Como fazer conciliação bancária na sua empresa!

Nenhum negócio sobrevive ao competitivo mercado empresarial brasileiro por muito tempo sem uma boa gestão. Fazer a conciliação bancária e ter todos os números da sua empresa na ponta do lápis é essencial para sobreviver no Brasil.

Segundo especialistas, inclusive, a falta de gestão profissional é uma das principais ameaças para as PMEs.

Dentre os principais pontos a serem considerados no gerenciamento de uma companhia, é preciso levar em conta todas as questões financeiras e de controle interno que permitem a uma organização atingir o tão desejado equilíbrio orçamentário.

Agora, visando oferecer outro conteúdo relevante para você e seu negócio, lhe forneceremos um passo a passo sobre como fazer conciliações bancárias. Vamos lá?

O que é conciliação bancária

Antes de começarmos, é importante definir do que se trata a conciliação bancária. Ela é uma ferramenta de extrema importância para a gestão financeira de uma empresa, independentemente de seu tamanho.

Em linhas gerais, a conciliação bancária nada mais é do que a relação entre os controles financeiros internos de um negócio e as movimentações da conta ou das contas de uma empresa. Na prática, nada mais é do que você comparar o seu sistema de gestão, a sua planilha ou o seu caderno com o extrato do seu banco em um determinado período!

Ou seja, é neste momento que o empreendedor compara, de lado a lado, todas as despesas, recebimentos e o saldo disponível da empresa. Assim, é possível conferir se as movimentações realizadas foram de fato efetivadas, e se existem divergências nos resultados apresentados.

Entradas e saídas <> extrato bancário

Suponha, por exemplo, que você deseja avaliar se as entradas e saídas do negócio estão de acordo com o saldo de seu banco. É através do processo de conciliação bancária que você consegue traçar comparativos entre esses dados e mensurar se está tudo dentro dos conformes na gestão financeira da empresa.

Dessa forma, você garante que o controle da sua empresa está correto e não cai na armadilha de achar que tem uma quantia de dinheiro disponível e quando vai ver no banco... Cadê?

Diversos empreendedores dependem dessa tarefa para evitarem prejuízo, principalmente se recebem por cartões de crédito ou débito e boletos. Nestes casos, os valores arrecadados das vendas ou das prestações de serviço caem na conta bancária da pessoa jurídica. Através da conciliação é possível, então, conferir se o crédito esperado de fato caiu em sua conta, e entender seu capital de giro.

Levando este benefício em consideração, já fica mais do que clara a importância de realizar conciliação bancária dentro de qualquer empresa. Afinal, ter conhecimento do que de fato entrou em sua conta bancária e se você realmente recebeu por suas vendas, é essencial para o desenvolvimento de qualquer empreendimento.

Leia mais: O que é capital de giro

A importância do processo de conciliação bancária

A conciliação bancária é uma ação crucial e corriqueira dentro do dia a dia de qualquer departamento financeiro. Como dissemos, seu principal intuito é o de analisar se há inconsistências ou se todos os dados do controle interno (entradas e saídas de capital) estão batendo.

Especialmente quando tratamos de estabelecimentos que lidam com muitas vendas diárias provenientes de diferentes fontes (cartões de crédito, débito, pagamento a vista, boleto bancário), a conciliação bancária é uma ferramenta indispensável e capaz de prover cenários financeiros diários, semanais, mensais, anuais ou mesmo de um período específico, e que ajuda a validar seu fluxo de caixa.

Dessa forma, você garante que sempre terá capital disponível para realizar as suas operações cotidianas, ou para o cumprimento de obrigações, como faturas de fornecedores, empréstimos, financiamentos bancários etc.

Pensando no curto prazo, a conciliação bancária pode parecer um esforço extra que, para quem não tem tanto tempo disponível, pode ser irrelevante. Porém, realizando este controle durante longos períodos (meses, anos) vai ficar perceptível a quantidade de perdas que podem ser evitadas com esta prática.

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A conciliação bancária evita prejuízos

É importante salientar, também, que se o acompanhamento das entradas e saídas possuem valores errados, consequentemente o gestor financeiro vai basear-se em cálculos errados, resultando em estratégias que podem gerar prejuízos futuros para a empresa.

Valores que não condizem com a realidade resultam em falhas no acompanhamento do fluxo de caixa da empresa, e isto pode se tornar um problema grave a médio ou longo prazo, colocando em risco o futuro do empreendimento. Já pensou se chega no dia de um pagamento e não tem dinheiro no banco?

Outra questão a ser pontuada são os prejuízos recorrentes que podem acontecer quando não se acompanha o extrato bancário com frequência. Isso costuma acontecer quando existem taxas cobradas em cima de serviços prestados por bancos e operadoras.

Taxas de maquininhas

Por exemplo, quando se contrata o serviço de uma adquirente (aquela que provê a maquininha, que possibilita, para o varejista, aceitar cartão em seu estabelecimento), taxas diversas são cobradas para diferentes tipos de transação. Muitas empresas altera essas taxas sem aviso prévio, resultando em um gasto extra para o empreendedor, que muitas vezes não tem conhecimento da cobrança indevida. A conciliação bancária permite um acompanhamento mais efetivo em relação a estes valores que, muitas vezes, são cobrados sem que o empreendedor perceba.

Na InfinitePay, que oferece meios de pagamento para o empreendedor, as taxas são transparentes e sem pegadinhas, justamente para facilitar a vida dos empreendedores. Oferecemos uma calculadora de taxas para nossos clientes saberem quanto vão receber em cada venda.

