Em 2023, apenas 28.524 empresas no Brasil estavam envolvidas em exportações, evidenciando o vasto potencial inexplorado do comércio exterior para negócios nacionais.

Entrar no mercado global pode parecer uma tarefa desafiadora, mas compreender documentos essenciais, como a invoice, é um dos primeiros passos indispensáveis para o sucesso nessas operações.

Esse documento não é apenas uma formalidade – ele desempenha um papel vital em transações internacionais, funcionando como a base para cálculos tributários, regulamentação aduaneira e acordos comerciais. 

Neste guia, vamos explicar o que é uma invoice, como ela funciona e como usá-la corretamente para garantir operações comerciais eficientes e em conformidade com as exigências legais.

O que é invoice?

Uma invoice é uma fatura comercial utilizada em transações internacionais para documentar a venda de bens ou serviços entre empresas de diferentes países. 

Este documento formal detalha informações cruciais sobre a transação, como dados do vendedor e comprador, descrição dos produtos ou serviços vendidos, quantidades, valores e condições de pagamento.

Como funciona uma invoice?

No contexto do comércio exterior, a invoice serve como base para os processos alfandegários, tributários e logísticos, funcionando como um comprovante oficial da operação. 

Ela é apresentada às autoridades aduaneiras para que estas calculem impostos e taxas, além de ser usada para validar a regularidade da transação.

A emissão da invoice é de responsabilidade do vendedor (exportador), que deve fornecer uma cópia ao comprador (importador) e às autoridades alfandegárias. 

Empresas que vendem bens ou serviços para outros países, independentemente do porte, precisam emitir esse documento para garantir conformidade legal e facilitar os trâmites internacionais.

Como preencher uma invoice?

Uma invoice deve seguir uma estrutura clara e padronizada para garantir que seja aceita em transações internacionais e atenda às exigências legais vigentes. 

Essa padronização facilita a comunicação entre as partes envolvidas e agiliza tramitações alfandegárias.

Uma invoice geralmente é dividida em seções, cada qual com informações indispensáveis para o registro da transação. 

Confira a estrutura básica:

1. Cabeçalho

Na parte superior do documento, geralmente constam:

• Título do documento ("Commercial Invoice" ou "Invoice").
• Número da invoice (número único para identificar a fatura).
• Data de emissão.

2. Informações do emitente e do destinatário

Inclui os dados da empresa fornecedora (vendedor) e do cliente (comprador), tais como:

• Nome ou razão social.
• Endereço completo.
• Número de identificação fiscal (CNPJ no Brasil ou equivalente no exterior).
• Detalhes de contato (telefone, e-mail).

3. Descrição dos produtos ou serviços

Nessa seção, devem constar:

• Nome e descrição detalhada de cada item ou serviço.
• Quantidade.
• Unidade de medida (exemplo: unidades, peso, volume).
• Valor unitário.

4. Detalhes financeiros

Inclua todas as informações relacionadas ao custo final da operação, como:

• Valor total (somatório de todos os itens e serviços).
• Moeda da transação (USD, EUR, etc.).
• Taxas adicionais (frete, seguro, impostos, se aplicáveis).

5. Termos e Condições da Transação (Incoterms)

Aqui são mencionados:

• Formas de pagamento (transferência bancária, carta de crédito, etc.).
• Incoterms aplicáveis (FOB, CIF, entre outros).
• Prazos para pagamento ou entrega.

6. Informações adicionais (opcional)

Dependendo do contexto, podem ser exigidas informações extras, como:

• Código HS (Harmonized System) para classificação de mercadorias.
• Dados de transporte (nome da transportadora, número de rastreamento).
• Declarações específicas, como "Exportação isenta de impostos."

Cada componente desempenha um papel crucial na aceitação da invoice em transações internacionais. 

Veja quais são os principais:

• Número da invoice: ajuda a rastrear a transação, funcionando como um identificador exclusivo.
• Dados do emitente e destinatário: são essenciais para facilitar a comunicação entre as partes e atender a exigências legais.
• Descrição detalhada: evita mal-entendidos sobre o que está sendo comercializado e é necessário para cálculos de impostos alfandegários.
• Moeda da transação: garante que ambas as partes estejam alinhadas quanto ao valor devido.
• Incoterms: define responsabilidades e custos entre comprador e vendedor, prevenindo disputas.

Exemplo prático de modelo de invoice

Confira descrição sobre um modelo ideal de invoice:

Esse modelo base reflete os principais componentes que devem constar em uma invoice, adaptável à transação que está sendo formalizada.

Passo a passo de como emitir invoice

Emitir uma invoice corretamente é um passo fundamental para garantir que suas transações internacionais sejam realizadas de maneira eficiente e em conformidade com as exigências legais. 

