Como cobrar um cliente: guia com 8 dicas + 12 frases úteis

Saber como cobrar um cliente tem se tornado uma preocupação crescente para empresários brasileiros, especialmente considerando que 6,9 milhões de empresas estavam inadimplentes no final de 2024.

Para pequenos e médios empresários que precisam manter um fluxo de caixa saudável sem comprometer o relacionamento com seus clientes, entender como conduzir essa cobrança de forma profissional e respeitosa faz toda a diferença na recuperação de valores em atraso.

Este guia apresenta estratégias práticas e testadas para conduzir cobranças de forma profissional e assertiva. 

Você aprenderá a reduzir a inadimplência e recuperar valores em atraso sem prejudicar relacionamentos comerciais valiosos, utilizando técnicas que fortalecem a credibilidade do seu negócio. 

Nas próximas seções, vamos abordar um passo a passo prático, com dicas para evitar erros e 12 frases úteis para diferentes situações de cobrança.

Como cobrar um cliente: passo a passo com 8 dicas para evitar erros

Um processo de cobrança eficiente deve ser planejado para aumentar as chances de recuperação de crédito sem desgastar o relacionamento com o cliente. 

A seguir, veja como estruturar sua cobrança para evitar erros e garantir um contato profissional e eficiente.

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1. Tenha um cronograma de cobrança

Manter um cronograma organizado é essencial para estruturar cobranças de forma eficaz e evitar atrasos prolongados. 

Isso porque, seguir um fluxo de contato planejado aumenta as chances de recuperação do crédito sem comprometer a relação com o cliente.

Para estruturar suas cobranças, você pode seguir o seguinte modelo:

• Antes do vencimento: Envie lembretes preventivos, como e-mails ou mensagens no WhatsApp, informando que a data de pagamento está próxima. Isso reduz casos de esquecimento e melhora a pontualidade dos pagamentos.
• No dia do vencimento: Reforce o aviso de forma educada, garantindo que o cliente saiba que a cobrança está disponível para pagamento.
• Após o vencimento:
  
  • 3 a 5 dias após o vencimento: Envie um primeiro lembrete reforçando a importância da regularização.
  • 10 a 15 dias após o vencimento: Ofereça alternativas de pagamento, como parcelamento ou um novo prazo.
  • Após 30 dias: Considere medidas mais assertivas, como protesto ou negativação, sempre respeitando as diretrizes legais.

A Gestão de Cobrança da InfinitePay permite configurar lembretes automáticos e acompanhar os pagamentos em tempo real. 

Isso reduz o tempo gasto com cobranças manuais e melhora a taxa de recuperação de crédito.

2. Escolha um canal de comunicação

Definir o canal correto para entrar em contato com o cliente garante que a cobrança seja eficiente sem ser invasiva. 

A escolha deve levar em conta o perfil do cliente e a relação que ele já possui com sua empresa.

Os canais mais recomendados para cobranças são:

• E-mail: Indicado para cobranças formais e envio de boletos, oferecendo um registro escrito do contato.
• WhatsApp: Ideal para um contato rápido e direto, funcionando bem como um lembrete amigável.
• Ligação telefônica: Mais eficaz para negociações complexas, pois permite um diálogo direto e personalizado.

No primeiro contato, a abordagem deve ser discreta, funcionando como um lembrete e não como uma cobrança agressiva. 

Se a comunicação inicial não surtir efeito, outros canais podem ser utilizados de forma progressiva.

3. Escolha um canal de comunicação

A forma como a cobrança é feita influencia diretamente a resposta do cliente. 

Para evitar desgastes e aumentar a efetividade da comunicação, siga algumas boas práticas:

• Evite a palavra "dívida". Utilize termos como "pendência", "pagamento em aberto" ou "fatura vencida".
• Seja educado e respeitoso. Frases agressivas ou tom ameaçador podem afastar o cliente e dificultar a negociação.
• Demonstre interesse em resolver o problema junto ao cliente. Perguntas como "Como podemos ajudá-lo?" mostram que a empresa está disposta a encontrar uma solução.

Manter um tom profissional e empático ajuda a preservar o relacionamento e aumenta as chances de recuperação do crédito.

