Clientes inadimplentes: 10 dicas de como lidar

A inadimplência é um problema recorrente em muitas empresas, independentemente do porte ou segmento de atuação: quando um cliente atrasa ou deixa de pagar uma dívida, isso pode impactar diretamente o fluxo de caixa, dificultando a manutenção das operações e o crescimento do negócio.

Segundo um estudo publicado em 2024 pelo Estadão E-Investidor, o valor médio das dívidas dos brasileiros atingiu R$ 1.388,41, um aumento de 12,2% em relação ao ano anterior. 

Lidar com clientes inadimplentes exige estratégia, paciência e uma abordagem profissional para evitar desgastes e aumentar as chances de recuperação do crédito. 

Pensando nisso, reunimos 10 dicas essenciais para ajudar você a reduzir a inadimplência e melhorar o controle financeiro da sua empresa.

Leia também: O que é inadimplência, como afeta o seu negócio e 5 dicas par evitá-la

Como reduzir a inadimplência: 10 dicas para resolver o problema

A inadimplência pode ter diversas origens, desde o esquecimento comum do cliente, até a falta de recursos financeiros para o pagamento do valor em aberto. 

Identificar o porquê dos clientes não estarem pagando é o primeiro passo para desenvolver estratégias eficazes de cobrança e prevenção, já que compreender as motivações por trás do não pagamento pode ajudar na criação de abordagens personalizadas que sejam mais efetivas em resolver o problema.

A prevenção se torna uma maneira eficaz lidar com a inadimplência – quanto mais eficiente for a sua gestão financeira e de cobranças, menor será a incidência de clientes em atraso. 

Aqui estão algumas estratégias para reduzir a inadimplência e manter um fluxo de caixa saudável:

1. Tenha um cadastro de clientes atualizado e completo

Um dos primeiros passos para evitar inadimplência é ter um banco de dados atualizado e bem estruturado. 

Ao cadastrar seus clientes, certifique-se de coletar informações essenciais, como nome completo, CPF/CNPJ, endereço, e-mail e telefone para contato – isso facilitará a comunicação caso seja necessário cobrar um pagamento em atraso.

Além disso, é recomendável verificar o histórico de crédito do cliente antes de conceder prazos mais longos para pagamento, reduzindo os riscos de inadimplência.

2. Estabeleça uma política de crédito clara

Definir critérios para concessão de crédito é fundamental para evitar surpresas desagradáveis.

Algumas práticas recomendadas incluem:

• Analisar a capacidade de pagamento do cliente antes de oferecer prazos mais extensos.
• Definir limites de crédito conforme o perfil do consumidor.
• Criar regras para pagamentos parcelados, incluindo taxas e juros para atrasos.

Ao deixar essas condições claras desde o início, você reduz a probabilidade de inadimplência e garante que ambas as partes estejam cientes dos compromissos financeiros.

3. Ofereça diferentes formas de pagamento

Disponibilizar múltiplas opções de pagamento pode facilitar a vida do cliente e reduzir o número de inadimplentes. 

Considere aceitar cartões de crédito, boleto bancário, Pix e até mesmo carteiras digitais, já que métodos de pagamento mais flexíveis permitem que o consumidor escolha a opção mais conveniente, reduzindo as chances de atrasos.

Além disso, oferecer descontos para pagamentos à vista pode incentivar os clientes a quitarem suas dívidas mais rapidamente, evitando problemas futuros.

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4. Incentive os pagamentos no prazo 

Ofereça descontos ou benefícios para pagamentos realizados dentro do prazo: por exemplo, você pode oferecer um desconto percentual na próxima compra ou reduzir uma porção do saldo devido se o pagamento for realizado até a data de vencimento. 

Outro método é proporcionar benefícios cumulativos, como pontos em programas de fidelidade que podem ser trocados por produtos, serviços ou até descontos futuros. 

Implementar esses incentivos traz benefícios para o negócio, aumentando a possibilidade de melhor liquidez e previsibilidade de fluxo de caixa.

5. Eduque seus clientes 

Informe claramente as políticas de pagamento e as consequências do não cumprimento: isso pode ser feito através de comunicações claras e transparentes no momento da venda, e reforçadas em faturas e lembretes de pagamento. 

6. Automatize os lembretes de pagamento

Uma das principais razões para o atraso no pagamento de contas é o esquecimento – nesse caso, implementar um sistema automatizado de lembretes pode ajudar a reduzir significativamente esse problema. 

Use e-mails, SMS ou notificações no WhatsApp para lembrar seus clientes sobre vencimentos próximos.

Dicas para lembretes eficazes:

• Enviar uma notificação dias antes do vencimento.
• Reenviar um alerta no dia do vencimento.
• Caso o pagamento não seja realizado, programar um lembrete amigável poucos dias após o prazo.

Essas ações podem ser implementadas por meio de softwares de gestão financeira, como a Gestão de Cobrança da InfinitePay.