Confira o passo a passo:

1. Reúna informações básicas da transação

Certifique-se de ter todos os dados necessários, como os tipos de produtos ou serviços vendidos, valores negociados, e informações do comprador e vendedor. 

Estes são os fundamentos para começar a preencher o documento de forma precisa.

2. Inclua os dados do emitente e do destinatário

Adicione o nome completo ou razão social, endereço, telefone e outros dados de contato do vendedor (emitente) e do comprador (destinatário). 

Inclua também informações de cadastro, como número do CNPJ ou equivalente internacional.

3. Detalhe os produtos ou serviços

Descreva cada item ou serviço de forma clara, informando a quantidade, especificações (como tamanhos, materiais ou modelos), unidade de medida e valor unitário. 

Essa descrição é essencial para evitar problemas aduaneiros ou dúvidas sobre a transação.

4. Indique os valores totais e taxas

Informe o valor total da transação, discriminando possíveis taxas adicionais, como frete, seguro, ou impostos aplicáveis. 

Certifique-se de que os números estejam corretos, já que a invoice será usada como base para cálculo de impostos e registros fiscais.

5. Especifique condições e termos de pagamento

Inclua os métodos de pagamento aceitos (como transferência bancária ou carta de crédito), prazos e qualquer informação adicional referente às condições do contrato.

6. Adicione informações adicionais necessárias

Alguns mercados específicos ou autoridades aduaneiras podem exigir detalhes extras, como número de identificação fiscal, códigos HS (Harmonized System) ou referências contratuais. 

Certifique-se de atender a esses requisitos, conforme aplicável.

7. Finalize o documento e verifique erros

Antes de emitir, revise todas as informações inseridas para garantir a exatidão. 

Pequenos erros podem atrasar processos alfandegários ou causar problemas com o cliente.

Seguindo essas etapas, sua empresa terá maior confiabilidade e eficiência em transações internacionais, reduzindo riscos de erros ou atrasos. 

Assim, a invoice torna-se mais do que um documento; é uma ferramenta indispensável para o crescimento dos seus negócios em mercados globais.

Como pagar invoice?

O pagamento de uma invoice é realizado conforme os termos e condições estabelecidos pelo vendedor e comprador no momento da negociação. 

Geralmente, os métodos de pagamento mais comuns incluem transferências bancárias internacionais, cartões de crédito ou soluções digitais de pagamento. 

É importante que o comprador siga rigorosamente os prazos e métodos acordados para evitar penalidades ou atrasos na entrega dos produtos ou serviços.

Além disso, é fundamental verificar se todas as informações da invoice estão corretas, como valores, moeda de transação e detalhes bancários do vendedor, já que pequenos erros podem causar transtornos ou atrasos no pagamento. 

Caso o pagamento envolva diferentes moedas, é essencial estar atento às taxas de câmbio vigentes e aos custos adicionais associados.

Leia também:

• Plataformas de pagamento online: escolha a ideal para o seu negócio
• Como preencher um recibo? Passo a passo com emissão online gratuita
• Como funciona o Pix para empresas?

Quais são as taxas para pagar uma invoice?

Ao pagar uma invoice, podem surgir taxas como:

• Taxa de câmbio: caso o pagamento envolva moedas diferentes, o banco ou a instituição de pagamento aplicará a taxa de câmbio do dia.
• Taxas bancárias: muitas transferências internacionais incluem custos fixos ou percentuais, dependendo da instituição financeira.
• Taxas de processamento: em casos de pagamentos via soluções digitais ou cartões de crédito, podem ser aplicadas taxas pelo uso dessas plataformas.

O comprador deve avaliar essas taxas para evitar surpresas no custo final da operação e garantir que o valor recebido pelo vendedor corresponda ao esperado.

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Compreender e gerir invoices de forma correta é um dos pilares para o sucesso no comércio exterior – e para empresas que buscam otimizar o gerenciamento de documentos financeiros, contar com ferramentas especializadas é essencial. 

A solução de Gestão de Cobrança da InfinitePay oferece funcionalidades que vão além do básico, permitindo centralizar cobranças, monitorar pagamentos em tempo real e automatizar processos de conciliação. 

Com essa ferramenta, sua empresa reduz erros, economiza tempo e mantém um controle completo das operações financeiras.

Veja como funciona a Gestão de Cobrança automática:

1. Escolha para quem deseja enviar a cobrança

No app ou na web, clique em Gestão de cobranças e selecione o cliente. Se ele não estiver cadastrado, você pode cadastrar na hora.

2. Defina o parcelamento e a recorrência

Escolha em até quantas parcelas seu cliente poderá pagar e determine se a cobrança se repetirá. Também é possível repassar as taxas ao cliente.

3. Ative a cobrança automática em segundos

Seu cliente receberá um aviso sobre o pagamento por WhatsAapp e por e-mail e poderá pagar por Pix, cartão ou boleto.

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