12 passos: Como fazer a gestão de férias dos seus funcionários

Tarefa normalmente realizada pelo departamento de Recursos Humanos, a Gestão de Férias é essencial para qualquer empresa, pois tem como prioridade evitar que exista qualquer problema legal em relação aos seus funcionários.

Problemas corriqueiros podem ser evitados, como o clássico pagamento em dobro do valor das férias devido a prazos vencidos.

Através da gestão de férias, a empresa trabalha em cima de uma imagem positiva para seus funcionários, o que resulta em quadros motivacionais para que estes trabalhem com maior satisfação dentro da organização.

Por dentro da lei

Todo funcionário espera poder usufruir de suas férias de forma justa e, por isso, este assunto é extremamente importante tanto para eles quanto para o empregador.

Por isso, é essencial que ambas as partes tenham conhecimento total das questões que cercam este assunto. Este conhecimento é de grande valia quando chega o momento de planejar as férias dos empregados.

Todo empregado tem direito a um período de férias por ano, sem prejudicar a sua remuneração.

Este é o princípio do artigo 129 da CLT: a cada 12 meses de atividade em relação ao seu contrato de trabalho, o funcionário tem direito a 30 dias de férias, que pode ser gozado em seu período total ou reduzido de forma proporcional, de acordo com faltas que não foram justificadas em seu período aquisitivo.

6 pontos que você precisa SABER sobre a gestão de férias

1. Obrigações de período

Antes, era obrigatório que funcionários abaixo de 18 anos e acima de 50 anos tirassem férias em um período único de 30 dias.

Com a nova lei trabalhista, estes funcionários deixaram de ser exceção e pode ter o período parcelado.

A lei prevê que as férias podem ser divididas em até três períodos, sendo um deles obrigatoriamente maior que 14 dias corridos e nenhum inferior a 5.

2. Dias para iniciar as férias

A lei não permite que o início do período de férias seja em algum dia em que o funcionário não trabalha.

É necessário, portanto, que as férias se iniciem em um dia útil, alinhando-se à jornada de trabalho dele.

3. Dias para terminar as férias

De acordo com a lei, o funcionário deve voltar a trabalhar no primeiro dia útil após o fim do período de suas férias.

Por isso, mesmo que sua jornada termine em um sábado ou domingo, o funcionário só deverá voltar a trabalhar no próximo dia útil, que, neste caso, seria a segunda-feira.

4. De quem parte a decisão do período de férias

Apesar de ser bastante comum nos depararmos com cenários em que o empregado sugere o período para o gozo de suas férias, quem deve decidir este momento é o empregador.

Esta informação é importante quando estamos diante de casos em que o período de férias do funcionário vai vencer em breve.

Apesar disso, é sempre importante buscar ouvir as preferências do funcionário para que exista um acordo entre ambas as partes.

5. Aviso de férias: quando fazê-lo

O empregado deve ter conhecimento do aviso de férias com, no mínimo, 30 dias antes do início das férias de fato.

Isto deve ser feito para que o funcionário possa se programar para gozar propriamente do período de descanso, assim como para que a empresa se organize durante o período em que este empregado esteja ausente.

6. Quando um funcionário tem direito a menos de 30 dias de férias?

Caso o empregado falte de 6 a 14 dias dentro do período de um ano (12 meses), ele terá direito a apenas 24 dias de férias. Caso falte entre 15 e 23 dias, o número de dias de férias cai para 18.

Se o número de faltas for entre 24 a 32 dias, este funcionário terá direito a apenas 12 dias de férias.

Agora que você já sabe de algumas particularidades sobre as limitações e obrigações em relação à gestão do período de férias dos funcionários, vamos partir para as tarefas necessárias para a boa realização dessa gestão! #ConfereAi :)

6 pontos que você precisa FAZER para conceder férias

1. Gestão do histórico de férias dos funcionários

Para que a gestão de férias seja realizada de forma eficaz, é importante ter um histórico detalhado dos períodos de férias gozadas pelos empregados.

