A ordem de serviço é um documento que serve para organizar e formalizar qualquer atividade prestada por uma empresa.
Seja para manutenção, instalação, inspeção ou consultoria, ela ajuda a alinhar expectativas, evitar falhas e garantir que tudo ocorra conforme o planejado.
Neste guia, você vai entender o que é a ordem de serviço, para que ela serve, quais informações deve conter e como criar um modelo eficiente para o seu negócio.
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço (OS) é um documento que detalha e oficializa as informações sobre um serviço a ser executado.
Ela funciona como um ponto de partida entre o cliente e a empresa, especificando o que deve ser feito, quem será o responsável, prazos, materiais utilizados e valores envolvidos.
Mais do que uma simples autorização, a ordem de serviço é uma ferramenta estratégica para a organização dos processos internos.
Ela garante que todas as partes envolvidas — gestores, técnicos e clientes — estejam cientes das etapas do trabalho, o que ajuda a evitar retrabalho, melhorar o controle operacional e aumentar a qualidade do atendimento.
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Exemplo de ordem de serviço
Não existe um modelo único ou universal de ordem de serviço.
O formato ideal depende do tipo de atividade realizada, do porte da empresa e do nível de detalhamento necessário para garantir a boa execução da tarefa.
Por exemplo, em uma OS de manutenção, é comum incluir campos como: diagnóstico da falha, ações corretivas realizadas, peças utilizadas, assinatura do técnico e até fotos de comprovação.
Já em serviços de instalação, pode ser necessário descrever o equipamento instalado, o local, orientações técnicas e possíveis testes realizados após a execução.
A personalização do modelo é essencial para que o documento realmente cumpra sua função — servir como uma referência clara, objetiva e completa do serviço prestado.
Veja um exemplo simplificado de ordem de serviço de limpeza para um edifício:
Para que serve a ordem de serviço?
A ordem de serviço é usada para padronizar, orientar e comprovar a realização de serviços prestados.
Na prática, ela funciona como um guia que direciona cada etapa do trabalho, desde o planejamento até a execução e o encerramento.
Além de organizar as atividades da equipe, a OS permite registrar tudo o que foi feito, oferecendo segurança jurídica, rastreabilidade e controle para a gestão da empresa.
Ela é útil tanto para demandas internas quanto para serviços solicitados por clientes, sendo um documento indispensável para garantir a eficiência dos processos e a satisfação de quem contrata o serviço.
Organização de serviços executados
Com uma ordem de serviço bem estruturada, a empresa consegue organizar melhor sua operação.
O documento ajuda a distribuir tarefas, definir prazos e orientar os profissionais envolvidos sobre os recursos necessários para a execução.
Isso evita confusões, retrabalhos e atrasos, principalmente em negócios que lidam com alto volume de atendimentos ou equipes em campo.
Ter um histórico das OS emitidas também facilita o acompanhamento de serviços realizados, permitindo consultar rapidamente o que foi feito, quando e por quem.
Registro e comprovante de serviço
A OS também funciona como um comprovante formal da execução do serviço.
Ela registra o que foi solicitado, o que foi entregue, e pode incluir assinaturas, fotos e checklists que atestam a conformidade da atividade.
Esse tipo de controle é importante tanto para o cliente, que tem mais transparência, quanto para a empresa, que protege sua operação em caso de dúvidas ou reclamações.
O registro detalhado ajuda a manter uma comunicação clara e profissional, reforçando a credibilidade do negócio.
Mensurar tempo de execução
Uma das funções mais importantes da ordem de serviço é permitir o controle do tempo gasto em cada atividade.
Ao registrar o horário de início e término do serviço, a empresa consegue avaliar o desempenho da equipe e identificar gargalos operacionais.
Esses dados ajudam na precificação, no cumprimento de prazos e no planejamento de novos atendimentos.
Se uma atividade estiver levando mais tempo que o previsto, por exemplo, o gestor pode investigar as causas e fazer ajustes nos processos, otimizando recursos e aumentando a eficiência do negócio.
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O que deve ter na ordem de serviço?
A estrutura da ordem de serviço pode variar de acordo com o setor ou tipo de serviço, mas alguns elementos são fundamentais para garantir clareza, organização e validade do documento.
