Contas a Pagar: o que é, como organizar e controlar na sua empresa?

Manter as contas a pagar devidamente registradas é fundamental para a saúde financeira do seu negócio. Quanto mais controle você tiver sobre os números da sua empresa, melhor conseguirá gerenciá-la. 

O empresário que não recolhe e analisa estes dados, não tem consciência da real situação da empresa. E sem dúvidas, é um erro se basear somente no fluxo de clientes e no número de vendas sem dar atenção aos gastos.

Por isso, uma boa gestão deve ter controle das contas a pagar e contas a receber, bem como uma visão ampla do setor financeiro, pois são fundamentais para analisar o crescimento do negócio e definir as estratégias que a empresa deve seguir.

Ter um controle sobre estas operações, por meio do fluxo de caixa, te ajuda a antecipar e estimar as obrigações durante determinado período. Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa.

Neste artigo, te mostraremos como organizar as contas a pagar da sua empresa, focando na eficiência e no sucesso do seu negócio.

Confira aqui nossa planilha de fluxo de caixa para baixar

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são as obrigações financeiras da sua empresa. É tudo aquilo o que for necessário para o seu empreendimento se manter em funcionamento. 

Por exemplo: 

• Salário de funcionários;
• Compras realizadas com fornecedores;
• Contas de água e de luz;
• Empréstimos;
• Serviços contratados;
• Contribuições.

As contas a pagar também incluem impostos e obrigações fiscais. Elas representam tudo o que a empresa gasta em relação à manutenção, materiais e outros gastos, recorrentes ou não.

O controle de contas a pagar permite que o gestor identifique as obrigações a pagar, evitar multas e juros, tornar prioridade alguns pagamentos (em casos de dificuldades financeiras), conciliar os saldos contábeis e verificar as obrigações contratadas e ainda não foram pagas.

Manter esses compromissos em dia exige muita organização, uma vez que o volume de gastos pode ser alto, dependendo do setor da empresa. Os esquecimentos e a desorganização podem acarretar juros abusivos em alguns casos. 

Benefícios do controle das contas a pagar

Os benefícios de realizar um controle apropriado de contas a pagar são muitos, principalmente se você pensar que isso reflete diretamente no controle financeiro da sua empresa.

Alguns pontos a serem considerados como a recompensa pela atenção dada a esse controle são: 

• Economia clara nos gastos da empresa – você não vai gastar mais do que ganha;
• Identificar pagamentos que, com antecipação, oferecem descontos;
• Ter consciência das obrigações financeiras da empresa (entradas e saídas) em um determinado período;
• Honrar com suas obrigações financeiras e pagar contas em dia, evitando multas e juros;
• Levantamento de saldo da empresa;
• Possibilidade de negociar dívidas;
• Manter um bom relacionamento com colaboradores, fornecedores, stakeholders e com o FISCO;
• Acompanhamento das contas que não foram recebidas ou pagas;
• Garantir um bom fluxo de caixa e capital de giro;

A partir desses pontos, fica claro que o controle de contas a pagar é essencial para a manutenção ideal da saúde financeira da empresa.

Diferença entre contas a pagar e contas a receber

O conceito de contas a receber trata de todo o dinheiro que entra na empresa – normalmente relacionado às vendas, restituições, estornos, retorno sobre investimentos, etc.

É importante que a quantia referente às contas a receber seja sempre maior do que as contas a pagar – assim, a empresa não fica no vermelho e consegue arcar com as suas obrigações financeiras. É a partir deste controle que você tem conhecimento de pontos como: 

• Datas e valores a pagar; 
• Descontos concedidos; 
• Créditos vencidos e períodos de atraso; 
• Juros recebidos; 
• Nível de concentração das vendas, 
• Saldo contábil; 
• Regularidade de pagamento dos clientes e inadimplência.

Manter o controle das contas a pagar é garantir que você está pagando suas dívidas em dia. Além disso, você evitará gastos desnecessários com multas e juros decorrentes do atraso do pagamento. O processo organizado de contas a pagar ainda garante que todas elas sejam rastreadas. Assim, você não arrisca perder os prazos e prejudicar seu caixa.

Como organizar e controlar as contas a pagar?

A primeira coisa para ter um bom controle é fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios. Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita a visualização dos pagamentos que precisam ser realizados.

Com a lista em mãos, é preciso anotar os principais detalhes de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, número da parcela e o que mais achar necessário. Para as contas de valores fixos é fácil, para as variáveis, estipule um valor médio com base nas últimas contas e faça o registro.

Esse planejamento deve ser realizado por um determinado período, normalmente mês a mês. O ideal é que ele seja uma das etapas do seu fluxo de caixa, afinal, você tem contas a pagar, mas também tem receita.

Para que esse processo seja eficiente, registre todas as contas e separe as de pessoa física e de pessoa jurídica, assim é mais fácil ter o controle sobre os pagamentos, não perder os prazos e dar prioridade às contas mais urgentes.

Crie processos claros para a gestão das contas a pagar

O bom controle das contas a pagar começa com o planejamento dos processos, como já mencionamos. Dessa forma, você previne erros, como pagamento duplicado, falta de pagamento e, até mesmo, o pagamento de mercadorias não recebidas ou compras não realizadas. Crie um processo organizado para a gestão das contas a pagar, o qual pode seguir o seguinte procedimento:

1. Receber faturas do fornecedor/prestador de serviço e compará-la com o pedido realizado e a mercadoria entregue/serviço prestado;
2. Enviar a fatura de pagamento para o setor financeiro para verificar se há erros e agendar o pagamento;
3. Assim que o pagamento é realizado, marcar a conta como paga no sistema financeiro da empresa;
4. Fazer a conciliação bancária para confrontar as informações com os registros de pagamento e recebimento.

Agende os prazos de pagamento

Para não perder nenhum prazo de pagamento e arriscar pagar multas e juros, além de perder credibilidade com o fornecedor, agende-os. Isso pode ser feito no próprio sistema do banco. Mas o ideal é que você também anote em sua agenda pessoal online.

Assim, você será notificado e poderá conferir no mesmo dia se o pagamento foi realizado ou não. Nossa dica é automatizar lembretes para ser notificado dias antes do vencimento de uma conta. Dessa forma, se você tiver dinheiro em caixa para pagar essa conta antecipadamente, então pode negociar um desconto.

Negocie as datas de pagamento

Para garantir que você tenha saldo suficiente para honrar com as suas obrigações financeiras, negocie estrategicamente os prazos de pagamento. Isso significa que você deve negociar as datas de pagamento conforme as entradas de receitas, ou seja, as contas a receber. Para isso, analise constantemente seu fluxo de caixa, descubra em quais datas há uma boa entrada de dinheiro e mantenha um controle contínuo.

Planilha de contas a pagar

Com uma planilha de Contas a pagar, você discriminará os pagamentos com vencimento no dia, pagamentos a vencer e vencidos. 

Também poderá preencher os dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual.

Veja o que mais há na planilha:

• Impressão: tabela para ser impressa com controle de contas a pagar do mês vigente;
• Instruções: aba com todas as instruções de uso da sua planilha de contas a pagar;
• Tabela por mês: a mesma tabela distribuída por todos os meses do ano;
• Dados dos pagamentos: espaço para inserir dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual, data do vencimento da parcela do mês atual, data efetiva de pagamento da parcela em questão.

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