Este histórico pode ser solicitado para a contabilidade da empresa, ou para o responsável pela folha de pagamentos da mesma. Existem três fatores que são de grande importância para este histórico, são eles: NOME DO FUNCIONÁRIO, PERÍODO AQUISITIVO e DIAS DE FÉRIAS GOZADOS.

É de extrema importância ter acesso a essas informações, para que a gestão de férias seja eficiente.

A empresa pode ser acionada judicialmente em casos específicos, nos quais, por exemplo, um funcionário deixou de gozar de suas férias dentro do período previsto em lei.

2. Defina e torne clara e acessível a política de férias da empresa

De acordo com a reforma trabalhista, é possível dividir o período das férias em três, sendo necessário que todos tenham duração de, no mínimo, 5 dias corridos. Outra condição é que um deles seja superior a 14 dias corridos.

O acordo em relação a essa divisão deve ser feito entre ambas as partes (empregador e empregado), e jamais imposto pelo empregador.

É importante que todas as definições sobre o assunto sejam expostas em locais de acesso a todos os funcionários.

A partir destas definições, é possível utilizar ferramentas como planilha para organizar e registrar todas as solicitações de férias dos funcionários, sempre respeitando a política criada.

A comunicação transparente é um fator essencial para que os funcionários tenham a consciência de que todos estão desfrutando do mesmo direito, sem privilégios para grupos específicos.

3. Organize-se para conceder férias sem comprometer a empresa

É importante que as férias dos funcionários não entrem em conflito com momentos de grande demanda interna da empresa.

Por exemplo, se uma loja costuma ter mais movimento no fim do ano, o ideal é que as férias de funcionários aconteça em outros meses.

Lembramos que cada organização funciona de uma forma específica e que o ideal é que seus gestores tenham consciência dos momentos mais oportunos e menos frágeis para lidarem com a ausência de alguns funcionários.

4. Treine e prepare a equipe para as ausências

Um funcionário de férias não pode ficar com seu lugar desocupado, sem que ninguém assuma suas tarefas.

Por isso, para que a empresa continue realizando suas atividades sem grandes prejuízos em sua atuação, é necessário que todos os processos realizados pelo funcionário ausente sejam realizados por outro profissional.

Portanto, antes do período de férias do empregado se iniciar, o supervisor da área que será afetada pela ausência defina com clareza quem ficará encarregado pelo trabalho do funcionário que entrará em recesso.

Em alguns casos, treinamentos são necessários para que as atividades continuem acontecendo de acordo com o planejado.

Um período médio de 15 dias de antecedência pode ser o suficiente para que tudo esteja alinhado antes das férias se iniciarem.

5. Prazos bem definidos

Para uma melhor organização da gestão, é importante que exista um prazo para que os funcionários realizem seus pedidos de férias.

Assim, é possível ter tempo para planejar corretamente as férias de cada empregado sem que a empresa tenha sua produção prejudicada pela ausência de algum empregado.

Estes registros podem ser feitos da forma que a organização de recursos humanos achar mais viável para se preparar para realizar a gestão de férias.

A partir do momento em que todos os pedidos estejam registrados, com datas informadas e a organização finalizada, é importante deixar o calendário de férias exposto para que nenhum funcionário seja surpreendido.

O diálogo com finalidade de acordo entre todas as partes é extremamente necessário, visto que é muito comum nos depararmos com empregados desejando tirar férias no verão ou próximas de algumas datas comemorativas.

E, obviamente, sabemos que uma empresa inteira, principalmente quando trabalha com comércio, não pode entrar em férias em conjunto, ao mesmo tempo. Por isso, a busca pela compreensão de todos em relação às necessidades de cada um deve ser sempre encorajada.

6. Nenhuma área deve ser sobrecarregada

Quando um funcionário entra de férias, alguém deve assumir suas tarefas. Muitas vezes isso acontece realocando obrigações do empregado que está em ausência para algum outro funcionário que, além de ter de lidar com a demanda pessoal, deve lidar também com o trabalho da pessoa ausente.

Para evitar o acúmulo de funções nestes momentos, algumas empresas optam por contratar funcionários temporários para suprir a demanda que continua existindo.