Entre as informações mais comuns estão:
- Número da OS: facilita a identificação e o controle interno;
- Dados da empresa: nome, CNPJ, endereço, telefone e logo;
- Dados do cliente: nome, CPF/CNPJ, contato e local do serviço;
- Descrição do serviço: o que será feito, como e com quais recursos;
- Materiais e peças utilizadas: para controle de estoque e custo;
- Responsável técnico: nome e função de quem executará a tarefa;
- Prazos: data e hora de início e término previstos;
- Valores e forma de pagamento: custo do serviço e condições acordadas;
- Assinaturas: do cliente, do técnico e/ou responsável pela OS;
- Observações adicionais: espaço para anotações ou especificações extras.
Incluir esses campos ajuda a tornar a ordem de serviço mais completa, funcional e segura — tanto para a empresa quanto para o cliente.
Tipos e exemplos de modelo de ordem de serviço
Existem diversos modelos de ordem de serviço, cada um adaptado a uma necessidade específica.
O ideal é que a empresa utilize um modelo condizente com o tipo de serviço prestado, o nível de detalhamento exigido e os controles que deseja manter.
A seguir, você verá os principais tipos de ordem de serviço utilizados no mercado, com exemplos práticos e suas particularidades.
Ordem de serviço de manutenção corretiva
A ordem de serviço de manutenção corretiva é usada quando há uma falha ou problema que precisa ser resolvido de forma imediata.
Ela costuma ser emitida após uma solicitação urgente do cliente ou quando um equipamento apresenta defeito fora do cronograma de manutenção.
Esse modelo deve conter informações específicas como o diagnóstico da falha, as ações corretivas adotadas, os componentes substituídos, além de fotos ou observações técnicas que justifiquem o reparo.
Por ser um serviço emergencial, o detalhamento da OS é essencial para comprovar a necessidade da intervenção e garantir que ela seja bem executada.
Ordem de serviço de manutenção preventiva
Diferente da corretiva, a ordem de serviço de manutenção preventiva é planejada com antecedência e tem como objetivo evitar falhas antes que elas ocorram.
Ela segue um cronograma regular de inspeções, revisões ou trocas de peças, contribuindo para o bom funcionamento dos sistemas e equipamentos.
Esse modelo costuma incluir a descrição das tarefas preventivas, a periodicidade das manutenções, os equipamentos envolvidos e os registros de conformidade.
Além de reduzir custos com consertos emergenciais, a manutenção preventiva aumenta a vida útil dos ativos e melhora o desempenho da operação.
Ordem de serviço de instalação
A ordem de serviço de instalação é voltada para a execução de tarefas relacionadas à montagem ou configuração de equipamentos, sistemas ou estruturas.
Pode ser usada em serviços residenciais, comerciais ou industriais — desde a instalação de ar-condicionado até sistemas de segurança ou redes de internet.
Esse tipo de OS deve detalhar o que será instalado, onde será feito, quais materiais serão usados e as instruções específicas para garantir que o serviço seja concluído com segurança e eficiência.
Também pode incluir testes finais, aprovação do cliente e registro fotográfico do serviço finalizado.
Ordem de serviço de inspeção e segurança do trabalho
A ordem de serviço de inspeção e segurança do trabalho é utilizada para verificar se o ambiente, os equipamentos e os processos da empresa estão em conformidade com as normas de segurança e saúde ocupacional.
Seu objetivo é garantir a integridade dos colaboradores e prevenir acidentes de trabalho.
Esse modelo de OS deve conter itens como a descrição das áreas inspecionadas, checklist de conformidades, itens de risco identificados, uso de EPIs e recomendações técnicas.
Também é comum anexar fotos, observações do responsável técnico e planos de ação para correção de não conformidades.
Esse tipo de ordem de serviço é especialmente importante em empresas que atuam com atividades de médio ou alto risco.
Ordem de serviço de NR1
A ordem de serviço de NR1 segue as diretrizes da Norma Regulamentadora nº 1, exigida pela Portaria 3214/78 do Ministério do Trabalho.
Ela é obrigatória em empresas com atividades que envolvam riscos ocupacionais, sendo usada para informar os trabalhadores sobre os perigos relacionados às suas funções e as medidas de prevenção.
