidade. 

Ele pode ser utilizado, por exemplo, em pagamentos informais entre indivíduos.

Para preencher um recibo de pagamento simples, siga estes passos:

1. Insira o nome completo da pessoa que está pagando e da pessoa que está recebendo.
2. Coloque a data de emissão do recibo.
3. Insira o valor pago por extenso e em números.
4. Descreva de forma objetiva o motivo do pagamento. Por exemplo: "Pagamento de aluguel referente ao mês de setembro".
5. Assine o recibo e, se possível, peça que o pagador também assine.

Confira o modelo:

RECIBO DE PAGAMENTO

Eu, [nome do recebedor], recebi de [nome do pagador], na data de [dia] de [mês] de [ano], o valor de R$ [valor] ([valor em extenso]) referente a [descrição do serviço ou produto].

Assinatura do recebedor: ___________________________

Exemplo:

RECIBO DE PAGAMENTO

Eu, Claudio Walker, recebi de Claudia Walker, na data de 10 de outubro de 2024, o valor de R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) referente ao pagamento do aluguel do mês de setembro de 2024.

Assinatura do recebedor: ___________________________

Recibo de prestação de serviços

Esse tipo de recibo é utilizado para formalizar o pagamento pela prestação de um serviço, sendo bastante comum entre profissionais autônomos e freelancers.

Para preencher um recibo de prestação de serviços, siga estes passos:

1. Especifique o nome do prestador de serviços e do contratante.
2. Insira a data de emissão do recibo.
3. Faça uma descrição detalhada do serviço prestado. Por exemplo: "Serviço de manutenção elétrica em residência, incluindo troca de fiação e revisão do quadro elétrico".
4. Insira o valor cobrado, tanto por extenso quanto em números.
5. Finalize com as assinaturas do prestador e do contratante.

Confira o modelo:

RECIBO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Eu, [nome do prestador de serviços], declaro para os devidos fins que recebi de [nome do pagador], na data de [dia] de [mês] de [ano], o valor de R$ [valor] ([valor por extenso]) referente a [descrição do serviço].

Assinatura do prestador: ___________________________

Assinatura do contratante: ___________________________

Exemplo:

RECIBO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Eu, Claudio Walker, declaro para os devidos fins que recebi de Claudia Walker, na data de 15 de outubro de 2024, o valor de R$ 800,00 (oitocentos reais) referente ao serviço de manutenção elétrica em sua residência.

Assinatura do prestador: ___________________________

Assinatura do contratante: ___________________________

Recibo de pagamento de mão de obra

Este recibo é usado para formalizar pagamentos por mão de obra, geralmente em situações de reformas ou obras temporárias, como a contratação de pedreiros ou pintores.

Para preencher um recibo de pagamento de mão de obra:

1. Insira o nome do trabalhador que está prestando o serviço e do contratante.
2. Coloque a data de emissão do recibo.
3. Insira o valor do pagamento, com os valores escritos por extenso e em números.
4. Descreva de forma detalhada a mão de obra realizada. Por exemplo: "Serviço de pintura de três cômodos, incluindo o material utilizado".
5. Peça as assinaturas do trabalhador e do contratante.

Confira o modelo:

RECIBO DE PAGAMENTO DE MÃO DE OBRA

Eu, [nome do trabalhador], recebi de [nome do contratante], na data de [dia] de [mês] de [ano], o valor de R$ [valor] ([valor por extenso]) referente a [descrição da mão de obra].

Assinatura do trabalhador: ___________________________

Assinatura do contratante: ___________________________

Exemplo:

RECIBO DE PAGAMENTO DE MÃO DE OBRA

Eu, Claudio Walker, recebi de Claudia Walker, na data de 20 de outubro de 2024, o valor de R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) referente ao serviço de pintura de três cômodos, incluindo materiais.

Assinatura do trabalhador: ___________________________

Assinatura do contratante: ___________________________

Veja também: Modelo de recibo: tudo o que você precisa saber

Quando devo emitir um recibo de pagamento?

