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Administrar uma empresa exige atenção constante às obrigações fiscais e tributárias – no entanto, muitos empreendedores acabam deixando de cumprir algumas dessas obrigações, o que pode levar a complicações sérias, como a inaptidão do CNPJ.
Ter um CNPJ inapto significa que a empresa está irregular perante a Receita Federal, o que pode resultar em penalidades, restrições operacionais e até mesmo a impossibilidade de continuar suas atividades legalmente.
Isso pode acontecer por diversos motivos, como a falta de entrega de declarações fiscais obrigatórias ou inconsistências cadastrais.
Se sua empresa recebeu essa classificação ou se você quer evitar que isso aconteça, este guia completo vai te ajudar.
O que é CNPJ inapto?
O CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é um número de identificação essencial para qualquer empresa no Brasil – no entanto, em alguns casos, a Receita Federal pode classificar um CNPJ como "inapto”, ou seja, a empresa apresenta irregularidades cadastrais e não está cumprindo suas obrigações fiscais corretamente.
Quando um CNPJ se torna inapto, ele perde sua regularidade fiscal, o que pode trazer diversas restrições e penalidades para a empresa, como impossibilidade de emitir notas fiscais, dificuldades para obter crédito e até o risco de ser declarada inativa, o que pode levar ao cancelamento definitivo do cadastro.
Esse status pode ser aplicado a negócios de qualquer porte, desde MEIs (Microempreendedores Individuais) até grandes empresas, caso não atendam às exigências da Receita Federal.
Por que um CNPJ fica inapto?
O CNPJ pode ser considerado inapto pela Receita Federal quando a empresa deixa de cumprir determinadas obrigações fiscais.
As principais razões para a inaptidão são:
1. Ausência de declarações obrigatórias
Se uma empresa deixa de entregar declarações fiscais obrigatórias por dois anos consecutivos, a Receita Federal pode considerar o CNPJ inapto.
As principais declarações que precisam ser enviadas incluem:
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Escrituração Contábil Digital (ECD)
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
- Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DIRPJ)
- Declaração Simplificada para o MEI (DASN-SIMEI)
2. Divergências cadastrais
Caso a empresa esteja com informações incorretas ou desatualizadas no cadastro da Receita Federal, como endereço ou sócios, o CNPJ pode ser considerado inapto.
3. Falta de movimentação e ausência de regularização
Se a empresa parou de operar e não comunicou oficialmente o encerramento das atividades, a Receita pode interpretar isso como um indicativo de que o negócio não está cumprindo suas obrigações fiscais.
4. Descumprimento de obrigações acessórias
Além das declarações principais, há outras obrigações acessórias que precisam ser cumpridas, como a entrega de Sped Fiscal, contribuições previdenciárias e obrigações estaduais ou municipais, dependendo do regime tributário da empresa.
5. Irregularidades detectadas pela Receita Federal
A Receita Federal pode realizar auditorias e cruzamentos de dados que identifiquem inconsistências fiscais, levando o CNPJ à inaptidão caso as pendências não sejam regularizadas.
Valor da multa para CNPJ inapto
Empresas que têm o CNPJ considerado inapto pela Receita Federal podem ser penalizadas com multas.
Os valores variam de acordo com o tipo de empresa, o regime tributário e o tempo de irregularidade.
Veja os principais pontos:
1. Multas por falta de entrega de declarações
Se a empresa deixou de apresentar obrigações fiscais, poderá receber multas proporcionais ao tempo de atraso e ao tributo devido.
Por exemplo:
- DASN-SIMEI (para MEIs): multa mínima de R$ 50,00 ou 2% ao mês sobre o total de tributos declarados, limitada a 20% do valor total.
- DCTF e ECF (empresas no Lucro Presumido ou Real): podem gerar multas de R$ 500,00 a R$ 1.500,00 por mês-calendário em atraso.
2. Multas por irregularidades cadastrais
Caso a empresa tenha informações incorretas ou desatualizadas, pode ser penalizada.
Se houver omissão de dados relevantes, a Receita pode aplicar multas que variam conforme a gravidade da infração.
3. Multa pelo uso de CNPJ inapto
Empresas que continuam operando mesmo estando inaptas podem ser penalizadas com multa equivalente a 75% do valor dos tributos devidos, podendo chegar a 225% em caso de fraude fiscal.
4. Multas estaduais e municipais
Além das penalidades da Receita Federal, estados e municípios também podem aplicar multas relacionadas ao não pagamento de tributos estaduais (ICMS) e municipais (ISS).A inaptidão do CNPJ pode gerar complicações financeiras e jurídicas significativas para a empresa, por isso, regularizar a situação o mais rápido possível é fundamental para evitar problemas maiores.
