A inadimplência pode impactar diretamente a saúde financeira do seu negócio, tornando essencial a adoção de boas práticas para a cobrança de mensalidades em atraso – no entanto, essa cobrança precisa ser feita de forma estratégica, mantendo um tom profissional e respeitoso para preservar um bom relacionamento com o cliente.
Em outubro de 2024, o Brasil registrou 68,11 milhões de consumidores inadimplentes, o que representa 41,23% da população adulta.
Seja você proprietário de uma escola, academia, clínica ou qualquer outro serviço recorrente, entender como cobrar mensalidades sem constrangimentos e dentro da legalidade é fundamental para evitar problemas jurídicos e melhorar a taxa de recuperação de crédito.
Neste artigo, vamos explorar a importância da cobrança recorrente, o que a legislação diz sobre o tema e exemplos de mensagens que podem facilitar esse processo.
Como cobrar mensalidade do seu serviço ou produto
Cobrar mensalidades em atraso exige cautela e bom senso: o objetivo é recuperar o valor devido sem prejudicar o relacionamento com o cliente.
É importante manter um tom cordial e profissional, buscando entender as razões do atraso e encontrar soluções que viabilizem o pagamento – isso te ajuda a pensar formas ideais de reduzir a inadimplência para cada contexto.
Abaixo, listamos algumas dicas para a cobrança:
1. Comunique-se de forma clara e transparente
Envie comunicados informando sobre a data de vencimento da mensalidade e as consequências do atraso.
2. Ofereça diferentes formas de pagamento
Facilite a vida do cliente disponibilizando diversas opções de pagamento, como boleto bancário, cartão de crédito, débito online e dinheiro.
3. Seja flexível e negocie
Em alguns casos, pode ser necessário negociar um parcelamento da dívida ou a isenção de juros e multas. Ofereça condições de parcelamento e taxas de juros que inibam a inadimplência.
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4. Evite cobranças vexatórias
A lei brasileira proíbe a cobrança de forma constrangedora ou humilhante – lembre-se que o diálogo é sempre o melhor caminho.
Mantenha um canal de comunicação aberto com o cliente e busque soluções em conjunto.
5. Estabeleça uma política de descontos para bons pagadores
Oferecer descontos para pagamentos antecipados ou dentro do prazo pode ser um atrativo interessante, portanto, criar um programa de incentivo para clientes que pagam em dia pode reduzir consideravelmente a inadimplência.
6. Tenha um plano de ação para casos recorrentes
Se um cliente acumula várias mensalidades em atraso, siga um fluxo estratégico para minimizar prejuízos:
- Contato gradual: envie lembretes progressivos – primeiro de forma amigável (dias após o vencimento), depois mais diretos (15 a 30 dias), e, em último caso, um aviso formal (após 60 dias de atraso).
- Renegociação: ofereça parcelamento, isenção parcial de juros ou descontos para pagamento à vista, incentivando a regularização.
- Medidas rigorosas: se o atraso persistir, aplique suspensão do serviço, negativação no SPC/Serasa, cobrança extrajudicial ou, em último caso, ação judicial.
- Prevenção: automatize cobranças, incentive pagamentos recorrentes e ofereça benefícios para quem paga em dia, reduzindo a inadimplência no longo prazo.
Lembre-se: a lei brasileira garante ao cliente o direito de contestar a cobrança. Se discordar do valor ou da forma de cobrança, ele pode procurar o Procon ou outro órgão de defesa do consumidor.Além disso, no caso das instituições de ensino, as mesmas devem ter um regimento interno claro sobre as regras de cobrança de mensalidades, que deve ser disponibilizado aos pais ou responsáveis pelos alunos.
Exemplos de como cobrar mensalidade em atraso
É importante ter a técnica certa para cobrar um cliente, adaptando a mensagem de acordo com o contexto.
Cada segmento de negócio possui suas particularidades, e adequar a mensagem para cada contexto é o ideal para obter o melhor retorno.
Abaixo, listamos alguns exemplos de mensagens de WhatsApp de cobrança de mensalidade para alguns segmentos.
Exemplo de como cobrar mensalidade em atraso em academias
Olá [Nome do aluno], tudo bem?
Estamos entrando em contato para informá-lo(a) que a mensalidade referente ao mês de [mês] ainda não consta como paga em nosso sistema.
A data de vencimento foi em [data] e, até o momento, não recebemos a confirmação do pagamento. Para sua comodidade, você pode realizar o pagamento da mensalidade através dos seguintes canais:
Aplicativo da academia: [link para o aplicativo]
Boleto bancário: [link para o boleto]
Cartão de crédito: [link para pagamento online]
Em caso de dúvidas, entre em contato conosco através do telefone [número de telefone] ou pelo WhatsApp [número de WhatsApp].
Exemplo de como cobrar mensalidade em atraso em escolas
Olá, [Nome do responsável]!
Esperamos que esteja tudo bem com você e sua família!
Estamos entrando em contato para informá-lo(a) que a mensalidade referente ao mês de [mês] do(a) aluno(a) [nome do aluno] ainda não foi paga. A data de vencimento foi em [data], e o valor total da mensalidade é de R$ [valor].
Para sua comodidade, você pode realizar o pagamento através dos seguintes canais:
Portal do aluno: [link para o portal]
Boleto bancário: [link para o boleto]
Cartão de crédito: [link para pagamento online]
Em caso de dúvidas ou dificuldades em realizar o pagamento, entre em contato conosco!
Exemplo de como cobrar mensalidade em atraso em estúdios de pilates, yoga etc
Olá, [Nome do cliente]!
Esperamos que você esteja bem!