A conciliação bancária pode ser uma ferramenta atrelada diretamente ao planejamento estratégico da empresa, permitindo uma visão mais detalhada de todas as despesas e lucros do estabelecimento.

O resultado? Uma ferramenta indispensável de controle, capaz de te guiar para planejar e construir o seu negócio de acordo com os objetivos traçados para ele!

Como fazer a conciliação bancária

Agora que já entendemos a importância e a definição de conciliação bancária, vamos verificar como fazer a conciliação bancária e de que modo ela deve ser implementada na cultura de uma empresa.

Confira o passo a passo:

Registro diário das movimentações

O primeiro passo para uma conciliação bancária completa e eficaz consiste em registrar, todos os dias, quais foram as movimentações de entrada e saída de suas contas. Neste processo, leve em conta tudo: desde pequenas taxas cobradas pelos bancos, até a entrada de volumes mais substanciais, como aquelas vindas de maquininhas, vendas por celular, Pix, link de pagamento ou boleto. Exemplos de saídas: pagamentos de fornecedores, contas fixas, recebimentos de clientes, pagamentos de salários, impostos, tarifas bancárias etc.

Você deve guardar notas fiscais, recibos, extratos, comprovantes de depósitos, pagamentos e transferências bancárias. Isso servirá como prova para os casos de identificação de valores que não caíram em sua conta. Dessa forma, você estará fazendo o controle interno do caixa da sua empresa, registrando diariamente as entradas e saídas de dinheiro, além do seu saldo bancário.

Uma dica: É muito importante que você registre os lançamentos de acordo com a data de movimentação de caixa deles. Por exemplo:

• Se você fez uma venda hoje no crédito, você registrará a entrada desse capital no dia que cair na sua conta. Se você for cliente da InfinitePay, pode escolher cair na hora ou em 1 dia útil.

• Se você assinou um plano de Internet para a sua empresa, você já deve fazer a previsão desse débito todo dia 10.

Esse controle garante que você respeite os prazos de pagamento e evite pagar multas por atraso. Além disso, o acompanhamento detalhado de todas as movimentações de entrada e saída junto ao seu extrato bancário vai permitir que você identifique dados divergentes, na hora da conferência entre os números e as datas.

Conferência de saldos

‍Em seguida, é preciso validar se os saldos do controle interno (tanto o inicial, quanto o final) conferem com as informações do extrato bancário.A forma mais comum é através da comparação do arquivo do banco, geralmente no formato OFX ou PDF, com o seu sistema interno.  

Verificação de Detalhes

Extrato na mão, controle interno na outra... Ao que devemos ficar atentos para fazer uma boa conciliação bancária?

• Qual é o saldo inicial e saldo final previsto? Bate com o realizado?
• As datas estão conferindo? Tudo o que estava previsto para entrar e para sair na conta, efetivamente entrou?
• Os valores foram todos lançados de modo correto no controle financeiro da empresa?
• Existe algum lançamento que não estava identificado, seja do seu controle interno ou do extrato bancário?

Com esse checklist você conseguirá fazer uma conciliação bancária eficiente!

Bônus: Se você conseguir agrupar os lançamentos por categorias, você terá uma visão ainda melhor sobre sua empresa.

Dessa forma você conseguirá saber por exemplo, onde está o seu maior custo (É no custo das mercadorias? Nas despesas fixas? Nas despesas com funcionários? Impostos?)

Realizando eventuais correções

Finalmente, caso tenha sido localizada alguma inconsistência na etapa anterior, é hora de aplicar a devida correção nos dados de modo que todos os lançamentos do controle interno reflitam a realidade das finanças do negócio.

Lembrando que notas fiscais, boletos, extratos e comprovantes devem ser guardados para futuro lançamento contábil.

• ‍DIFERENÇAS ENTRE BANCO X CONTROLE INTERNO

Caso tenha alguma divergência entre os registros do seu controle interno e banco, procure olhar os documentos originais de cada lançamento. Erros comuns que podem acontecer são erros de digitação na hora da inclusão do dado, duplicidade de venda, multa/desconto por atraso não previsto, entre outros.

• ‍TRANSAÇÕES NÃO PROCESSADAS OU NÃO COMPENSADAS

Caso você faça vendas por cartão, atente-se ao fato de que podem haver transações que não foram processadas totalmente (mesmo com o comprovante sendo impresso na máquina). Para isso, é importante que você faça a conciliação entre o seu sistema de vendas e o extrato das operadoras.

Além disso, pode haver também atraso no pagamento das suas vendas por parte das operadoras de cartão de crédito. Verifique se isso acontece e entre em contato com a sua operadora para corrigir as pendências.

• ‍TAXAS E DÉBITOS IMPREVISTOS

Caso você faça vendas por cartão, também é necessário realizar o controle das taxas cobradas pelas operadoras. Todas as taxas foram cobradas corretamente Além disso, confira se todas as tarifas bancárias (como TED ou DOC) estão previstas no seu controle interno.

Alguns impostos sob operações, como IOF (Caso você tenha feito alguma operação internacional ou alguma aplicação financeira) também pode gerar diferenças na hora de conferência do saldo.

Leia mais: IOF: O que é e como funciona

Se você precisa de dinheiro rápido e com taxas transparentes, conheça a maquininha de cartão da InfinitePay. Taxas sem surpresas, a partir de 1,38% no débito. E você ainda escolhe se quer receber na hora ou em 1 dia útil.