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Passo a passo de como regularizar CNPJ inapto
Se sua empresa foi classificada como CNPJ inapto, é essencial agir rapidamente para regularizar a situação e evitar penalidades.
O processo pode parecer burocrático, mas seguindo os passos corretos, é possível resolver tudo de forma organizada.
Confira abaixo o passo a passo para regularizar um CNPJ inapto:
1. Acesse o site da Receita Federal
O primeiro passo para regularizar o CNPJ é verificar qual é o motivo da inaptidão.
Para isso:
- Acesse o Portal da Receita Federal;
- Clique na opção "Consulta Situação Cadastral no CNPJ";
- Informe o número do CNPJ da empresa e o código de verificação solicitado;
- O sistema informará se o CNPJ está inapto e qual a razão da inaptidão.
2. Verifique as pendências fiscais
Com o motivo da inaptidão identificado, o próximo passo é verificar quais obrigações não foram cumpridas.
Isso pode incluir:
- Falta de entrega de declarações fiscais (DCTF, DASN-SIMEI, ECF, etc.);
- Pendências de pagamento de tributos;
- Divergências cadastrais na Receita Federal.
Para isso, você pode acessar o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) no site da Receita Federal:
- Faça login com gov.br ou um certificado digital;
- Vá até "Certidões e Situação Fiscal" e verifique as pendências listadas.
Caso a empresa esteja no Simples Nacional, a consulta pode ser feita no Portal do Simples Nacional para verificar débitos e declarações em atraso.
3. Regularize as obrigações pendentes
Agora que você já sabe quais são as pendências, é hora de resolvê-las.
O que fazer depende do motivo da inaptidão:
- Se o problema for a falta de entrega de declarações, envie todas as declarações atrasadas pelo sistema correspondente (DCTF, ECF, DASN-SIMEI, etc.);
- Se houver débitos fiscais, gere as guias de pagamento no site da Receita Federal ou no Portal do Simples Nacional e quite os valores devidos;
- Se houver inconsistências cadastrais, atualize os dados da empresa no Portal Redesim ou diretamente na Receita Federal.
Caso sua empresa tenha dificuldades financeiras para quitar os tributos, é possível parcelar a dívida diretamente no site da Receita Federal.
4. Acompanhe a situação do CNPJ
Após tomar todas as providências, é necessário acompanhar o status da regularização – isso pode ser feito acessando periodicamente o portal da Receita Federal para verificar se a inaptidão foi retirada.
O tempo para a Receita Federal processar a regularização pode variar, mas normalmente ocorre dentro de 5 a 15 dias úteis após o cumprimento das exigências.
Se, mesmo após regularizar as pendências, o CNPJ continuar inapto, pode ser necessário entrar em contato diretamente com a Receita Federal por meio do atendimento presencial (mediante agendamento) ou pelo canal virtual e-CAC.
Quanto tempo leva para regularizar um CNPJ inapto?
O tempo necessário para regularizar um CNPJ inapto depende de alguns fatores, como o tipo de pendência e a rapidez com que as obrigações são resolvidas.
Em geral, o processo pode levar de alguns dias a algumas semanas.
Veja o que influencia esse prazo:
1. Tempo para identificar as pendências
Se a empresa já tem acesso ao e-CAC e consegue consultar suas pendências rapidamente, pode iniciar o processo de regularização no mesmo dia.
Caso contrário, pode levar 1 a 3 dias úteis para reunir todas as informações necessárias.
2. Tempo para entregar declarações atrasadas
Se a inaptidão ocorreu devido à falta de declarações fiscais, o prazo depende de quantas declarações estão pendentes e da complexidade de cada uma.
Para declarações simples, como a DASN-SIMEI, a regularização pode ser feita no mesmo dia.
Já declarações mais complexas, como a DCTF ou ECF, podem levar de 2 a 5 dias úteis para serem preenchidas e enviadas corretamente.
3. Tempo para pagamento de débitos
Se houver tributos em atraso, o prazo dependerá do tempo necessário para gerar as guias de pagamento e efetuar a quitação.
Após o pagamento, a Receita Federal geralmente demora até 5 dias úteis para atualizar a situação da empresa.
4. Tempo para atualização do CNPJ na Receita Federal
Após a entrega das declarações e pagamento das pendências, a Receita Federal pode levar entre 5 a 15 dias úteis para atualizar o status da empresa e remover a inaptidão do CNPJ.
5. Possíveis atrasos e pendências adicionais
Se houver qualquer erro no envio das declarações ou no pagamento dos tributos, o prazo pode se estender, pois será necessário corrigir as informações e reenviar os documentos.
Resumo do tempo estimado para regularização
Se houver urgência na regularização, recomenda-se reunir toda a documentação necessária antes de iniciar o processo e, se possível, contar com o suporte de um contador para agilizar o envio das informações.
