Despesas fixas e variáveis: O que são, como organizar e dicas para otimizar suas finanças

Muitas vezes, devido à má gestão financeira ou à falta de controle sobre despesas fixas e variáveis, tanto famílias quanto empreendimentos acabam se endividando. 

De acordo com dados do IBGE, publicados na Exame, cerca de 60% das empresas (PMEs) no Brasil encerram suas atividades nos primeiros cinco anos.

Esse dado destaca a importância de adotar estratégias eficazes que visam equilibrar despesas fixas e variáveis para manter a saúde financeira de negócios e famílias.

Neste artigo, além de entender as diferenças esses os dois tipos de despesas e como fazer a gestão delas, garantindo sua sobrevivência financeira enquanto aproveita oportunidades de investimento.

Confira nossas dicas práticas e descubra como garantir sua sobrevivência financeira enquanto aproveita oportunidades para crescimento e investimentos futuros.

O que são despesas fixas?

Despesas fixas são custos recorrentes que mantêm valores estáveis em determinado período, independentemente do nível de consumo ou produção. 

Em outras palavras, esses gastos não variam com mudanças nas atividades empresariais ou no uso do orçamento pessoal, o que os torna previsíveis e essenciais para um planejamento eficiente. 

Elas podem ser:

• Aluguel ou parcela do imóvel: Esses custos permanecem inalterados ao longo do contrato, oferecendo previsibilidade no orçamento mensal.
• Mensalidade escolar: Pagamentos de escolas, cursos ou faculdades que possuem valores fixos, geralmente estipulados por semestre ou ano.
• Planos de saúde e seguros: Custos com assistência médica e seguros, como o do automóvel, que possuem contratos de valor fixo por períodos específicos.
• Assinaturas de serviços: Gastos com serviços como internet, TV a cabo ou plataformas de streaming, que são cobrados em valores pré-estabelecidos.

Para empresas, a lógica é a mesma, mas aplicada de uma forma diferente:

• Aluguel do espaço comercial: Manutenção de escritórios, lojas ou galpões, com custos invariáveis durante a vigência do contrato.
• Salário de funcionários fixos: Os pagamentos mensais acordados com colaboradores que têm contrato de trabalho regular.
• Licenciamento de software: Sistemas e ferramentas contratadas para operação do negócio, com pagamentos fixos mensais ou anuais.
• Manutenção de equipamentos: Contratos regulares para serviços de manutenção em máquinas, garantido um custo fixo.

Identificar gastos fixos auxilia tanto indivíduos quanto empresas a compreenderem exatamente quais custos devem ser sempre priorizados, ajudando a organizar o orçamento e prever os recursos disponíveis para outras necessidades.

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O que são despesas variáveis?

As despesas variáveis são custos que flutuam de acordo com o consumo ou o nível de atividades. 

Diferente das fixas, elas são mais instáveis e, portanto, menos previsíveis. 

Confira alguns exemplos:

• Conta de energia elétrica: Oscila conforme o consumo mensal, sendo influenciada por fatores como estação do ano e uso de equipamentos eletrônicos.
• Compras no supermercado: Os valores mudam conforme a quantidade e o tipo de produtos adquiridos.
• Despesas com transporte: Custos como combustível ou aplicativos de mobilidade variam dependendo da frequência e distância das viagens.
• Lazer e entretenimento: Gastos com restaurantes, cinemas, viagens ou eventos são altamente flexíveis e variáveis conforme as preferências e orçamento disponível.

No caso de empreendimentos, poderiam ser:

• Compra de matéria-prima: Varia segundo o volume de produção ou vendas no período, sendo um dos principais exemplos no setor industrial.
• Custo com comissão ou freelancers: Oscila conforme o número de vendas realizadas ou a quantidade de serviços contratados.
• Gastos com marketing: Campanhas de publicidade, promoções ou anúncios podem ter custos ajustados conforme a necessidade e a época do ano.
• Despesas com transporte e logística: Incluem custos de entrega ou transporte de mercadorias, que aumentam ou diminuem com base na demanda.

Compreender custos variáveis é essencial para planejar e ajustar os gastos conforme a realidade financeira, tanto no âmbito pessoal quanto no empresarial. 

A flexibilidade dessas despesas permite maior controle para evitar surpresas e adaptar o orçamento de acordo com diferentes cenários.

Qual o impacto das despesas fixas no orçamento da sua empresa?

As despesas fixas desempenham um papel crucial no planejamento financeiro, tanto de indivíduos quanto de empresas. 

Por serem previsíveis, essas despesas facilitam a criação de orçamentos consistentes, permitindo que os gestores saibam exatamente quanto de sua receita mensal será comprometido. 

Essa previsibilidade é essencial para organizar finanças e priorizar metas de curto e longo prazo, como poupança pessoal ou reinvestimento no negócio.

No entanto, a rigidez delas pode se tornar um desafio durante períodos de crise ou queda de receita. 

Com valores praticamente invariáveis, existe pouca ou nenhuma flexibilidade para cortes imediatos, o que pode limitar a capacidade de ajuste em momentos críticos. 