7. Mantenha a cordialidade nas cobranças 

A abordagem deve ser firme, mas sempre respeitosa e profissional: quando se trata de cobrar clientes, a maneira como a mensagem é comunicada pode fazer uma grande diferença na resposta e na preservação do relacionamento. 

Por exemplo, iniciar a comunicação com uma verificação da satisfação do cliente em relação ao produto ou serviço oferecido pode ser uma maneira gentil de engajar antes de mencionar qualquer débito pendente. 

Além disso, usar frases como “Gostaríamos de lembrar que o prazo para o pagamento da sua fatura está se aproximando” ou “Por favor, informe-nos se há algum impedimento para a realização do pagamento” pode manter um tom amigável e colaborativo.

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8. Crie um plano de renegociação para clientes inadimplentes

Mesmo com todas as precauções, alguns clientes podem atrasar os pagamentos, por isso, é essencial ter uma estratégia de renegociação bem definida. 

Algumas abordagens incluem:

• Oferecer parcelamento da dívida com condições especiais.
• Reduzir juros ou multas para incentivar o pagamento rápido.
• Estabelecer prazos realistas que se encaixem na capacidade financeira do cliente.

Ter flexibilidade na renegociação aumenta as chances de recuperar valores em aberto sem perder o cliente.

9. Conte com uma gestão de cobrança eficiente

Uma boa gestão de cobrança ajuda a empresa a agir de maneira profissional e eficaz na recuperação de créditos. 

Algumas estratégias incluem:

• Definir um fluxo de cobrança com prazos e abordagens específicas.
• Contar com ferramentas de controle financeiro para acompanhar pagamentos e inadimplências.
• Se necessário, recorrer a serviços terceirizados de cobrança para recuperar dívidas de forma legal e ética.

Com um processo bem estruturado, você pode minimizar os impactos da inadimplência e garantir a sustentabilidade financeira do seu negócio.

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10. Monitore regularmente a inadimplência 

Mantenha-se atento às tendências e ajuste as estratégias conforme necessário. 

Este processo envolve:‍

• ‍Análise de dados de pagamento: utilize softwares de gestão financeira para analisar o comportamento de pagamento dos clientes e identificar quais estão mais propensos a se tornarem inadimplentes.

• ‍Revisão periódica das políticas de crédito: com base nos dados coletados, as políticas de crédito devem ser ajustadas para melhor gerenciar o risco de crédito associado a diferentes segmentos de clientes.

• ‍Feedback contínuo: integração de feedback dos processos de cobrança para entender as razões por trás dos atrasos de pagamento e ajustar as abordagens conforme necessário.

Cada uma dessas dicas pode ser adaptada e personalizada para se adequar às necessidades específicas de cada negócio – a chave é manter uma abordagem proativa e flexível na gestão da inadimplência.

Confira guia completo de como gerar cobranças automáticas.

Como cobrar um cliente inadimplente?

A cobrança de clientes inadimplentes deve ser feita com equilíbrio entre firmeza e cordialidade. 

Algumas boas práticas incluem:

• Ter um contrato bem elaborado, especificando prazos e penalidades.
• Oferecer condições de pagamento flexíveis, como parcelamento, renegociação ou descontos podem facilitar a quitação da dívida.
• Automatizar o envio de boletos e lembretes para evitar que o cliente esqueça do pagamento.
• Manter um bom relacionamento com os clientes, reforçando a confiança.
• Caso o pagamento não seja realizado, entre em contato rapidamente para entender a situação e sugerir soluções.
• Registrar todas as tentativas de contato ajuda a manter um histórico e serve como evidência em caso de necessidade de medidas legais.
• Evitar abordagens agressivas para não prejudicar a reputação da empresa.
• Ter um setor especializado em cobrança, preparado para negociar e resolver situações de inadimplência de forma profissional.

Saiba mais sobre o que é inadimplente, quais as causas e como evitar.

Frases para cobrar um cliente inadimplente

Uma abordagem cuidadosa na escolha das palavras pode fazer a diferença na resposta do cliente. 

Veja alguns exemplos de frases eficazes para diferentes situações:

1. Cobrança amigável:
   "Olá, [Nome do Cliente], percebemos que o pagamento referente à [descrição do serviço/produto] ainda não foi identificado. Caso já tenha realizado, desconsidere este aviso. Se precisar de alguma ajuda, estamos à disposição!"
2. Lembrete educado:
   "Oi, [Nome do Cliente], apenas um lembrete de que o vencimento da sua fatura foi em [data]. Caso precise de mais informações ou deseje negociar, entre em contato conosco. Estamos aqui para ajudar!"
3. Proposta de renegociação:
   "Prezado [Nome do Cliente], entendemos que podem surgir imprevistos. Podemos oferecer uma condição especial para a regularização do seu débito. Fale conosco para encontrar a melhor solução!"
4. Alerta antes de medidas mais drásticas:
   "Caro [Nome do Cliente], até o momento, não identificamos o pagamento referente a [descrição do débito]. Caso o pagamento não seja realizado até [data], poderemos tomar medidas administrativas, como o envio da dívida para um órgão de proteção ao crédito. Se precisar de ajuda, estamos disponíveis para conversar."