Estamos entrando em contato para informá-lo(a) que a mensalidade referente ao mês de [mês] ainda não foi paga. A data de vencimento foi em [data].
Para sua comodidade, você pode realizar o pagamento através dos seguintes canais:
Aplicativo do estúdio: [link para o aplicativo]
Boleto bancário: [link para o boleto]
Cartão de crédito: [link para pagamento online]
Em caso de dúvidas ou dificuldades em realizar o pagamento, estamos à disposição.
Exemplo de como cobrar mensalidade em atraso em escolas de idiomas
Olá, [Nome do aluno]!
Esperamos que você esteja aproveitando seus estudos em nossa escola!
Estamos entrando em contato para informá-lo(a) que a mensalidade referente ao mês de [mês] ainda não consta como paga em nosso sistema. A data de vencimento foi em [data], e o valor total da mensalidade é de R$ [valor].
Para sua comodidade, você pode realizar o pagamento através dos seguintes canais:
Portal do aluno: [link para o portal]
Boleto bancário: [link para o boleto]
Cartão de crédito: [link para pagamento online]
Em caso de dúvidas ou dificuldades em realizar o pagamento, é só nos chamar aqui!
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Por que e quando cobrar mensalidades?
A inadimplência pode aparecer nos mais variados tipos de negócio, e não é diferente com segmentos que exigem alta manutenção de equipamentos, contratação de especialistas e outros tipos de fatores.
Podemos citar como exemplos escolas, academias, escolas de idiomas, artes, pilates, yoga, futebol, natação e artes marciais – a dor de cabeça é a mesma: correr atrás de alunos e pais de alunos para garantir o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio.
Como surgiu a mensalidade
Visando a saúde financeira da empresa, esses negócios adotaram a cobrança de mensalidades, que se popularizou como forma de garantir a sustentabilidade dos serviços prestados.
Com o tempo, os custos aumentaram e as instituições precisaram buscar alternativas para manter o funcionamento.
A mensalidade permite que as instituições façam um planejamento financeiro mais preciso, invistam na qualidade do serviço e ofereçam melhores condições de trabalho aos seus profissionais.
É importante lembrar que o valor da mensalidade é definido com base em diversos fatores, como custos de infraestrutura, materiais didáticos, salários dos profissionais e outros.
Quando se pode realizar a cobrança?
Em geral, o atraso de 5 dias úteis já configura inadimplência e permite o envio de mensagem de cobrança amigável – essa fase é fundamental para manter um bom relacionamento com o cliente e tentar entender o motivo do atraso.
A legislação brasileira não define um prazo único para todos os segmentos – a data limite varia de acordo com o contrato firmado entre a instituição e o cliente.
Lembre-se da importância de ser cordial, mas firme, e deixar claro que o pagamento é necessário para a continuidade do serviço.
O que a lei diz sobre mensalidades em atraso?
A legislação brasileira trata da questão das mensalidades em atraso de forma diferente para escolas e instituições de educação formal e atividades extracurriculares.
Em casos de escolas e instituições de educação formal
- A Lei nº 9870/99 sobre Anuidades escolares assegura o direito de alunos seguirem matriculados até o fim do período letivo. Essa medida visa preservar o aluno inadimplente, especialmente no caso de crianças e adolescentes, cuja responsabilidade do pagamento é dos pais.
- A escola pode cobrar juros e multa pelo atraso, desde que os valores estejam previstos no contrato firmado com os pais ou responsáveis.
Em casos de atividades extracurriculares
- O Código de Defesa do Consumidor (CDC) se aplica à relação entre o aluno e a instituição.
- O CDC proíbe a cobrança de juros e multa abusivos.
- O CDC também proíbe a suspensão do serviço antes da notificação do cliente e da oferta de um prazo para pagamento da pendência.
Como garantir que as mensalidades sejam pagas?
A prevenção é sempre o melhor caminho. Para garantir que as mensalidades sejam pagas em dia, é importante tomar algumas medidas:
1. Comunicação clara e transparente
Comunique o valor da mensalidade e a data de vencimento com antecedência.
Envie lembretes periódicos sobre o pagamento da mensalidade.
Disponibilize diferentes formas de pagamento para facilitar a vida do cliente.
Mantenha um canal de comunicação aberto com o cliente para que ele possa tirar dúvidas e informar sobre qualquer dificuldade em realizar o pagamento.
2. Flexibilidade e negociação
Ofereça diferentes formas de pagamento, como boleto bancário, cartão de crédito, débito online e dinheiro.
Seja flexível e negocie em casos de atraso. É possível oferecer um parcelamento da dívida ou a isenção de juros e multa.
3. Crie planos de fidelidade que oferecem descontos para clientes que pagam em dia.
Utilize softwares de gestão para automatizar o envio de cobranças e lembretes.
Ofereça a opção de pagamento online para facilitar a vida do cliente.
Utilize ferramentas de análise de crédito para avaliar o risco de inadimplência.
4. Cobrança amigável
Em caso de atraso, realize a cobrança de forma educada e profissional.
Evite cobranças vexatórias ou constrangedoras.
Busque entender as razões do atraso e encontrar soluções em conjunto com o cliente.
5. Ações de cobrança
Se a cobrança amigável não for suficiente, você pode tomar medidas mais contundentes, como:
- Enviar uma carta de cobrança,
- Protestar o título em cartório,
- Cobrar a dívida na Justiça.
Leia também:
Como automatizar a cobrança da mensalidade e evitar atrasos
A inadimplência é um problema que afeta empresas de todos os portes e segmentos, impactando negativamente o fluxo de caixa e a saúde financeira dos negócios.
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