Processo de Compras: 5 Principais Etapas e Como Evitar Erros

Ver o resumo do artigo

Um processo de compras estruturado reduz custos e melhora a competitividade da empresa.
O processo de compras envolve identificação da necessidade, solicitação de compra, seleção de fornecedores, recebimento e verificação, e pagamento.
Estratégias de otimização incluem automação, previsão de demandas, e controle financeiro rigoroso.
Erros comuns incluem planejamento inadequado, seleção ruim de fornecedores, comunicação falha, controle financeiro ineficaz e documentação desorganizada.
Soluções recomendadas incluem uso de plataformas especializadas para sourcing, centralização da comunicação e uso de software de gestão financeira.
Para vendas online, a InfinitePay permite criar lojas rápidas, gerenciar estoque e receber em até 1 dia útil.

Um processo de compras estruturado pode reduzir custos operacionais através da otimização de recursos e negociações.

Ele é um fator que impacta diretamente na saúde financeira do negócio a longo prazo e, consequentemente, na sua capacidade competitiva de mercado.

A seguir, você confere estratégias práticas para aprimorar suas operações de compras e dicas para aumentar a eficiência das suas aquisições.

O que é o processo de compras?

O processo de compras é um conjunto de etapas que uma empresa deve seguir para adquirir bens ou serviços necessários ao seu funcionamento.

Este processo é fundamental para garantir que as aquisições sejam feitas de maneira eficiente, controlada e alinhada às necessidades da organização.

O processo de compras envolve várias fases, desde a identificação da necessidade até a finalização da compra e o recebimento do produto.

Ele é essencial para evitar desperdícios e garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de forma eficaz.

Um processo bem estruturado pode ajudar a empresa a:

Automatizar tarefas repetitivas
Negociar com fornecedores
Ter uma previsão precisa de demandas de estoque
Reduzir erros operacionais
Otimizar o fluxo de caixa

Você também pode se interessar:

5 principais etapas do processo de compras

As etapas do processo de compras podem variar conforme a empresa, mas geralmente incluem as seguintes fases:

Etapas do processo de compras representadas em cinco ícones com descrições: Identificar a Necessidade, Solicitar a compra, Selecionar fornecedor, Receber e Verificar, Pagar e Registrar

1. Identificação da necessidade

O processo começa com a identificação de uma necessidade específica, que pode ser desencadeada por um estoque baixo ou por novas demandas da empresa.

Essa etapa é crucial para alinhar as aquisições com o que realmente é necessário, já que verificar sistematicamente as necessidades evita compras desnecessárias e, consequentemente, otimiza a utilização dos recursos.

Aqui serão verificados os níveis de estoque, consumo, orçamento disponível para poder estabelecer prazos mais realistas e definir melhor as especificações desse processo.

2. Solicitação de compra

Uma vez identificada a necessidade, é feita uma solicitação formal, geralmente na forma de um documento interno chamado requisição de compras.

Esse documento deve incluir detalhes como o produto ou serviço desejado, quantidades, especificações técnicas e prazo de entrega.

A ordem de compra deve conter elementos como descrição dos itens. quantidades exatas, condições específicas e justificativa de pedido.

A solicitação precisa ser aprovada por um responsável, que avaliará a viabilidade da compra em relação ao orçamento disponível e à política interna da empresa.

Essa etapa é importante para garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de forma adequada

3. Seleção de fornecedores

Após a aprovação, o departamento de compras pesquisa fornecedores potenciais que atendem adequadamente as necessidades da empresa.

Uma seleção bem feita impacta diretamente na qualidade e custo dos processos.

Para escolher um bom fornecedor, você precisrá avaliar fatores como:

Prazos de entrega
Qualidade dos produtos
Custo-benefício
Condições de pagamento
Especificações técnicas
Termos de garantia

Feita a escolha, um pedido formal (ordem de compra) é enviado, contendo todos os detalhes necessários sobre a aquisição. Este documento serve como um contrato preliminar entre a empresa e o fornecedor

4. Recebimento e verificação

Quando o produto é entregue, deve-se verificar se está conforme o pedido em termos de quantidade e qualidade.

Os elementos principais para serem conferidos são estado físico dos itens, documentação e qualidade.

Além disso, vale registrar possíveis divergências e se o armazenamento foi feito corretamente.

5. Pagamento e registro

Após o recebimento, é essencial verificar se todos os processos foram seguidos corretamente e registrar a transação nos sistemas da empresa.

Isso ajuda a evitar problemas financeiros futuros e garante que todas as etapas foram cumpridas adequadamente.

Para isso, confira todas as notas fiscais, valores e pagamentos programados, registre a documentação e atualize os registros contábeis.

Após essa conferência, o processo de compras se encerra.

A partir deste momento, é importante realizar um monitoramento contínuo dos itens adquiridos para garantir que novas necessidades sejam rapidamente identificadas.