Esse modelo deve incluir informações como:
- Função do trabalhador;
- Riscos das atividades desempenhadas;
- EPIs obrigatórios;
- Medidas preventivas adotadas pela empresa;
- Procedimentos em caso de acidente;
- Treinamentos e capacitações exigidas.
Além disso, a ordem de serviço de NR1 deve ser assinada pelo empregado e pela empresa como termo de ciência e responsabilidade.
Isso reforça o compromisso com a segurança e pode ser exigido em fiscalizações ou auditorias trabalhistas.
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Como fazer uma ordem de serviço
Existem diversas formas de criar uma ordem de serviço, desde modelos simples feitos em Word ou Excel e até em sistemas específicos que automatizam todo o processo.
A escolha vai depender da complexidade do serviço, da rotina da empresa e do nível de controle desejado.
O Word é uma opção prática e acessível para criar ordens de serviço personalizadas, principalmente para quem está começando ou realiza um número reduzido de atendimentos.
Nele, é possível montar um modelo com campos editáveis e estrutura organizada.
A seguir você confere o que você pode inserir caso crie a sua em um documento Word ou docx:
- Cabeçalho: com logotipo da empresa, nome, CNPJ, endereço e contato.
- Identificação do cliente: nome, CPF ou CNPJ, endereço e telefone.
- Número da OS e data de emissão: para controle interno e histórico.
- Descrição do serviço: campo destinado ao detalhamento da atividade solicitada.
- Materiais e mão de obra: espaço para listar itens utilizados e profissionais responsáveis.
- Valor do serviço e forma de pagamento: com condições acordadas.
- Assinaturas: campos para assinatura do técnico, cliente e responsável.
A vantagem desse formato é a flexibilidade: você pode adaptar o modelo conforme o tipo de serviço prestado.
Basta salvar uma cópia e duplicar sempre que precisar emitir uma nova OS.
Quais as vantagens da utilizar uma ordem de serviço?
Adotar a ordem de serviço como parte do processo da empresa traz uma série de benefícios práticos para a gestão e a operação do negócio.
Mais do que um simples documento, ela funciona como uma ferramenta de organização, controle e profissionalismo.
Veja algumas das principais vantagens:
1. Maior controle dos serviços executados
Com a OS, o gestor acompanha com clareza quem fez o quê, quando e como, evitando falhas de comunicação e retrabalho.
Além disso, é possível analisar quais serviços são mais frequentes, o tempo médio de execução e o desempenho da equipe.
2. Redução de erros e retrabalho
Ao registrar todas as informações necessárias antes da execução, a ordem de serviço diminui as chances de erros, mal-entendidos com o cliente e serviços incompletos.
Isso melhora a eficiência e garante entregas dentro do padrão esperado.
3. Comprovação e segurança jurídica
A OS funciona como um comprovante formal de que o serviço foi executado.
Em casos de dúvidas, disputas ou reclamações, o documento serve como registro oficial do que foi acordado e realizado, oferecendo mais segurança tanto para a empresa quanto para o cliente.
4. Melhor organização financeira e de estoque
Ao listar os materiais utilizados e os valores envolvidos, a OS colabora com o controle do estoque e com a previsão de custos.
Isso facilita a precificação correta dos serviços e contribui para uma gestão financeira mais eficiente.
5. Padronização e agilidade nos processos
Com um modelo padronizado, todos os colaboradores seguem a mesma estrutura para registrar os serviços.
Isso acelera o preenchimento, melhora a leitura das informações e contribui para um histórico mais organizado e confiável.
6. Melhoria na experiência do cliente
Ao receber um documento completo, com detalhes do serviço, prazo e valores, o cliente percebe mais profissionalismo e transparência.
Isso fortalece a relação comercial e aumenta a confiança na empresa.
7. Base para decisões estratégicas
Empresas que utilizam ordens de serviço conseguem extrair dados importantes sobre sua operação: tempo médio de atendimento, serviços mais realizados, materiais mais consumidos, entre outros.
Essas informações são valiosas para ajustar processos, aumentar a produtividade e crescer de forma sustentável.
Em resumo, a ordem de serviço não é apenas um documento de rotina — ela representa uma etapa essencial para a organização, a transparência e o sucesso de qualquer empresa que presta serviços.
Quando bem estruturada, contribui diretamente para a melhoria da gestão, da experiência do cliente e da eficiência operacional.
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