O que diz o Código do Consumidor?

O Código de Defesa do Consumidor (CDC) estabelece diretrizes para a cobrança de débitos, garantindo que o consumidor não seja exposto a constrangimentos ou abusos. 

Segundo o artigo 42 do CDC:

• O consumidor inadimplente não pode ser exposto ao ridículo ou submetido a constrangimento ou ameaça.
• A empresa tem o direito de cobrar a dívida, mas deve fazê-lo de forma respeitosa e dentro dos limites legais.
• Caso haja erro na cobrança, o consumidor tem direito à devolução do valor pago em dobro, acrescido de juros e correção monetária.

Além disso, o credor pode negativar o nome do consumidor nos órgãos de proteção ao crédito, como Serasa e SPC, mas deve notificá-lo previamente sobre essa ação.

O que é proibido fazer?

Ao cobrar um cliente inadimplente, algumas práticas são proibidas por lei, incluindo:

• Exposição pública do devedor: divulgar a dívida publicamente, como em redes sociais ou listas de inadimplentes afixadas em locais visíveis, é ilegal e pode gerar processos por danos morais.
• Ameaças e intimidações: usar linguagem agressiva, pressionar emocionalmente o cliente ou sugerir consequências exageradas pode configurar crime.
• Ligações excessivas ou em horários inadequados: é proibido realizar cobranças de forma abusiva, como ligações em horários impróprios ou contatos insistentes.
• Cobrança para terceiros: não é permitido informar a dívida a parentes, amigos ou colegas de trabalho do cliente.

Qual é o impacto da inadimplência em uma empresa?

A inadimplência pode ter consequências severas para um negócio, independentemente do seu porte ou segmento. 

Quando clientes atrasam ou deixam de pagar suas contas, a empresa enfrenta desafios que afetam diretamente sua saúde financeira e sua capacidade de crescimento. 

Entre os principais impactos da inadimplência, podemos destacar:

• Fluxo de caixa comprometido: sem o recebimento dos valores esperados, a empresa pode ter dificuldades para honrar seus compromissos, como o pagamento de fornecedores, salários e despesas operacionais.
• Aumento dos custos operacionais: a cobrança de clientes inadimplentes demanda recursos adicionais, como tempo da equipe financeira e investimentos em ferramentas de cobrança.
• Dificuldade de planejamento: com pagamentos incertos, a empresa perde previsibilidade financeira, dificultando a realização de investimentos e o crescimento sustentável do negócio.
• Taxas de juros e endividamento: para cobrir a falta de receita, muitas empresas acabam recorrendo a empréstimos e linhas de crédito, o que gera mais despesas devido às taxas de juros.
• Risco de falência: em casos extremos, uma alta taxa de inadimplência pode levar um negócio à insolvência, especialmente se a empresa já opera com margens reduzidas.

Por isso, a gestão eficiente da cobrança e a adoção de estratégias para evitar a inadimplência são essenciais para manter a empresa financeiramente saudável.

Como evitar a inadimplência no seu negócio?

Prevenir a inadimplência exige um conjunto de boas práticas que incluem desde a análise do perfil dos clientes até a implementação de processos mais eficientes de cobrança: estabelecer regras claras de pagamento, oferecer múltiplas formas de quitação e manter um contato próximo com os clientes são medidas fundamentais para reduzir o risco de atrasos e inadimplência.

Mas, além de adotar essas estratégias, contar com uma ferramenta que automatiza o processo de cobrança pode fazer toda a diferença – isso garante que as notificações sejam enviadas no momento certo e que os clientes tenham opções facilitadas para realizar o pagamento. 

É aí que entra a Gestão de Cobrança da InfinitePay.

Com essa solução, você pode automatizar suas cobranças, garantindo que seus clientes sejam notificados sobre os pagamentos sem que você precise fazer isso manualmente. 

Confira alguns dos principais benefícios:

• Cobrança automática por múltiplos canais: seu cliente recebe notificações de pagamento por WhatsApp e e-mail, evitando esquecimentos e atrasos.
• Flexibilidade para o cliente pagar como preferir: Pix, boleto bancário e cartão de crédito (com parcelamento em até 12 vezes).
• Gestão facilitada das pendências: crie um perfil para cada cliente, acompanhe os valores devidos e saiba exatamente quando vai receber.
• Controle total das cobranças: defina vencimentos e acompanhe os pagamentos em um painel simples e intuitivo.
• Relatórios detalhados: baixe dados sobre suas vendas e tenha um controle financeiro mais eficiente.

Com a Gestão de Cobrança da InfinitePay, você evita atrasos, melhora seu fluxo de caixa e reduz a inadimplência no seu negócio de forma simples e automatizada.