Tipos de situações cadastrais do CNPJ
A Receita Federal classifica os CNPJs de empresas em diferentes situações cadastrais, que indicam se a empresa está regular ou enfrenta algum problema fiscal.
É fundamental entender essas classificações para evitar surpresas e manter a empresa em conformidade.
Os principais tipos de situações cadastrais do CNPJ são:
1. Ativo
Quando o CNPJ está ativo, significa que a empresa está regular perante a Receita Federal, cumprindo suas obrigações fiscais e declarando suas movimentações corretamente.
O que significa?
- O CNPJ pode emitir notas fiscais normalmente;
- A empresa pode operar sem restrições;
- Pode obter financiamentos e realizar contratos sem problemas.
2. Inapto
O CNPJ fica inapto quando a empresa deixa de cumprir obrigações fiscais, como o envio de declarações obrigatórias por dois anos consecutivos.
O que significa?
- A empresa não pode emitir notas fiscais;
- Fica impedida de obter certidões negativas;
- Pode sofrer multas e sanções fiscais;
- Só pode voltar à regularidade se resolver todas as pendências.
3. Suspenso
A empresa pode ter o CNPJ suspenso quando a Receita Federal encontra irregularidades cadastrais, como inconsistências nos dados da empresa ou problemas na documentação.
O que significa?
- O CNPJ ainda existe, mas está temporariamente restrito;
- A empresa pode precisar corrigir informações para voltar à regularidade;
- O problema pode ser resolvido diretamente na Receita Federal.
4. Baixado
O CNPJ baixado é aquele que foi encerrado oficialmente, seja por iniciativa do próprio empresário ou pela Receita Federal, em casos de inatividade prolongada.
O que significa?
- A empresa não pode mais operar;
- O CNPJ não pode ser reativado (seria necessário abrir uma nova empresa);
- Se a empresa foi baixada por inatividade, os sócios podem ficar impedidos de abrir outro negócio se houver pendências fiscais.
5. Nulo
O CNPJ se torna nulo quando a Receita Federal identifica fraude ou erro grave na abertura da empresa.
O que significa?
- O CNPJ é considerado inválido;
- A empresa é automaticamente fechada;
- Os responsáveis podem ser investigados e penalizados.
Saiba mais sobre como abrir um CNPJ.
O que acontece se a empresa não regularizar o CNPJ?
Se a empresa estiver com o CNPJ inapto e não tomar as medidas necessárias para regularizá-lo, diversas consequências graves podem ocorrer, afetando suas operações e até os sócios da empresa.
1. Impedimento para emitir notas fiscais
Uma empresa com CNPJ inapto não pode emitir notas fiscais, o que a impossibilita de vender legalmente e cumprir contratos com clientes e fornecedores.
Isso pode gerar a perda de oportunidades de negócio e afetar a credibilidade da empresa no mercado.
2. Multas e penalidades financeiras
A Receita Federal pode aplicar multas que variam de R$ 50,00 a R$ 1.500,00 por mês para empresas que não entregam suas obrigações fiscais.
Além disso, em casos de reincidência ou fraude fiscal, a multa pode chegar a 225% do valor dos tributos devidos.
3. Dificuldades para conseguir crédito e financiamento
Bancos e instituições financeiras costumam consultar a situação cadastral do CNPJ antes de conceder crédito.
Se a empresa estiver inapta, dificilmente conseguirá empréstimos, financiamentos ou linhas de crédito, prejudicando seu crescimento.
4. Risco de cancelamento definitivo do CNPJ
Se a empresa continuar inapta por muito tempo, a Receita Federal pode tomar medidas mais severas, incluindo a baixa automática do CNPJ, o que significa que a empresa será oficialmente fechada.
Após a baixa, os sócios podem ter dificuldades para abrir uma nova empresa, especialmente se houver débitos pendentes.
5. Responsabilidade dos sócios e administradores
Os débitos e pendências fiscais de um CNPJ inapto podem ser cobrados dos sócios e administradores, especialmente em regimes como o Lucro Presumido ou Lucro Real.
Isso significa que, mesmo que a empresa seja encerrada, as dívidas podem recair sobre o CPF dos responsáveis, podendo afetar bens pessoais, crédito e até a possibilidade de atuar como gestor em outras empresas.
6. Impedimento para participar de licitações públicas
Empresas que participam de licitações públicas precisam estar com o CNPJ regularizado para concorrer a contratos com órgãos governamentais.
Se o CNPJ estiver inapto, a empresa será automaticamente desclassificada.
7. Complicações com fornecedores e clientes
Muitas empresas exigem que seus fornecedores estejam regulares perante a Receita Federal.
Se seu CNPJ estiver inapto, clientes e fornecedores podem interromper negócios, prejudicando a operação da empresa.
Leia também: Entendendo o score CNPJ
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