Por exemplo, uma empresa com altos custos fixos, como aluguel e salários, pode ter dificuldades para equilibrar o orçamento durante uma queda de vendas.

Por outro lado, a gestão eficiente dessas despesas pode melhorar significativamente a saúde financeira. 

Isso inclui revisar regularmente contratos, renegociar valores e buscar alternativas mais acessíveis, como substituição de serviços ou renegociações de taxas. 

Com um controle maior desses custos, você consegue liberar recursos para construir uma base financeira sólida que permita maior estabilidade e flexibilidade em tempos desafiadores.

Como gerenciar despesas de forma eficiente?

Para gerenciar os seus gastos, a criação de um plano bem estruturado é fundamental para identificar padrões, prever custos e garantir recursos para investimentos ou emergências.

Abaixo listamos algumas das principais estratégias para tornar essa gestão mais prática:

1. Identifique as despesas fixas e variáveis

Liste todos os gastos que se mantêm constantes, como aluguel, salários e contratos fixos de serviços. 

Essas categorias devem ser priorizadas no orçamento, pois possuem menor flexibilidade.

Além disso, também é importante incluir custos que oscilam, como matéria-prima, contas de energia e transporte. 

Isso te ajudará a ajustar rapidamente o orçamento em momentos de necessidade.

2. Detalhe o máximo possível

Ao listar suas despesas, segmente e crie subcategorias para evitar generalizações. 

Por exemplo, em despesas fixas empresariais, divida entre "Infraestrutura" (aluguel, serviços de manutenção) e "Remuneração" (salários, benefícios).

Já em despesas variáveis, diferencie "Fornecedores" e "Marketing".

Os detalhes ajudarão a otimizar o tempo utilizado no acompanhamento contínuo e, consequentemente, na tomada de decisões.

3. Monitore e controle de gastos continuamente

Acompanhar suas despesas regularmente, é o primeiro passo para uma gestão eficiente. 

Crie o hábito de registrar os valores em aplicativos como o Notion ou em planilhas.

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Busque verificar esses registros semanalmente ou mensalmente e atualize-os sempre que possível.

Com esse acompanhamento, você poderá observar se existe algum aumento inesperado e, a partir disso, se questionar a necessidade real daquela despesa.

Por exemplo, no caso de um contrato de internet ou telefonia pessoal, verifique se o serviço está cobrando taxas extras. 

No âmbito empresarial, monitore gastos com manutenção e certifique-se de que estão dentro do previsto.

4. Elabore relatórios financeiros

Para uma empresa, os relatórios são ferramentas indispensáveis para entender o estado financeiro atual e planejar o futuro. 

Além de monitorar suas anotações, você pode facilitar a compreensão delas utilizando ferramentas mais específicas para isso, como dashboards no PowerBI.

Lá você pode visualizar gráficos e tabelas que apresentem os números de maneira visual e intuitiva. 

Esse processo não só ajuda a compreender o passado financeiro, mas também auxilia a prever cenários futuros e ajustar estratégias.

5. Revise e negocie periodicamente

Melhor do que avaliar mensalmente suas despesas, é estabelecer metas semanais para se atualizar sobre elas.

Isso garante que ajustes necessários sejam feitos rapidamente.

Além disso, negociar contratos fixos pode gerar uma economia significativa em gastos que envolvam fornecedores, proprietários de imóveis e prestadores de serviços.

Discutir condições melhores pode ser especialmente útil, principalmente se você mantém uma relação longa e confiável.

Na prática, seria renegociar valores de aluguel, considerando o mercado atual ou ajustando o prazo do contrato. 

Outro ponto é revisar possíveis contratos de softwares, buscando e solicitando pacotes mais adequados às suas necessidades reais.

6. Elimine custos desnecessários

Conforme você monitora seus gastos, você será cada vez mais capaz de identificar e cortar possíveis despesas que não ão trazem resultados diretos para você ou sua organização.

Leve sempre em consideração onde você - ou sua empresa - está no momento e questione o quanto isso impacta no desenvolvimento do seu objetivo. 

Por exemplo, para um negócio que precisa cortar gastos e pode ser feito exclusivamente online, optar por coworkings ou home-office ao invés alugar um espaço pode ser o que falta para aliviar uma situação financeira complicada. 

No âmbito pessoal, simplesmente poderia ser avaliar o uso e as vantagens de assinaturas de streaming, por exemplo.

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7. Automatize processos 

A automação de processos ajuda a reduzir erros e economizar tempo. 

Ferramentas como softwares de gestão financeira centralizam tarefas como emissão de notas fiscais, controle de fluxo de caixa e conciliação bancária, otimizando sua rotina. 

Além disso, integrar esses sistemas com outras plataformas da empresa, como vendas e RH, assegura que todas as informações estejam conectadas e atualizadas.

Outra vantagem da automação é a geração de relatórios financeiros periódicos automaticamente. 

Com dados sempre atualizados, é possível tomar decisões rápidas e embasadas.

Sua gestão financeira merece uma conta que dispensa todas as outras

Ao entender a diferença entre suas despesas fixas e variáveis, você ganha clareza para tomar decisões mais assertivas e ajustar seu orçamento conforme a necessidade. 

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