Leia mais:

Erros comuns no processo de compras e como evitá-los

Falhas no processo de compras resultam em perdas financeiras significativas. A seguir você confere os erros mais comuns:

Planejamento inadequado

Um processo de compras mal planejado ou não estruturado resulta em gastos maiores com compras e mal controle de estoque, gerando desperdício de recursos, atrasos nas entregas e possíveis conflitos com fornecedores.

Para evitar que isso ocorra, estabeleça calendário de compras, defina orçamentos por categoria e implemente sistemas automatizados, como o Tableau, que contribuem a redução de custos ao possibilitar previsão de demanda, identificação de padrões de consumo, detecção de anomalias, otimização de estoques e sugestões de compras.

Avaliação superficial de fornecedores

A falta de critérios na seleção de fornecedores ou uma análise mal feita pode resultar em problemas de qualidade, atrasos recorrentes, riscos de quebra de contrato, impactando diretamente desenvolvimento financeiro do negócio.

Portanto, é importante criar uma matriz de avaliação com critérios técnicos, estabelecer processo de homologação e monitorar ativamente os indicadores de desempenho.

Plataformas especializadas, como a Nimbi, aprimoram a eficiência ao oferecer recursos como comparação automática de propostas, análise de mercado em tempo real, gestão de licitações online, avaliação de fornecedores e negociações digitais.

Má comunicação

Falhas de comunicação entre departamentos durante um processo de compras pode resultar em retrabalhos, atrasos, duplicação de pedidos e conflitos internos.

Para otimizar a comunicação, busque centralizar toda a comunicação em um único canal, estabeleça fluxos de aprovação e realize reuniões periódicas de alinhamento.

Falta de controle financeiro

O controle inadequado do orçamento pode aumentar custos com possíveis pagamentos duplicados ou perda de descontos, resultando em problemas de fluxo de caixa.

Para melhorar evitar que isso ocorra, utilize software de gestão financeira, estabeleça alçadas de aprovação e monitore gastos em tempo real.

Plataformas como TOTVS e Omie, centralizam todas as operações de compras em uma única plataforma, permitindo a gestão completa de fornecedores, controle de orçamentos em tempo real, automação de aprovações, rastreamento de pedidos e análise de desempenho.

Documentação desorganizada

Documentos não arquivados ou mal organizados podem resultar em perdas, problemas fiscais, pagamentos atrasados e conflitos contratuais.

Otimizar esses registros é crucial, para isso organizar seus arquivos e fazer o backup das informações, você pode utilizar softwares como o Atlassian.

Crie uma loja online grátis em menos de 5 minutos e otimize suas vendas

Agora que você já sabe como otimizar seu processo de compras, que tal começar a vender online sem a necessidade de um e-commerce?

Com a Loja Online da InfinitePay seus clientes compram flexibilidade de pagamento e você organiza tudo em um só lugar.

Venda no cartão (em até 12x), Pix e boleto
Receba em até 1 dia útil - ou na hora
Gere um link exclusivo para a sua loja e divulgue onde quiser
Cadastre seus produtos e comece a vender instantaneamente

Com a InfinitePay você sabe quem comprou, quando e como pagou, simplifica suas vendas e ainda faz a gestão automática do estoque.

Passo a passo: crie sua loja online InfinitePay

Baixe o app da InfinitePay e crie sua conta.
No app, clique em "sua loja online" para começar a configurar sua loja.
Divulgue o link no Instagram e em outras plataformas para começar a vender.

Crie sua loja online e automatize a sua gestão de vendas em um só lugar.

Perguntas frequentes

Como criar um fluxograma do processo de compras?

Comece pela identificação da necessidade de compra, seguida da aprovação da solicitação. Depois, inclua a cotação com fornecedores, a análise das propostas e a emissão do pedido. Não esqueça de adicionar pontos de decisão, especificar os responsáveis por cada etapa e estabelecer prazos para a execução das atividades.

Como desenvolver um manual de procedimentos para o departamento de compras?

Você precisará ter a documentação detalhada de todos os processos. Isso inclui políticas de compras e alçadas, critérios de seleção de fornecedores, procedimentos de cotação e negociação, formulários padronizados e indicadores de desempenho. Recomenda-se atualizar o manual trimestralmente e disponibilizar uma versão digital para consulta rápida da equipe.

Qual a diferença entre processo de compras e aquisição?

A diferença está no escopo: o processo de compras foca na execução operacional das aquisições, enquanto aquisição é uma abordagem mais ampla que engloba planejamento estratégico, gestão de relacionamentos, análise de mercado, desenvolvimento de fornecedores e otimização da cadeia de suprimentos.

Quais são as 5 etapas do processo de compra?

As cinco etapas do processo de compra são: planejamento, que envolve a identificação e validação das necessidades; sourcing, que é a pesquisa e seleção de fornecedores; negociação, que inclui a análise de propostas e fechamento; contratação, que é a formalização e emissão do pedido; e gestão, que consiste no acompanhamento e avaliação da entrega.

Processo de compras: 5 principais etapas, importância e desafios