4. Coloque-se no lugar do cliente

Antes de cobrar um cliente, é importante considerar que muitas vezes o atraso no pagamento não é intencional. 

Problemas financeiros, imprevistos ou até mesmo esquecimento podem ser as causas da inadimplência.

Para uma abordagem mais humanizada:

• Demonstre compreensão: Frases como "Sabemos que imprevistos acontecem, podemos conversar sobre a melhor forma de resolver essa pendência?" facilitam o diálogo.
• Escute o cliente: Dê espaço para que ele explique sua situação e, se possível, ofereça soluções viáveis.
• Mostre que a cobrança é um processo natural: O tom da conversa deve ser profissional, sem fazer o cliente se sentir culpado ou constrangido.

A abordagem empática fortalece a relação comercial e pode aumentar as chances de pagamento sem prejudicar a fidelização do cliente.

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5. Aplique técnicas de vendas na negociação

Negociar uma cobrança exige estratégias semelhantes às utilizadas em vendas. 

Em vez de apenas insistir no pagamento, a abordagem deve focar na solução do problema e na melhor alternativa para ambas as partes.

Algumas técnicas que podem ser aplicadas na cobrança:

• Escuta ativa: Deixe o cliente falar sobre suas dificuldades e demonstre interesse em ajudá-lo.
• Proposta escalonada: Apresente a opção padrão de pagamento primeiro e, caso o cliente tenha dificuldades, ofereça alternativas, como parcelamento.
• Ancoragem positiva: Comece a conversa mencionando o bom histórico do cliente antes de abordar a pendência.

Essas técnicas tornam a negociação mais eficiente e aumentam as chances de recuperação do crédito sem prejudicar o relacionamento com o cliente.

6. Ofereça alternativas de pagamento

Em muitos casos, o cliente deseja pagar, mas encontra dificuldades financeiras momentâneas.

Para aumentar as chances de recebimento, ofereça formas de pagamento flexíveis, como:

• Parcelamento do valor pendente, permitindo que o cliente quite a dívida sem comprometer seu orçamento.
• Desconto para pagamento à vista, incentivando a quitação imediata da pendência.
• Opções de pagamento diversificadas, como Pix, boleto bancário ou cartão de crédito.

Ao dar mais opções ao cliente, a empresa reduz a resistência à cobrança e melhora a taxa de recuperação de valores em atraso.

7. Aproveite ferramentas tecnológicas

A tecnologia pode automatizar grande parte do processo de cobrança, reduzindo o tempo gasto com contatos manuais e melhorando os resultados.Com uma ferramenta de gestão de cobrança, é possível:

• Programar lembretes automáticos, evitando atrasos por esquecimento.
• Centralizar o histórico de pagamentos, facilitando a análise de cada caso.
• Gerar boletos e links de pagamento rapidamente, agilizando a regularização da pendência.

A Gestão de Cobrança da InfinitePay permite monitorar pagamentos em tempo real e configurar notificações automáticas, garantindo um processo mais eficiente e profissional.Veja como é fácil

1. Abra o app da InfinitePay e, na seção "Seu negócio", clique em Gestão de Cobrança.
2. Toque em Nova cobrança, escolha ou crie o cliente, insira o valor e, se necessário, uma descrição.
3. Toque em Continuar e, se desejar, personalize:
   
   1. Ative o repasse de taxas e defina a quantidade de parcelas permitidas.
   2. Automatize a repetição dessa mesma cobrança 
   3. Além de cartão, você pode escolher receber por Pix e boleto
   4. Para aplicar multa e/ou juros, ative a opção "Permitir Atraso" e, na seção "Juros e Multa", ative o que desejar. Configure o valor para a multa (em reais ou %) e o valor para juros (em %).
4. Toque em Enviar cobrança e pronto!‍

8. Respeite os limites éticos de cobrança e do CDC

Cobrar um cliente exige cuidado para não ultrapassar os limites legais e éticos. 

O Código de Defesa do Consumidor (CDC) estabelece diretrizes que garantem que a cobrança seja feita de maneira justa e sem constrangimentos.