Um recibo de pagamento deve ser emitido sempre que ocorrer uma transação financeira, independentemente do tipo de transação envolvida. 

Ele serve como uma documentação oficial e formal, comprovando que o pagamento foi realizado e recebido com sucesso – isso é importante para manter a transparência e proteger ambas as partes envolvidas.

Os momentos em que um recibo de pagamento deve ser emitido incluem:

• Venda de produtos: sempre que um produto é vendido, um recibo serve como prova da compra e pagamento, oferecendo ao comprador a garantia de que a transação foi concluída de maneira legítima.
• Prestação de serviços: se um serviço foi contratado e prestado (como um conserto, consulta, aula particular, entre outros), o recibo é fundamental para documentar que o valor acordado foi pago.
• Pagamento de aluguel: no caso de locação de imóveis, tanto residenciais quanto comerciais, o recibo de pagamento do aluguel é um documento essencial para que ambas as partes tenham controle e segurança sobre os pagamentos realizados mensalmente.
• Adiantamentos ou pagamentos parciais: quando uma parte do valor é paga como entrada ou adiantamento, o recibo ajuda a formalizar essa etapa da transação e permite um acompanhamento detalhado dos valores pendentes.

Quem pode gerar recibo?

Qualquer pessoa ou empresa que realize uma transação financeira pode emitir um recibo. 

Isso inclui uma grande variedade de situações e perfis de profissionais e empresas, como:

• Freelancers: profissionais autônomos que prestam serviços pontuais (como designers, desenvolvedores, redatores, consultores, entre outros) podem emitir recibos para formalizar os pagamentos recebidos dos clientes.
• Comerciantes: pequenos negócios, vendedores ambulantes e lojas físicas ou virtuais também podem fornecer recibos sempre que realizam uma venda.
• Prestadores de serviços: trabalhadores que oferecem serviços de manutenção, reformas, limpeza, transportes, entre outros, também devem emitir recibos como parte da documentação das suas atividades.
• Empresas de qualquer porte: desde microempresas até grandes corporações, todas devem emitir recibos para formalizar a movimentação financeira, assegurando tanto os clientes quanto o próprio negócio.

Qual a importância do recibo?

Emitir um recibo é uma prática recomendada não apenas por questões legais, mas também para manter um registro organizado e confiável das transações financeiras realizadas. 

Além disso, a formalização dos pagamentos contribui para uma gestão financeira mais eficiente, facilitando o controle de fluxo de caixa, análise de receitas e despesas, e o cumprimento das obrigações fiscais.

Entenda mais sobre a importância de emitir recibos:

• Prova de pagamento: um recibo é a prova concreta de que uma transação ocorreu. Ele pode ser solicitado em situações futuras, como auditorias, disputas ou comprovação de pagamento para efeitos legais.
• Facilita a contabilidade: para manter as finanças pessoais ou empresariais organizadas, os recibos são essenciais. Eles permitem acompanhar a entrada e saída de recursos e ajudam na hora de prestar contas ao fisco.
• Segurança jurídica: em caso de algum problema ou desentendimento relacionado ao pagamento, o recibo pode ser usado como prova em processos judiciais, garantindo mais segurança para ambas as partes.

Recibo online gratuito com a InfinitePay

Com o Gerador de Recibo da InfinitePay, você pode gerar quantos quiser, de graça. 

Basta preencher alguns dados como:

• Data do pagamento;
• Dados pessoais do pagador e do recebedor;
• Uma descrição detalhada do serviço ou produto;
• Forma de pagamento;
• Valor recebido.

Ao gerar recibos online com a InfinitePay, você tem praticidade, segurança, e reduz os custos operacionais do seu negócio. 

A entrega dos recibos gerados online pode ser feita diretamente via e-mail, assim, você elimina a necessidade de impressão e envio físico.

Além disso, PDFs são compactos, pesquisáveis e suportam assinaturas digitais, podendo também ser protegidos por senha.