Para manter a conformidade com a legislação:

• Evite abordagens invasivas. Não ligue para o cliente em horários inadequados ou em excesso. O ideal é respeitar o horário comercial.
• Não exponha o cliente publicamente. Cobranças devem ser feitas de forma privada, sem pressionar o cliente em redes sociais ou no ambiente de trabalho.
• Seja transparente. O cliente tem direito a saber todos os detalhes da pendência, incluindo valores, juros aplicados e opções de pagamento.

Cumprir essas diretrizes evita problemas jurídicos e melhora a relação com o cliente, aumentando as chances de recuperação do crédito sem danos à reputação da empresa.

16 Frases para cobrar clientes inadimplentes

Além de definir a estratégia correta, a escolha das palavras é fundamental para garantir uma abordagem respeitosa e eficiente. 

Veja frases úteis para diferentes momentos da cobrança.

Leia mais:

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• Parcelamento de boletos: como oferecer essa opção aos seus clientes

5 frases de cobrança para lembrete de pagamento

• "Olá, [nome do cliente]! Passando para lembrar que sua fatura vence em breve. Caso precise de alguma informação sobre o pagamento, estamos à disposição!"
• "Oi, [nome do cliente], tudo bem? Apenas um lembrete de que sua fatura está próxima do vencimento. Qualquer dúvida, nos avise!"
• "Bom dia! Seu boleto vence amanhã. Para evitar juros ou transtornos, fique à vontade para nos chamar se precisar de algo."
• "Olá! Seu pagamento vence hoje. Se já realizou o pagamento, desconsidere esta mensagem. Se precisar de ajuda, estamos à disposição!"
• "Oi, [nome do cliente]! Lembrete rápido: sua fatura vence em [data]. Para mais informações, entre em contato conosco."

6 frases para cobrar um cliente de dívida recente

• "Olá, [nome do cliente], identificamos que seu pagamento venceu há alguns dias. Há algo que possamos fazer para ajudar?"
• "Oi, [nome do cliente], esperamos que esteja bem! Seu boleto venceu e queremos ajudá-lo a regularizar da melhor forma. Fale conosco!"
• "Bom dia! Notamos que seu pagamento está em aberto. Caso precise de um novo prazo ou tenha alguma dúvida, nos avise."
• "Olá, [nome do cliente]! Percebemos que sua fatura não foi paga. Se precisar de uma nova via do boleto ou outra forma de pagamento, estamos à disposição!"
• "Oi, [nome do cliente]! Seu pagamento de [valor] venceu em [data]. Podemos encontrar uma alternativa para ajudá-lo a regularizar?"
• "Olá! Para facilitar, podemos enviar um novo boleto com outra data de vencimento. Se precisar de mais alguma coisa, é só avisar!"

5 frases para cobrar um cliente de dívida antiga

• "Olá, [nome do cliente]! Percebemos que há um saldo em aberto em nossa empresa. Podemos conversar sobre a melhor forma de regularizar essa pendência?"
• "Oi, [nome do cliente]! Sabemos que imprevistos acontecem, mas gostaríamos de ajudá-lo a resolver essa pendência em aberto. Entre em contato e vamos encontrar a melhor solução!"
• "Olá, [nome do cliente]! Seu pagamento referente a [mês ou serviço] continua pendente. Podemos negociar uma forma de quitar esse débito?"
• "Bom dia, [nome do cliente]! Para facilitar a regularização do seu saldo pendente, estamos oferecendo condições especiais. Fale conosco para saber mais!"
• "Olá, [nome do cliente]! Queremos ajudar a resolver sua pendência de forma simples e sem burocracia. Entre em contato e encontramos a melhor alternativa para você."

Automatize suas cobranças e acabe com a inadimplência

Lidar com cobranças manuais pode ser desgastante e ineficiente. 

Automatizar esse processo reduz o tempo gasto e melhora a taxa de recuperação de crédito.

Com a Gestão de Cobrança da InfinitePay, sua empresa pode:

• Programar lembretes automáticos antes e depois do vencimento.
• Monitorar os pagamentos em tempo real.
• Oferecer diferentes formas de pagamento, como cartão, Pix e boleto.
• Reduzir o esforço manual e manter um controle mais preciso das cobranças.

Automatizar a cobrança permite que sua empresa reduza a inadimplência sem precisar recorrer a abordagens desgastantes.